Bez względu na to, jaką działalność gospodarczą zamierzamy prowadzić, obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów. W zależności od naszego wyboru ewidencja ta może być prowadzona w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów lub w księdze rachunkowej. Dzisiaj zajmiemy się omówieniem drugiego wariantu. Dowiedzmy się, czym jest księga rachunkowa oraz kto ma obowiązek jej prowadzenia.
Czym jest księga rachunkowa?
Księga rachunkowa to jeden z modeli rejestracji wszelkich zdarzeń gospodarczych w postaci zapisów księgowych. Wynikiem prowadzenia księgi rachunkowej jest syntetyczna informacja o sumie aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, a także o jej obrotach i saldach. Księgi rachunkowe są prowadzone przez firmy, które ze względu na specyfikę prowadzonej działalności lub preferencje zdecydowały się na zastosowanie w swojej firmie księgowości pełnej.
Z czego składa się księga rachunkowa? Przede wszystkim z księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Dodatkowo księga rachunkowa obejmuje również dziennik zdarzeń księgowych, wykaz aktywów i pasywów oraz zestawienie obrotów i sald, o których mowa będzie nieco później. Księga rachunkowa jest najlepszym sposobem na uzyskanie pełnej wiedzy na temat kondycji finansowej firmy.
Kto ma obowiązek prowadzenia księgi rachunkowej?
Które podmioty gospodarcze mogą prowadzić księgi rachunkowe, a więc tym samym korzystać z modelu pełnej księgowości? W teorii każda firma może zdecydować się na taki wybór, jednak w wielu przypadkach (szczególnie zwracając uwagę na małe jednoosobowe działalności gospodarcze) taki model nie jest uzasadniony.
Istnieje jednak grupa podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia księgi rachunkowej, a kwestię tę w bardzo precyzyjny sposób reguluje ustawa o rachunkowości. Pełną księgowość muszą prowadzić wszystkie spółki handlowe, a także spółki osobowe, których przychód przekracza rocznie równowartość 2 milionów euro. Dodatkowo każda działalność, która działa w branży finansowej, a jej działalność reguluje prawo bankowe, również musi zdecydować się na prowadzenie księgi rachunkowej. Warto wspomnieć również o przedstawicielstwach zagranicznych firm, które są zobowiązane do założenia księgi rachunkowej.
Co z innymi podmiotami? Ostatnimi przykładami instytucji, które mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, są gminy i powiaty, czyli wszelkie jednostki samorządowe.
Co zawiera księga rachunkowa?
Z czego składa się podręcznikowo prowadzona księga rachunkowa? Przede wszystkim z księgi głównej. Konta księgi głównej, inaczej nazywane kontami syntetycznymi działają w oparciu o dobrze znaną z teorii rachunkowości zasadę podwójnego zapisu. Dodatkowo księga rachunkowa zawiera konta ksiąg pomocniczych, które są niczym innym jak szczegółowym zapisem pewnych zapisów pojawiających się również w księdze głównej. Księgi pomocnicze zawierają zapisy takich elementów jak środki trwałe, wynagrodzenia i inne rozrachunki z pracownikami, rozrachunki z kontrahentami, operacje gotówkowe, zdarzenia gospodarcze obejmujące zakupy i sprzedaże oraz wszelkie koszty.
Dodatkowo księga rachunkowa nie może obyć się bez dziennika, który stanowi powielenie zapisów z księgi głównej, jednak w dzienniku są one zapisywane w sposób chronologiczny. Dziennik służy porównaniu obrotów sald i kont z wartościami znajdującymi się w księdze głównej.
Ostatnie dwa elementy to zestawienie obrotów i sald i wykaz składników aktywów i pasywów. Oba inwentarze stanowią dodatkowe potwierdzenie słuszności zapisów księgi głównej.
Księga rachunkowa - kiedy jest otwierana a kiedy zamykana?
Przyjrzyjmy się szczegółowym informacjom dotyczącym terminów otwierania i zamykania księgi rachunkowej. Najczęściej spotykany przypadek otwierania księgi rachunkowej to założenie działalności gospodarczej. W tym przypadku otwarcie księgi rachunkowej powinno nastąpić w ciągu 15 dni. Wraz z początkiem każdego roku obrotowego niezbędne jest otwarcie nowej księgi rachunkowej. Istnieją jednak dodatkowe powody, dla których księga rachunkowa może być otwarta. Pierwszy to zmiana formy prawnej działalności, druga natomiast to rozpoczęcie postępowania likwidacyjnego przedsiębiorstwa.
Księgi rachunkowe natomiast zamykane są wraz z nadejściem ostatniego dnia roku obrotowego, na dzień zmiany formy prawnej działalności lub na dzień zakończenia działalności przedsiębiorstwa. W przypadku fuzji dwóch przedsiębiorstw jednostka przejmowana powinna zamknąć księgę rachunkowym w dniu połączenia przez inny podmiot.
Czy przedsiębiorca musi sam prowadzić księgę rachunkową?
Czy księgi rachunkowe muszą być prowadzone przez wewnętrzne działy firmy realizującej założenia pełnej księgowości? W teorii tak powinno być, jednak nie jest to warunek konieczny. Oczywiście, duże firmy zatrudniają własny dział księgowości, który zajmuje się prowadzeniem księgowości, a więc i księgi rachunkowej, jednak coraz częściej przedsiębiorstwa starają się optymalizować koszty, zlecając takie usługi zewnętrznej firmie.
Usługi biura rachunkowego w wielu przypadkach są tańsze niż realizacja wszystkich procesów księgowych przez własnych pracowników. Istnieje jednak wymóg, by o takim outsourcingu powiadomić Urząd Skarbowy, który w miarę potrzeby może zechcieć skontrolować księgę rachunkową.
Jak powinny wyglądać zapisy księgi rachunkowej?
Prowadząc księgę rachunkową firmy, musimy przede wszystkim zadbać o jej rzetelność, szczegółowość i wiarygodność. Księga rachunkowa jest zbudowana z 5 głównych elementów właśnie dlatego, by w razie jakichkolwiek nieścisłości móc w błyskawiczny sposób zidentyfikować potencjalny problem i luki w zapisach księgowych.
Co więcej, każdy zapis powinien mieć niezależne potwierdzenie w dokumentacji. Taka dokumentacja, w postaci faktur, rachunków, dokumentów magazynowych czy faktur sprzedażowych powinna być gromadzona w formie elektronicznej lub tradycyjnej i okazana na wypadek kontroli bądź audytu zewnętrznego.
