VAT w księgach rachunkowych - jak go księgować?

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą zapewnić rzetelny obraz w zakresie księgowania podatku należnego oraz naliczonego zarówno w zakresie rozliczeń z kontrahentami, jak i z fiskusem. W poniższym artykule postaramy się wyjaśnić, jak powinien być prezentowany podatek VAT w księgach rachunkowych.

Podatek VAT w księgach rachunkowych – VAT należny i VAT naliczony

Jedną z podstawowych zasad podatku VAT jest jego neutralność dla przedsiębiorców. To zatem oznacza, że podatek VAT sam w sobie nie będzie wpływał na ustalenie wyniku finansowego podmiotu i należy go traktować w kategoriach rozrachunkowych.

Wychodząc od podstaw, wskażmy, że sposób księgowania zależny będzie od statusu podatkowego. Otóż jednostka będąca czynnym podatnikiem VAT kwoty VAT należnego księguje na koncie 22-1 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego” (po stronie Ma). Natomiast kwoty VAT naliczonego podlegającego odliczeniu należy zaksięgować na koncie 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (po stronie Wn). 

Natomiast podmiot zwolniony od podatku VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) nie wykazuje podatku należnego i nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku kwota podatku naliczonego zawartego w cenie nabywanych towarów i usług jest uwzględniana w cenie nabycia zakupionych składników majątku lub w wartości kosztu wskazanej na fakturze. To oznacza, że kwota podatku VAT jest księgowana na tym samym koncie, na którym ujmowany jest dany zakup.

Jak bowiem wynika z treści art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. 

Wyżej wymieniony art. 28 ust. 2 ustawy odnosi się do podlegającego odliczeniu podatku towarów i usług. W rezultacie, jeżeli podatek ten nie podlega odliczeniu (co ma miejsce w przypadku podatników zwolnionych od VAT), to należy go potraktować jako składnik ceny nabycia.

Przechodząc natomiast do kwestii praktycznych związanych z księgowaniem, wskażmy, że w pierwszej kolejności podatek naliczony i należny podlegają wykazaniu w bieżącym okresie sprawozdawczym.

W tym miejscu przypomnijmy, że art. 24 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż operacje gospodarcze powinny być zaliczane do roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Natomiast w świetle art. 3 ust. 1 pkt 8 tejże ustawy pod pojęciem okresu sprawozdawczego rozumie się okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. To zatem oznacza, że rozliczenia dotyczące VAT powinny być odnoszone do tych okresów sprawozdawczych, których dotyczą.

Ponadto w świetle art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe, w tym dziennik, uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli (między innymi) pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe wypełnienie przez jednostkę obowiązków sprawozdawczych i dokonanie rozliczeń finansowych.

W konsekwencji VAT naliczony wykazany w fakturach z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług podlegający odliczeniu w bieżącym okresie sprawozdawczym księgujemy na kontach:

• Wn konto „VAT naliczony”;
• Ma konto „Rozliczenie zakupu”.

W dalszej kolejności przeksięgowanie VAT naliczonego – w momencie spełnienia warunków dających prawo do obliczenia – następuje na kontach:

• Wn konto „Podatek VAT naliczony”;
• Ma konto „Rozliczenie VAT naliczonego”.

Natomiast zapisy księgowe na koncie „VAT należny” prezentują się w następujący sposób:

VAT należny wykazany w fakturach z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług ujmujemy na kontach:

• Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”;
• Ma konto „VAT należny”.

Analogicznie przeksięgowanie VAT należnego w momencie powstania obowiązku podatkowego będzie odbywać się poprzez:

• Wn konto „Rozliczenie VAT naliczonego”;
• Ma konto „VAT należny”.

Podatek VAT w księgach rachunkowych a rozliczenie VAT z fiskusem

Na koniec okresu sprawozdawczego następuje przeksięgowanie kwot podatku należnego oraz naliczonego na konto „Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT”.

Na konto to należy przeksięgować na koniec okresu rozliczeniowego:

1. kwotę podatku należnego stanowiącą zobowiązanie wobec urzędu skarbowego za dany okres rozliczeniowy;
2. kwotę podatku naliczonego z prawem do odliczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym.

Na koncie tym należy też uwzględnić ewentualne korekty podatku naliczonego.

Ewidencjonowania dokonuje się na wyodrębnionych kontach analitycznych do konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne", tj. 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" i 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie"

W rezultacie przeksięgowanie podatku naliczonego do odliczenia na koniec okresu sprawozdawczego wykazujemy w:

• Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT”;
• Ma konto „VAT naliczony”.

Natomiast przeksięgowanie podatku VAT należnego na koniec okresu sprawozdawczego wykazywane jest następująco:

• Wn konto „Podatek VAT należny”;
• Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT”.

Jednocześnie nie można też zapominać, że podatnicy podatku VAT są zobligowani do prowadzenia ewidencji na potrzeby tego podatku. Jak bowiem wynika z treści art. 109 ust. 3 ustawy VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;
4. dowodów sprzedaży i zakupów.