Wystawiona faktura za energię na przełomie roku powinna być odpowiednio zewidencjonowana. W inny sposób ujmujemy faktury kosztowe na przełomie roku w KPiR a inne zasady ich rozliczenia obowiązują jednostki prowadzące pełne księgi. Wyjaśniamy, w jaki sposób ewidencjonować w KPiR i księgach handlowych fakturę za energię elektryczną wystawioną w styczniu, obejmującą grudzień i styczeń.
Faktura za energię na przełomie roku wystawiona w styczniu obejmująca grudzień i styczeń w KPiR
Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wiąże się z koniecznością dokonania wyboru metody rozliczenia kosztów. Obowiązujące przepisy przewidują następujące metody ujmowania kosztów w księdze podatkowej:
- metoda kasowa (uproszczona), lub
- metoda memoriałowa.
Ujęcie w księdze podatkowej faktury za energię elektryczną wystawioną w styczniu, obejmującą grudzień i styczeń, jest uzależnione od przyjętej metody rozliczenia kosztów.
Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów najczęściej stosują uproszczoną metodę ujmowania kosztów w księdze, czyli metodę kasową. Zastosowanie ma wówczas art. 22 ust. 4 ustawy o podatku od osób fizycznych, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Natomiast na mocy art. 22 ust. 6b tej ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Przy zastosowaniu metody kasowej rozliczenia kosztów wydatki poniesione przez przedsiębiorcę ewidencjonowane są wówczas w KPiR w dacie ich poniesienia rozumianej jako data wystawienia faktury. Oznacza to, że fakturę za energię elektryczną wystawioną w styczniu, obejmującą grudzień i styczeń, podatnik prowadzący księgę podatkową według metody kasowej ujmuje w księdze w styczniu, a więc w dacie wystawienia faktury.
Przykład 1.
Pani Katarzyna prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej i rozlicza się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, metodą kasową. Kobieta otrzymała fakturę za energię elektryczną wystawioną 31 stycznia, obejmującą okres od 1 grudnia 2024 roku do 31 stycznia 2025 roku na kwotę 1200 zł netto (podatek VAT podlega odliczeniu). W jaki sposób powinna ona ująć fakturę za energię w KPiR?
Stosując metodę kasową, czyli uproszczoną metodę rozliczenia kosztów w KPiR, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Stanowi o tym art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Przy czym na mocy art. 22 ust. 6b tej ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury. Oznacza to, że pani Katarzyna powinna ująć fakturę w księdze podatkowej w dacie wystawienia, czyli 31 stycznia 2025 roku w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Część przedsiębiorców prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów decyduje się na wybór metody memoriałowej rozliczenia kosztów. Stosując metodę memoriałową, koszty rozliczane są w roku, którego dotyczą. Zastosowanie ma wówczas art. 22 ust. 5–5c oraz ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Metoda memoriałowa wiąże się z koniecznością podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami oraz koszty pośrednie. Wydatek na energię elektryczną stanowi jeden z kosztów pośrednich, które ujmowane są w KPiR zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Faktura dokumentująca zakup energii elektrycznej wystawiona w styczniu, obejmująca grudzień i styczeń, dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy. Jeżeli zatem nie jest możliwe określenie, jaka część kosztu dotyczy danego roku podatkowego, to koszt energii elektrycznej udokumentowany fakturą jest ujmowany w księdze podatkowej proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
Przykład 2.
Pani Zofia prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym i rozlicza się na podstawie KPiR, metodą memoriałową. Kobieta otrzymała fakturę za energię elektryczną wystawioną 20 stycznia 2025 roku, obejmującą okres od 20 grudnia 2024 roku do 19 stycznia 2025 roku na kwotę 1600 zł netto (podatek VAT podlega odliczeniu). W jaki sposób powinna ona ująć fakturę za energię w KPiR?
Faktura za energię elektryczną dokumentuje koszt pośredni. Faktura wystawiona 31 stycznia obejmuje okres od 20 grudnia 2024 roku do 19 stycznia 2025 roku, a więc dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy. Oznacza to, że koszt za energię elektryczną wynikający z otrzymanej faktury powinien zostać przyporządkowany proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
Faktura kosztowa dotyczy okresu 31 dni, z czego 12 dni za grudzień 2024 roku i 19 dni za styczeń 2025 roku. Prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów metodą memoriałową, fakturę za energię elektryczną na kwotę 1600 zł netto ujmujemy w KPiR w następujący sposób:
- Część dotycząca 2024 roku podlega zewidencjonowaniu 31 grudnia 2024 roku w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
- 12/31 × 1600 zł = 619,35 zł
- Część dotycząca 2024 roku ujmowana jest w dacie wystawienia faktury, czyli 20 stycznia 2025 roku w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”:
- 19/31 × 1600 zł = 980,65 zł
Faktura za energię na przełomie roku - ujęcie faktury za energię wystawionej w styczniu obejmującej grudzień i styczeń w księgach rachunkowych
Na mocy art. 6 ust 1 tej ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast zgodnie z art. 39 ust. 1 tej ustawy jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Koszty energii elektrycznej powinny zatem co do zasady zostać odniesione w ciężar kosztów działalności operacyjnej tych miesięcy i lat podatkowych, których dotyczą. Oznacza to, że koszt udokumentowany fakturą za energię elektryczną wystawioną w styczniu, obejmującą grudzień i styczeń powinien zostać przyporządkowany do grudnia i stycznia odpowiedniego roku podatkowego, a kwota kosztu energii za okres wskazany na fakturze powinna zostać podzielona proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
W kontekście kosztów na przełomie roku obejmujących różne lata obrotowe warto mieć na uwadze uproszczenie określone w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1. W ust. 1 czytamy, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Jednostka może zatem wprowadzić do polityki rachunkowości uproszczenia, na które w art. 4 ust. 4 pozwala ustawa o rachunkowości pod warunkiem, że nie wywierają one istotnego ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa.
W konsekwencji, jeżeli w ocenie jednostki koszty energii elektrycznej na przełomie roku, obejmujące różne lata obrotowe, nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, to na mocy art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może skorzystać z uproszczenia i zaksięgować koszt tylko do jednego okresu sprawozdawczego, np. do tego miesiąca, którego dotyczy większa część kosztu, lub do miesiąca, w którym wystawiono fakturę dokumentującą dany koszt. Jest to dopuszczalne tylko pod warunkiem, że taki sposób rozliczenia kosztu nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, został określony w przyjętej polityce rachunkowości jednostki i jest stosowany w sposób ciągły.
