Poradnik Przedsiębiorcy

Wirtualna kasa online – kompendium wiedzy

Polska dogania technologicznie inne kraje unijne i dołącza do tych, którzy pozwalają na korzystanie z kasy fiskalnej w formie oprogramowania. Od 1 czerwca 2020 r. rozwiązanie to dotyczy określonej grupy przedsiębiorców, natomiast zgodnie z zapowiedziami ministerstwa w przyszłości ich katalog będzie poszerzany. Wirtualna kasa online została uregulowana dwoma rozporządzeniami. Co warto o niej wiedzieć? Odpowiadamy w artykule.

W jakim celu powstała wirtualna kasa online?

Dla podatników wprowadzenie kasy fiskalnej online stanowiło nie lada problem nie tylko wdrożeniowy, ale również finansowy. Rząd zdecydował się na wprowadzenie nowego typu kasy właśnie po to, aby zmniejszyć koszty związane z wymianą na urządzenia online u kolejnych grup objętych obowiązkiem takiej wymiany. Zakłada się, że wirtualna kasa online będzie tańsza w utrzymaniu od zwykłej kasy online. Wartością dodaną ma być również ograniczenie szarej strefy. Uznaje się, że wirtualna kasa online stanowi atrakcyjne rozwiązanie rejestrowania sprzedaży detalicznej (tj. na rzecz osób prywatnych) i jednocześnie wzmocni element kontrolny dzięki dostarczaniu danych o dokonywanych przez sprzedawcę transakcjach w czasie rzeczywistym (dzięki połączeniu z centralnym repozytorium kas).

Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o wdrożeniu tzw. modelu otwartego, czyli modelu wdrażania architektury opartego na specyfikacjach zapotrzebowania publicznego, bez ograniczania potencjalnych rozwiązań, platform systemowych i sprzętowych, języków programowania itp. MF wskazuje, że będzie można do wirtualnej kasy dodawać nowe funkcje lub usługi świadczone przez niezależne podmioty.

Wirtualna kasa online – wdrożenie

W pierwszym etapie wdrażania kasy wirtualnej przeznaczona będzie ona dla grupy podatników m.in. w branży transportowej czy branży związanej z zakwaterowaniem i gastronomią, określonej dokładnie w przepisach. Te grupy będą mogły korzystać z wirtualnych kas fiskalnych w celu ułatwienia i poprawy warunków prowadzenia działalności. Podobnie jak „zwykłe”, stosowane już wcześniej kasy online, kasy te mają funkcję przesyłania danych do systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez szefa KAS za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Dzięki temu umożliwiony zostanie ciągły, automatyczny i bezpośredni transfer danych z kas fiskalnych dotyczących zdarzeń podatkowych, które miały miejsce podczas ich użytkowania, do KAS. Zebrane dane będą wykorzystywane do celów analizy i kontroli. System kontroli transmisji danych w dokumentach sprzedaży, które są przechowywane w kasach fiskalnych, jest jednym z najważniejszych instrumentów walki z tzw. szarą strefą i pomaga wzmocnić uczciwą konkurencję między przedsiębiorcami.

Wirtualne kasy fiskalne online mają być alternatywą dla kas fiskalnych używanych dotychczas przez podatników – kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii czy kas online.

Wirtualna kasa online – kto pierwszy skorzysta?

Jak już zostało wspomniane, pierwszymi branżami, dla których wdrożone mogą zostać wirtualne kasy online, są m.in. branża transportowa i branża związana z zakwaterowaniem i gastronomią. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wirtualna kasa online może być stosowana w odniesieniu do czynności wymienionych w poniższej tabeli.

Od 1 czerwca 2020 r.

Rodzaj czynności

PKWiU

usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (wyjątek: przewóz okazjonalny)

niedoprecyzowane

usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą

49.32.12.0

usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych

49.42.11.0

usługi transportu drogowego pasażerskiego:

  • pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta

  • rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego

  • rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego


49.39.35.0

49.39.11.0
49.31.21.0

usługi transportu kolejowego pasażerskiego:

  • miejskiego i podmiejskiego

  • międzymiastowego


49.31.10.0
49.10

usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi 

49.39.20.0

usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego

50.10.11.0

usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego:

  • promowego

  • łodziami wycieczkowymi

  • pozostałego


50.30.11.0
50.30.13.0
50.30.19.0

usługi transportu lotniczego:

  • regularnego krajowego pasażerskiego

  • nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych


51.10.11.0
51.10.12.0

usługi hotelarskie i podobne związane z zakwaterowaniem

55.10

usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania

55.20

usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe

55.30

pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem

55.90

usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych

56.10

pozostałe usługi gastronomiczne

56.29

usługi przygotowywania i podawania napojów

56.30

sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych

niedoprecyzowane



Od 1 lipca 2020 r.

usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami

50.10.12.0



usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami

50.30.12.0

usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych 

56.21

Od 1 czerwca do 30 czerwca 2020 r.

usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi

50.10.12.0

usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi

50.30.12.0

usługi przygotowywania i dostarczania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) 

56.21

Wirtualna kasa online przy pierwszym wdrożeniu miała dotyczyć wyłącznie branży transportowej – głównie działalności, w których obliczanie kosztów podróży i płatność odbywa się za pomocą aplikacji. W późniejszych fazach projektowania rozporządzenia rozszerzono je jednak m.in. o gastronomię i hotelarstwo, czyli branże, które od lipca miały przejść na kasy rejestrujące online, oraz o branżę wrażliwą podatkowo – przemysł węglowy.

Jakie wymogi techniczne musi spełnić wirtualna kasa online?

Kwestie techniczne regulują dwa rozporządzenia:

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz

  2. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

Regulują one szeroki zakres działania wirtualnych kas online, m.in. sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób rozpoczęcia i zakończenia ich wykorzystywania, szczególne przypadki oraz sposób dokumentowania sprzedaży. Dodatkowo wymagania techniczne określone są w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Do pobrania:

pdf
Załącznik nr 1.pdf Wymagania techniczne dla kas

Wirtualna kasa online powinna posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ona warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Potwierdzenie to wydawane jest na wniosek producenta, który powinien zawierać m.in. oświadczenie producenta o tym, że każda kasa wprowadzana do obrotu będzie identyczna funkcjonalnie i programowo z kasą wzorcową poddaną badaniom, która otrzymała potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, oraz spełnia funkcje, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, i wymagania techniczne dla kas.

Jak w praktyce będzie używana wirtualna kasa online?

W przypadku wirtualnych kas online zasady korzystania są podobne do tych obowiązujących przy wdrożonych wcześniej kasach online.

Rozpoczęcie pracy na wirtualnej kasie

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji podatnik zobowiązany jest dokonać fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie obsługi kasy, gdy baza danych kasy nie zawiera danych, z wyjątkiem numeru unikatowego.

Dodatkowe ewidencje

Podatnik, analogicznie do przypadku pozostałych rodzajów kas, w sytuacji błędów lub zwrotów będzie zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji określonej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Wynika to z tego, że na wirtualnej kasie online nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje więc niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek:

  1. błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

  2. krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz przez dołączenie paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Pobierz bezpłatny wzór ewidencji pomyłek z artykułu: Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej – wzór z omówieniem.

Natomiast w przypadku, gdy mają miejsce zwrot i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się to w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej:

  1. datę sprzedaży;

  2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

  3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

  4. wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

  5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

  6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

  7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Pobierz bezpłatny wzór ewidencji zwrotu z artykułu: Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej – wzór z omówieniem.

Raport dobowy i miesięczny

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż na kasie fiskalnej, zobowiązani są do generowania raportu fiskalnego dziennego oraz okresowego (zwanego także rozliczeniowym, miesięcznym). Raport fiskalny dobowy elektronicznie wystawia się po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. W przypadku, gdy rozliczana jest więcej niż jedna transakcja równocześnie, należy zamknąć wszystkie rozpoczęte transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Na żądanie użytkownika kasa powinna umożliwić wygenerowania raportu dobowego w postaci papierowej.

Raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy z kolei sporządzić w wersji papierowej po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Nie ma w tym przypadku możliwości wygenerowania tego typu raportu elektronicznie.

Paragon papierowy lub elektroniczny 

Ustawodawca wyszedł naprzeciw potrzebom przedsiębiorców i w końcu umożliwił wystawianie elektronicznych paragonów. Również wirtualna kasa online daje taką możliwość. Przedsiębiorca korzystający z tej kasy ma zatem obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (nie dotyczy to jednak kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży).

Sposób otrzymania całości lub części należności (zapłaty) przed dokonaniem sprzedaży

Co należy zrobić?

w gotówce

wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, z chwilą otrzymania zapłaty

za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem

wystawić paragon i wydać go, bez żądania nabywcy, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania

Paragon może być wystawiony w formie papierowej bądź elektronicznej (za zgodą nabywcy, w sposób z nim uzgodniony). Podatnik powinien zapewnić czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej – jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Ponadto przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, podatnik zobowiązany jest zweryfikować poprawność wystawianego dokumentu.

Paragon fiskalny w formie elektronicznej to dokument w postaci elektronicznej wystawiony przy użyciu kasy online, mający zawartość zgodną z paragonem fiskalnym w postaci papierowej, który jest przesyłany do nabywcy za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony.

Jeśli natomiast chodzi o kwestie techniczne dotyczące paragonów, wirtualna kasa online powinna zapewnić ewidencję dokonywanej sprzedaży, kończącej się każdorazowo wystawieniem paragonu fiskalnego przez:

  1. wprowadzanie kolejnych pozycji paragonu fiskalnego i równoczesne wytworzenie postaci elektronicznej linii dokumentu zawierającej daną pozycję zapisaną w bazie danych kasy, bez możliwości usunięcia tej pozycji i możliwości jej równoczesnego wydruku;

  2. zatwierdzenie paragonu fiskalnego oraz jego natychmiastowy wydruk (nie dotyczy kasy samoobsługowej) lub w przypadku możliwości technicznych natychmiastowe przesłanie do nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej, a także zapisanie paragonu fiskalnego w bazie danych kasy.

Od 1 kwietnia 2020 r. możliwe jest przesyłanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej za zgodą nabywcy i w sposób z nim ustalony. Jeśli więc nabywca wyrazi zgodę na wysyłkę paragonu elektronicznie w formie PDF, sprzedawca będzie mógł jej dokonać.

Stawki VAT – oznaczenia literowe 

Podatnicy na wirtualnej kasie online mają obowiązek przypisania odpowiedniego oznaczenia literowego (od „A” do „G”) do stawek podatku VAT lub zwolnienia z VAT w następujący sposób:

  1. literze „A” jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%;

  2. literze „B” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%;

  3. literze „C” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%;

  4. literze „D” jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%;

  5. literze „E” jest przypisane zwolnienie od podatku;

  6. literom „F” i „G” są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy o VAT.

Podatnik na żądanie organu podatkowego ma obowiązek przedstawić to, że przypisane zostały właściwe oznaczenia literowe dla danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku.

Oświadczenie pracowników i podatnika

Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, tj. pracownika, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie tego zadania, z zasadami prowadzenia ewidencji w tym z zasadami wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania. Pracownik przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Wzór oświadczenia znajduje się w załączniku nr 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Przechowywanie dokumentacji fiskalnej

Podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie o rachunkowości oraz w ustawie – Ordynacja podatkowa i zgodnie z określonymi warunkami zapewnić do nich dostęp. Analogicznie do przypadku pozostałych rodzajów kas podatnicy prowadzący rejestry sprzedaży za pośrednictwem kas fiskalnych są więc zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa okres podatkowy (jest to okres przedawnienia zobowiązania podatkowego). Oznacza to, że przykładowo dokumenty wykorzystane do wypełnienia deklaracji podatkowej PIT za 2015 r. należy zachować do końca 2020 r.