Z uwagi na różne okoliczności firmowe pracodawca może postanowić o zorganizowaniu uroczystości oraz jednocześnie zapewnieniu wyżywienia w formie cateringu. W tych okolicznościach pojawia się pytanie, czy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę na catering dla pracowników może stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu podatku dochodowego.
Catering a koszt reprezentacji
Ustawa o PIT nie wyklucza z kategorii kosztów uzyskania przychodów wydatków na catering. Artykuł 23 ust. 1 ustawy nie wymienia bowiem tego rodzaju wydatku w negatywnym katalogu.
Jednocześnie w kontekście przedstawionego problemu należy zwrócić uwagę na treść art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, który podaje, że nie uważa się za koszt podatkowy kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
W przypadku gdy pracodawca organizuje imprezę okolicznościową dla pracowników, pojawia się pytanie, czy zapewnienie cateringu można uznać za reprezentację w świetle ww. przepisu.
Należy zauważyć, że celem reprezentacji jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Reprezentacja stanowi zatem działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.
Można zatem stwierdzić, że wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.
Jak czytamy w piśmie MF z 25 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc., tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Inaczej będzie natomiast w sytuacji, gdy na spotkaniach integracyjnych uczestniczą członkowie rodzin pracowników. Dla takich osób wydatek poniesiony na catering będzie miał charakter reprezentacji, ponieważ u osób towarzyszących nie dochodzi do budowania relacji z pracodawcą i w żaden sposób nie przekłada się to na możliwość zwiększenia przychodów przez pracodawcę.
Nie można uznać, że celem zaplanowanej uroczystości jest zachęcenie jak największej liczby potencjalnych odbiorców do korzystania z usług świadczonych przez firmę.
NSA w wyroku w składzie 7 sędziów z 17 czerwca 2013 roku (sygn. II FSK 702/11) stwierdził, że oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
To zatem powoduje, że wydatki związane z organizacją spotkania w zakresie dotyczącym osób towarzyszących pracowników noszą znamiona reprezentacji firmy mające na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach ww. osób, uwypuklenie swojej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku. W konsekwencji wydatki poniesione z tego tytułu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów z uwagi na brak związku poniesionych wydatków z uzyskaniem, zachowaniem czy zabezpieczeniem źródła przychodów.
Catering dla pracowników jako koszt pracowniczy
Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych, musi wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. Reguła ta obejmuje również wydatki na catering dla pracowników.
Wydatek na catering musi zatem spełnić kryterium racjonalności i musi być gospodarczo uzasadniony tak, aby jego celem było osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
W związku z powyższym trzeba się zastanowić, czy wydatek na catering stanowi element tzw. kosztów pracowniczych, jakie ponosi pracodawca.
Ww. koszty obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp.
Pojawia się jednocześnie pytanie, czy koszty pracownicze w postaci organizacji imprez okolicznościowych, czy też integracyjnych mogą przyczyniać się do powstania przychodu dla przedsiębiorcy.
W doktrynie oraz orzecznictwie za ugruntowane należy uznać, że wydatki na organizację imprezy dla pracowników wpisuje się w katalog kosztów uzyskania przychodów.
Organizacja tego typu uroczystości czy spotkań buduje pozytywne relacje pomiędzy pracownikami, zwiększa ich zaangażowanie oraz ma działanie motywujące, co przekłada się na większą efektywność ich pracy, a w konsekwencji większe zyski samego przedsiębiorcy.
Wydatki w ramach usług cateringowych, które nie stanowią kosztu uzyskania przychodu
Trzeba przy tym podkreślić, że możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych nie obejmuje absolutnie wszystkich wydatków związanych z cateringiem dla pracowników.
Wykluczeniu z kosztów podlegają bowiem wydatki na zakup napojów alkoholowych.
Należy zauważyć, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno jednoznacznie powiązać wydatek na alkohol dla uczestników jubileuszu z zakładanym celem integracji mającej na celu związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych.
W interpretacji Dyrektora KIS z 26 listopada 2019 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.440.2019.1.PB) czytamy, że spotkania integracyjne mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, lecz uzyskiwanie tego efektu poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu trzeba uznać za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie warunkuje możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych.
W rezultacie wydatki na zakup napojów alkoholowych nie mogą być uznane za koszt podatkowy, nawet jeżeli związane są z organizacją spotkań/imprez okolicznościowych dla pracowników.
Reasumując powyższe, należy wskazać, że wydatki na catering dla pracowników w czasie organizacji imprez czy też spotkań o charakterze jubileuszowym lub integracyjnym spełniają warunek przyczyniania się do uzyskiwania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, zatem mogą być kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy.
