Ustawodawca nałożył na podatników obowiązek instalacji kasy online. W ustawie szczegółowo określone jest, w jakim okresie muszą oni instalować kasę. Nie zawsze jednak robią to oni w terminie. Podatnicy zastanawiają się, czy możliwe jest przedłużenie terminu na zakup kasy online.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. W świetle tej regulacji podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych.
Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Tym samym zgodnie z generalną zasadą obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Czyli podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń? Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony powyżej, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej.
Kasa fiskalna online
Kasa fiskalna online to kasa, która musi zapewnić prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3.
Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Terminy wymiany kas rejestrujących
Ustawodawca określił szczegółowo, kto i kiedy musi wymienić kasę na online. Tym samym poszczególni podatnicy dokonują wymiany kas w ściśle określonych w ustawie terminach. Przypomnijmy, że od stycznia 2020 roku kasę fiskalną online są zobowiązani posiadać:
świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.
Od stycznia 2021 roku kasę online muszą mieć hotele, pensjonaty, gastronomia.
Ponadto od stycznia 2021 roku kasę online muszą mieć podmioty zajmujące się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Od 1 lipca 2021 roku kasę online muszą mieć podatnicy świadczący usługi:
fryzjerskie,
kosmetyczne i kosmetologiczne,
budowlane,
w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,
prawnicze,
związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Od 2023 roku podatnicy niewymienieni w powyższych grupach będą mogli nadal wykorzystywać stare kasy fiskalne do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej.
Ulga na zakup kasy online
Podatnicy mają prawo do ulgi na zakup kasy online. Są to:
podatnicy, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących;
podatnicy, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Wyżej wymienieni podatnicy mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku, gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.
Przedłużenie terminu na zakup kasy online
Podatnicy nie zawsze dotrzymują terminów instalacji kasy online.
Przykład 1.
Podatnik ma zakład fryzjerski. Od 1 lipca 2021 roku winien zainstalować kasę online. Ponieważ przebywał na urlopie, nie dopełnił obowiązku. Czy może złożyć wniosek o odroczenie terminu instalacji kasy online?
W tym przypadku niestety podatnik nie może już złożyć skutecznego wniosku o odroczeniu instalacji kasy online.
Wniosek taki podatnik winien złożyć przed 1 lipca. Mógł zrobić to przed urlopem, w czerwcu.
Zgodnie z art. 48 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy może, na wniosek podatnika, odraczać terminy przewidziane w przepisach podatkowych, jeśli jest to uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.
W takim przypadku decyzja organu podatkowego ma charakter uznaniowy. Tym samym organ bardzo szczegółowo analizuje wniosek podatnika. Musi więc on uzasadnić, dlaczego nie dotrzymał ustawowego terminu.
Biorąc pod uwagę powyższe, w naszym przypadku podatnik nie miał uzasadnionego powodu, aby prosić organ podatkowy o odroczenie terminu.
Podsumowując, możliwe jest przedłużenie terminu na zakup kasy online. Wniosek jednak musi złożyć przed terminem instalacji kasy.
