Polska dogania technologicznie inne kraje unijne – dołączyła do tych, które pozwalają na korzystanie z kasy fiskalnej w formie oprogramowania. Rozwiązanie to dotyczy określonej grupy przedsiębiorców. Wirtualna kasa online została uregulowana dwoma głównymi rozporządzeniami. Co warto wiedzieć w tym zakresie, żeby móc skorzystać z takiego rodzaju kasy? Odpowiadamy w artykule.
W jakim celu powstała wirtualna kasa online?
Dla podatników wprowadzenie kasy fiskalnej online stanowiło nie lada problem nie tylko wdrożeniowy, lecz także finansowy. Rząd zdecydował się na wprowadzenie nowego typu kasy właśnie po to, aby zmniejszyć koszty związane z wymianą na urządzenia online. Uznaje się, że wirtualna kasa online stanowi atrakcyjne rozwiązanie rejestrowania sprzedaży detalicznej (tj. na rzecz osób prywatnych) i jednocześnie wzmocni element kontrolny dzięki dostarczaniu danych o dokonywanych przez sprzedawcę transakcjach w czasie rzeczywistym (dzięki połączeniu z Centralnym Repozytorium Kas).
Wirtualna kasa online – kto może skorzystać?
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wirtualna kasa online może być stosowana w odniesieniu do czynności wymienionych w poniższej tabeli.
Rodzaj czynności | PKWiU |
usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) | 45.20.30.0 |
usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą | 49.32.12.0 |
usługi transportu kolejowego pasażerskiego:
| 49.31.10.0 |
usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi | 49.39.20.0 |
usługi transportu drogowego pasażerskiego:
| 49.39.35.0 |
usługi związane z przeprowadzkami świadczone na rzecz gospodarstw domowych | 49.42.11.0 |
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego | 50.10.11.0 |
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami | 50.10.12.0 |
usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi | 50.10.12.0 |
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi | 50.30.12.0 |
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego:
| 50.30.11.0 |
usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami | 50.30.12.0 |
usługi transportu lotniczego:
|
|
usługi hotelarskie i podobne związane z zakwaterowaniem | 55.10 |
usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe | 55.30 |
usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania | 55.20 |
pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem | 55.90 |
usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych | 56.10 |
usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych | 56.21 |
usługi przygotowywania i dostarczania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) | 56.21 |
pozostałe usługi gastronomiczne | 56.29 |
usługi przygotowywania i podawania napojów | 56.30 |
usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (wyjątek: przewóz okazjonalny) | niedoprecyzowane |
sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych | niedoprecyzowane |
dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych | niedoprecyzowane |
dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o kołach gospodyń wiejskich | niedoprecyzowane |
Jakie wymogi techniczne musi spełnić wirtualna kasa online?
Kwestie techniczne regulują dwa rozporządzenia:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz
- Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 roku w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.
Regulują one szeroki zakres działania wirtualnych kas online, m.in. sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób rozpoczęcia i zakończenia ich wykorzystywania, szczególne przypadki oraz sposób dokumentowania sprzedaży. Ponadto wymagania techniczne określone są w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 maja 2020 roku.
Istotnym rozdziałem rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania dla użytkowników kas jest rozdział 4, w którym opisano rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia oraz rodzaje dokumentów i urządzeń niezbędnych do wydania potwierdzenia; w jego treści można znaleźć zapis mówiący o sposobie zabezpieczenia kasy przed uruchomieniem kasy na innym urządzeniu niż urządzenie, na którym dokonano fiskalizacji.
Potwierdzenie, o którym mowa powyżej, wydawane jest na okres 5 lat, po którego upływie może ono być wydane na następny okres po złożeniu wniosku wraz z wymaganymi dokumentami i urządzeniami oraz przeprowadzeniu badań. Oprócz posiadania potwierdzenia o spełnieniu warunków określonych w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT istotne jest również posiadanie certyfikatu kasy, który jest ważny nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia.
[…]
2) certyfikacie kasy – rozumie się przez to unikatowy certyfikat klucza publicznego przydzielony danej kasie i w niej zawarty, wystawiany przez producenta tej kasy i podpisany certyfikatem producenta, zawierający numer unikatowy i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika.
Rozpoczęcie pracy na wirtualnej kasie
Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą wirtualnej kasy online podatnik zobowiązany jest dokonać fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie obsługi kasy, gdy baza danych kasy nie zawiera danych, z wyjątkiem numeru unikatowego.
numer unikatowy – rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie, zapisany w bazie danych kasy, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z przydzielonym jej certyfikatem kasy.
Jak w praktyce jest używana wirtualna kasa online?
W przypadku wirtualnych kas online zasady korzystania są podobne do tych obowiązujących przy wdrożonych wcześniej zwykłych kasach online.
W przypadku wirtualnych kas online wystawiane są tzw. e-paragony, więc nie są one już drukowane. W związku z tym, aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi mieć dostęp do aplikacji mobilnej lub internetowej kasy fiskalnej online. W aplikacji należy wprowadzić dane sprzedaży, takie jak jej data i godzina, dane nabywcy, dane sprzedawcy, listę towarów lub usług, wartość sprzedaży, kwotę podatku VAT oraz sumę do zapłaty. Następnie należy wybrać opcję „e-paragon” i podać adres e-mail lub numer telefonu komórkowego nabywcy, na który ma zostać wysłany e-paragon.
E-paragon a wirtualna kasa online
E-paragon i wirtualna kasa online to dwa pojęcia, które są często mylone.
E-paragon to dokument fiskalny, który jest wystawiany i przesyłany do nabywcy w formie elektronicznej.
Wirtualna kasa online to rodzaj kasy fiskalnej, która umożliwia wystawianie e-paragonów.
E-paragon może być wysłany do nabywcy na adres e-mail, numer telefonu komórkowego lub w inny sposób – za zgodą nabywcy.
Przedsiębiorca korzystający z wirtualnej kasy online ma zatem obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (nie dotyczy to jednak kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży).
Sposób otrzymania całości lub części należności (zapłaty) przed dokonaniem sprzedaży | Co należy zrobić? |
w gotówce | wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, z chwilą otrzymania zapłaty |
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem | wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania |
bezgotówkowy (w przypadku kasy bez drukarki) | należy zapewnić nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług zgodnie z § 53 załącznika nr 1 do omawianego rozporządzenia. Co ciekawe, wyświetlenie powinno trwać co najmniej 30 sekund. |
Paragon może być wystawiony w formie papierowej bądź elektronicznej (za zgodą nabywcy, w sposób z nim uzgodniony). Podatnik powinien zapewnić czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej – jego czytelny widok umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Ponadto przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, podatnik zobowiązany jest zweryfikować poprawność wystawianego dokumentu.
Jeśli natomiast chodzi o kwestie techniczne dotyczące paragonów, wirtualna kasa online powinna zapewnić ewidencję dokonywanej sprzedaży kończącej się każdorazowo wystawieniem paragonu fiskalnego przez:
- wprowadzanie kolejnych pozycji paragonu fiskalnego i równoczesne wytworzenie postaci elektronicznej linii dokumentu zawierającej daną pozycję zapisaną w bazie danych kasy, bez możliwości usunięcia tej pozycji i możliwości jej równoczesnego wydruku;
- zatwierdzenie paragonu fiskalnego oraz jego natychmiastowy wydruk (nie dotyczy kasy samoobsługowej) lub w przypadku możliwości technicznych natychmiastowe przesłanie do nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej, a także zapisanie paragonu fiskalnego w bazie danych kasy.
Dodatkowe ewidencje
Podatnik, analogicznie do przypadku pozostałych rodzajów kas, w sytuacji błędów lub zwrotów jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji określonej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Wynika to z tego, że na wirtualnej kasie online nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje więc niezwłocznie korekty zdarzenia przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek:
- błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej – podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
Natomiast w przypadku, gdy mają miejsce zwrot lub uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się je w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół nabycia sprawdzającego.
Raport dobowy i miesięczny
Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż na kasie fiskalnej, zobowiązani są do generowania raportu fiskalnego dziennego oraz okresowego (zwanego także rozliczeniowym, miesięcznym). Raport fiskalny dobowy wystawia się w formie elektronicznej po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. W przypadku, gdy rozliczana jest więcej niż jedna transakcja równocześnie, należy zamknąć wszystkie rozpoczęte transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.
Raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy z kolei sporządzić w wersji papierowej po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu wirtualnej kasy online, gdy kasa nie zawiera drukarki kasy, podatnik nie wystawia:
- raportów fiskalnych dobowych,
- raportów fiskalnych okresowych,
- raportu fiskalnego rozliczeniowego,
- łącznych raportów fiskalnych okresowych,
- łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,
- raportów fiskalnych zdarzeń,
- raportu fiskalnego fiskalizacji,
- dokumentów niefiskalnych
– w postaci papierowej oraz bezpośrednio po wykonaniu przesyła raporty fiskalne okresowe, raport fiskalny rozliczeniowy, łączne raporty fiskalne okresowe, łączny raport fiskalny rozliczeniowy i raporty fiskalne zdarzeń do komputerowych systemów ogólnodostępnych i dokonuje ich zapisu lub wydruku w tych systemach. Natomiast raporty fiskalne dobowe, raport fiskalny fiskalizacji i dokumenty niefiskalne może przesłać do tych systemów i dokonać ich zapisu lub wydruku w tych systemach.
Stawki VAT – oznaczenia literowe
Podatnicy na wirtualnej kasie online mają obowiązek przypisania odpowiedniego oznaczenia literowego (od „A” do „G”) do stawek podatku VAT lub zwolnienia z VAT w następujący sposób:
- literze „A” jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%;
- literze „B” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%;
- literze „C” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%;
- literze „D” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%;
- literze „E” jest przypisane zwolnienie od podatku;
- literom „F” i „G” są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy o VAT.
Podatnik na żądanie organu podatkowego ma obowiązek przedstawić to, że przypisane zostały właściwe oznaczenia literowe dla danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku.
Oświadczenie pracowników i podatnika
Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, tj. pracownika, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie tego zadania, z zasadami prowadzenia ewidencji, w tym z zasadami wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania.
Pracownik przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Wzór oświadczenia znajduje się w załączniku nr 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Przechowywanie dokumentacji fiskalnej
Podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie o rachunkowości oraz w ustawie – Ordynacja podatkowa i zgodnie z określonymi warunkami zapewnić do nich dostęp – co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.
Przy czym w przypadku wirtualnej kasy online wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas, więc nie jest konieczne ich archiwizowanie odrębne czy dokonywanie wydruków papierowych.
