Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zarówno za siebie, jak i za zatrudniane osoby. Ustawodawca przewiduje w tym zakresie niewielkie wyjątki, jak np. możliwość skorzystania z Ulgi na start, która pozwala uniknąć opłaty składek do ZUS-u przez pierwsze 6 miesięcy nowej działalności. Co jednak, jeśli składki nie zostaną opłacone w terminie lub należytej wysokości? Zakład się o nie upomni, chyba że miało miejsce przedawnienie składek ZUS.
Czym jest przedawnienie?
Przedawnienie jest instytucją prawa cywilnego, która znajduje zastosowanie także do spraw administracyjnych, karnych i podatkowych. Wraz z upływem określonego czasu prawa i obowiązki danej osoby wynikające z określonego stosunku prawnego przestają być skuteczne – na tym w skrócie polega zastosowanie przedawnienia.
Odnosząc powyższe do kwestii składek na ubezpieczenia społeczne, z racji ich majątkowego charakteru podlegają one przedawnieniu podobnie jak większość roszczeń cywilnoprawnych. Jeśli więc przedsiębiorca zalega ze swoimi składkami do ZUS-u, nie zawsze będzie to oznaczało, że musi je uiścić na jego żądanie.
Przedawnienie roszczeń jest przewidziane po to żeby stabilizować stosunki prawne i gwarantować ich pewność, a odstępstwo od tej reguły wymaga przepisu ustawowego […] Przedawnienie roszczenia dotyczącego zabezpieczonej wierzytelności nie ma znaczenia dla uprawnień wierzyciela tylko w zakresie niespłaconej wierzytelności głównej, natomiast nie ma podstaw, aby go nie uwzględniać w odniesieniu do roszczeń o odsetki.
Kiedy występuje przedawnienie składek ZUS?
Nieopłacone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowią formę zadłużenia dla osoby, która jest zobowiązana do terminowego uiszczania tego rodzaju świadczeń. W praktyce oznacza to, że ZUS staje się wierzycielem mogącym żądać natychmiastowej zapłaty istniejącej zaległości wraz z odsetkami od opóźnienia. Jedyną możliwością uniknięcia odpowiedzialności przez płatnika jest powołanie się na zarzut przedawnienia niezapłaconych składek.
Zgodnie z treścią art. 24 ust. 4 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Chwilą wymagalności składek jest dzień, w którym powinny one zostać opłacone do ZUS-u przez płatnika. Pamiętajmy przy tym, że nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem, jednakże po upływie terminu przedawnienia należności te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy.
Do końca 2011 roku termin przedawnienia należności składkowych wobec ZUS-u był znacznie dłuższy, wynosił bowiem aż 10 lat. Gdy bieg przedawnienia należności składkowych rozpoczął się zatem przed 1 stycznia 2012 roku, kluczowe znaczenie ma art. 27 Ustawy z dnia 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców regulujący zagadnienia intertemporalne. Powołana regulacja oznacza, że wybór odpowiedniego terminu przedawnienia 5-letniego (liczonego od 1 stycznia 2012 roku) lub 10-letniego (liczonego od daty wymagalności składki) zależy od tego, który z nich upłynie wcześniej. Za każdym razem konieczne jest więc ustalenie terminu upływu przedawnienia na podstawie przepisów „starych” i „nowych” i przyjęcie korzystniejszego terminu, tj. przypadającego wcześniej. Oczywiste jest, że powyższe symulacje powinny uwzględniać zawieszenie biegu terminu przedawnienia, o którym mowa w art. 24 ust. 5f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 2005 roku, posiada jednak zaległości z tytułu płatności składek na ubezpieczenia społeczne za 2009 roku – składki były wymagalne na 15 czerwca 2009 roku. Zgodnie z ówczesnymi przepisami uległyby one przedawnieniu dopiero 16 czerwca 2019 roku (obowiązywał wtedy 10-letni okres przedawnienia świadczeń tego rodzaju). Ze względu na to, że od 1 stycznia 2012 roku wprowadzono nowy 5-letni termin przedawnienia dla składek na ubezpieczenia społeczne, okres przedawnienia w tym przypadku będzie krótszy i powinien być liczony od 1 stycznia 2012 roku. W omawianej sytuacji zaległości składkowe ulegną przedawnieniu 2 stycznia 2017 roku (tj. po upływie 5 lat od zmiany przepisów).
Przykład 2.
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 2000 roku, posiada jednak zaległości z tytułu płatności składek na ubezpieczenia społeczne za 2004 roku – składki były wymagalne na 15 czerwca 2004 roku. Zgodnie z ówczesnymi przepisami uległyby one przedawnieniu dopiero 16 czerwca 2014 roku (obowiązywał wtedy 10-letni okres przedawnienia świadczeń tego rodzaju). 1 stycznia 2012 roku wprowadzono nowy 5-letni okres przedawnienia dla składek na ubezpieczenia społeczne, przedawnienie w tej sytuacji powinno więc nastąpić dokładnie 2 stycznia 2017 roku (po upływie wspomnianych 5 lat od dnia wprowadzenia nowej regulacji prawnej, tj. od 1 stycznia 2012 roku). Z uwagi na to, że prawo wymaga stosowania korzystniejszych terminów przedawnienia, w omawianym przypadku dojdzie do niego znacznie wcześniej, bo z datą 16 czerwca 2014 roku – dla przedsiębiorcy jest to bowiem znacznie korzystniejsza data niż 2 stycznia 2017 roku.
ZUS upomina się o zaległe składki – co zrobić?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie zwraca szczególnej uwagi na to, czy należne mu świadczenia uległy już przedawnieniu. Bazuje tutaj na niewiedzy podatników – jeśli ci opłacą nawet dawno już przedawnione składki, przyjmuje się, że zgadzają się na swoją odpowiedzialność (nie będą mogli już powołać się na zarzut przedawnienia). Wystarczające jest, aby dłużnik zapłacił choćby przysłowiową złotówkę z całości zadłużenia, aby w świetle prawa można go było uznać za osobę, która zgadza się spłacić przedawnione zobowiązanie składkowe. Co ważne, dotyczy to nie tylko wartości niezapłaconych składek, lecz także świadczeń dodatkowych względem ZUS-u.
Należności z tytułu składek to pojęcie zbiorcze, które obejmuje składki, odsetki za zwłokę, koszty egzekucyjne, koszty upomnienia i dodatkową opłatę. Wszędzie tam, gdzie w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych ustawodawca posługuje się pojęciem „należności z tytułu składek” regulacja ustawowa dotyczy więc nie tylko składek, ale także odsetek za zwłokę, kosztów egzekucyjnych, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty. Niemożność umorzenia składek na podstawie art. 30 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych nie stanowi zatem przeszkody przy umarzaniu pozostałych elementów z tytułu składek. Skoro wykluczenie stosowania unormowań w zakresie umarzania dotyczy tylko składek opłacanych przez pracodawcę za ubezpieczonego pracownika, ale już nie dotyczy innych należności z tytułu składek od zatrudnionego pracownika, które nie są stricte składkami, to Zakład nie może odmówić wszczęcia postępowania w tym zakresie. Zakład może umorzyć należności w stosunku do pozostałych elementów należności z tytułu składek, tj. do odsetek za zwłokę, kosztów egzekucyjnych, kosztów upomnienia oraz dodatkowej opłaty, nawet jeśli podstawę do ich naliczenia stanowiłyby składki finansowane przez ubezpieczonych.
Jeśli ZUS upomni się o zapłatę zaległych składek ubezpieczeniowych, które uległy już przedawnieniu, płatnik powinien wnieść odwołanie do sądu. Zakład wydaje bowiem w tej sprawie decyzję administracyjną, która jest pewną formą wezwania do zapłaty. Jeśli dłużnik nie poczyni żadnych czynności, decyzja stanie się ostateczna i trafi do egzekucji administracyjnej. Aby do tego nie doprowadzić, odwołanie od otrzymanej decyzji należy wnieść do sądu okręgowego, wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych – pismo składa się jednak za pośrednictwem oddziału ZUS-u, który wydał skarżoną decyzję. Należy to zrobić w ciągu miesiąca od chwili odebrania pisma z ZUS-u. Odwołanie nie podlega żadnym opłatom i może być sporządzone samodzielnie przez zobowiązanego do zapłaty, a nawet wniesione ustnie do protokołu sporządzanego przez pracownika ZUS-u (kopia protokołu powinna być wręczona odwołującemu się jako dowód złożenia pisma w sprawie).
W odwołaniu należy oznaczyć numer sprawy, datę wydania i doręczenia skarżonej decyzji, strony postępowania (ZUS oraz zobowiązanego do zapłaty płatnika), a także zdanie, z którego będzie wynikało, że odwołujący nie zgadza się z wydaną decyzją w całości lub części. Co prawda przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie wymagają, aby odwołanie od decyzji zawierało w sobie jakiekolwiek uzasadnienie (wystarczy, że strona, która otrzyma decyzję, nie jest zadowolona z zawartego w niej rozstrzygnięcia), jednak warto wpisać motywy odwołania. Warto powołać się tutaj na kwestię przedawnienia roszczeń ZUS-u.
Co jednak, jeśli ZUS domaga się zapłaty zaległych świadczeń, a nie uległy one jeszcze przedawnieniu? Płatnik może wówczas wnioskować o umorzenie składek ze względu na szczególne okoliczności (np. chorobę, utratę pracy, wzrost kosztów życiowych, bankructwo) albo o zawarcie układu ratalnego z ZUS-em (składki trzeba będzie wówczas zapłacić w całości, aczkolwiek zostaną one rozłożone na raty dogodne dla zobowiązanego).
Przedawnienie składek ZUS – podsumowanie
Przedawnienie składek ZUS następuje od 1 stycznia 2012 roku w ciągu 5 lat, licząc od dnia wymagalności ich płatności. Wcześniej termin ten wynosił dokładnie 10 lat. ZUS z reguły nie sprawdza upływu terminu przedawnienia w takich sprawach i wzywa płatnika do uregulowania zaległości. Jeśli otrzyma on decyzję, na której mocy powinien zapłacić przedawnione składki, może wnieść w ciągu miesiąca odwołanie do sądu za pośrednictwem właściwego oddziału ZUS-u – powołując się oczywiście na zarzut przedawnienia. Sąd, uwzględniając roszczenia zadłużonego, orzeknie, że składki są niezasadne i uchyli wydaną decyzję (płatnik nie będzie musiał regulować żadnego zadłużenia).
