Delegacja – rozumiana jako podróż służbowa – może dotyczyć nie tylko pracowników, ale także współpracowników zatrudnionych na podstawie umów typu B2B. W momencie, kiedy dochodzi do zwrotu wydatków za koszty podróży, pojawia się pytanie o sposób rozliczenia po obu stronach, biorąc pod uwagę zarówno przychody, jak i koszty podatkowe. Sprawdź, jak powinna być rozliczona delegacja współpracownika.
Pokrywanie kosztów podróży służbowej współpracowników jako koszt podatkowy
Umowa B2B jest określana również jako umowa o współpracę. Na gruncie prawa cywilnego jest to umowa o świadczenie usług, do której zastosowanie mają odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Zatem zgodnie z treścią art. 734 § 1 kc przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Z kolei, w myśl art. 742 kc, dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi; powinien również zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym.
Z uwagi na powyższe oraz z uwagi na obowiązującą zasadę swobody umów możliwa jest sytuacja, w której w ramach umowy B2B dochodzi do rozliczenia delegacji, tj. do pokrywania kosztów. W tym zakresie możliwe jest wystąpienie dwóch sytuacji:
- w przypadku gdy współpracownik nie jest w stanie ponieść samodzielnie kosztów podróży służbowej, wszelkie koszty są pokrywane bezpośrednio przez zleceniodawcę;
- współpracownicy ponoszą koszty związane z podróżą służbową, a następnie po powrocie z wyjazdu, na podstawie przedstawionych przez współpracownika rachunków, faktur lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zleceniodawca zwraca współpracownikowi poniesione przez niego wydatki.
Z uwagi na fakt, że współpracownik ponosi wydatki we własnym imieniu i na rzecz swojej własnej działalności gospodarczej nie można w tym przypadku zastosować refaktury. Zwróćmy bowiem uwagę, że zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT (przepis stanowiący o refakturowaniu) w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Nie dotyczy to zatem działania we własnym imieniu i na własny rachunek.
Rozliczenie delegacji w kosztach podatkowych
Odnosząc się do kwestii kosztów podatkowych, w pierwszej kolejności warto przywołać treść wyroku NSA z 28 lipca 2020 roku (nr II FSK 3266/19), gdzie sąd wskazał, że z treści ustawy o CIT nie wynika, aby przepisy wyłączały możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych przez podatnika wydatków, do których poniesienia zobowiązał się podatnik (wykonawca zamówienia) w drodze umowy cywilnoprawnej zawartej z kontrahentem (zamawiającym), a służących prawidłowemu wykonaniu umowy i osiągnięciu rezultatu oczekiwanego lub pożądanego przez zamawiającego, którego częścią jest uiszczenie przez podatnika wydatków zamiast uiszczania ich przez zamawiającego, a kwota tych wydatków jest uwzględniana w wysokości wynagrodzenia (czyli przychodu) podatnika.
Ponadto w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych ujętych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT nie zawarto zakazu ani żadnego ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez zleceniodawcę na podróże służbowe. W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi współpracowników, tj. osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu ani żadnego ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli zatem współpracownik wykonuje zadania wynikające z umowy, to koszty podróży służbowej mogą zostać zaliczone przez zleceniodawcę do kosztów uzyskania przychodów. Jak wynika z treści interpretacji Dyrektora KIS z 22 marca 2023 roku (nr 0111-KDIB1-3.4010.827.2022.2.AN), do kosztów podatkowych zleceniodawca może zaliczyć zarówno zwrócone osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą koszty podróży służbowej (koszty przelotu, transportu lokalnego, wyżywienia i noclegu), poniesione przez nich w celu należytego wykonania umów, jak i wydatki bezpośrednio poniesione w związku z podróżami służbowymi współpracowników.
Delegacja współpracownika a przychód podatkowy
Z perspektywy współpracownika otrzymującego zwrot wydatków w ramach działalności gospodarczej należy wskazać, że zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jest m.in. wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnie otrzymanych świadczeń.
Z powyższego wynika, że przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej są wszelkie przysporzenia lub korzyści majątkowe związane z tą działalnością. Należy przy tym zauważyć, że korzyść ta nie musi skutkować bezpośrednim zwiększeniem aktywów podmiotu gospodarczego. Korzyścią taką może być także zwolnienie podatnika z obowiązku wydatkowania określonych środków, co skutkuje brakiem uszczerbku w majątku podatnika, jaki nastąpiłby w przypadku, gdyby do takiego nieodpłatnego świadczenia nie doszło, a podatnik musiałby taką kwotę wydatkować.
Z tego też względu po stronie współpracowników, którym pokrywane są koszty delegacji (noclegi, bilety transportu publicznego itp.), niewątpliwie będzie miało miejsce przysporzenie majątkowe. Współpracownicy musieliby zapłacić za podróż określoną cenę, co niewątpliwe uszczupliłoby ich majątek, a w związku z jej nieodpłatnym zapewnieniem zwrotu nie poniosą takich wydatków. To z kolei wywoła skutek podatkowy w postaci uzyskania przychodu. Wartość ww. kosztów będzie stanowiła dla współpracowników przychód, który należy zaliczyć do przychodów ze źródła pozarolniczej działalności gospodarczej.
Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z 21 grudnia 2022 roku (nr 0113-KDIPT2-3.4011.697.2022.3.NM), podatnicy będący przedsiębiorcami zobowiązani są do klasyfikowania wartości świadczeń nieodpłatnych (tak w naturze, jak i pozostałych) jako przychodu uzyskanego w ramach źródła „pozarolnicza działalność gospodarcza” w każdym przypadku, w którym świadczenia są otrzymywane przez nich w związku z działalnością gospodarczą. W konsekwencji na zleceniodawcy pokrywającym wydatki nie będą ciążyły obowiązki płatnika ani obowiązki informacyjne na etapie otrzymania przez współpracowników zwrotu kosztów podróży, ponieważ przepisy dotyczące obowiązków płatnika nie dotyczą przychodów ze źródła, którym jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
Przykład 1.
Pan Andrzej w ramach działalności gospodarczej zawarł umowę B2B z firmą, w ramach której kontrahent zobowiązał się do pokrywania kosztów podróży (delegacji) związanych z realizacją zleceń kontrahentów. Mężczyzna przedstawił firmie faktury na kwotę 900 zł. W jaki sposób należy rozliczyć delegację w ramach B2B?
Po stronie firmy wartość zwróconych kosztów podróży, tj. 900 zł, będzie stanowić koszt podatkowy. Natomiast pan Andrzej – na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT – powinien rozpoznać przychód z nieodpłatnych świadczeń w ramach działalności gospodarczej w kwocie 900 zł.
Z interpretacji organów podatkowych wynika zatem, że w przypadku rozliczenia delegacji B2B po stronie kontrahenta dokonującego zwrot możliwe jest rozpoznanie kosztu podatkowego, natomiast po stronie kontrahenta otrzymującego zwrot generowany jest z tego tytułu przychód podatkowy.
