Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup rezerwowej kasy online a możliwość skorzystania z ulgi

Kasy fiskalne są obecne niemal we wszystkich punktach handlowych i usługowych. Przedsiębiorcy je posiadający muszą sukcesywnie wymieniać je na kasy online. Wydatek na kasę online jest znaczny, szczególnie u tych podatników, którzy użytkują obecnie kilka kas. Ponadto wielu podatników dokonywało zakupu kasy rezerwowej. Przedsiębiorcy wymieniający kasy na online, zastanawiają się, czy zakup rezerwowej kasy online uprawnia ich do skorzystania z ulgi. 

Obowiązek stosowania kas fiskalnych

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych wynika z zapisu art. 111 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, dalej: ustawa o VAT.

Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Tym samym, powyższe regulacje określają generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Przykład 1.

Podatnik dokonuje sprzedaży wyłącznie dla podmiotów gospodarczych. Wartość sprzedaży jest bardzo duża. W takim przypadku pomimo wysokiej wartości sprzedaży podatnik nie ma obowiązku instalacji kasy fiskalnej.

Kasa online

Ustawodawca dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach nałożył obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących,  tzw. kas online (pozostałe branże mogą stosować kasy online dobrowolnie).

Kasy online wyposażone są w nowe funkcje umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Kasa online łączy się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

  • przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej;

  • przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

  1. związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

  2. obejmujących określenie:

  • sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

  • sposobu pracy kasy rejestrującej,

  1. zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Ulga na zakup kasy online

Ustawodawca przewidział ulgę na zakup kasy online. Przysługuje ona tym podatnikom, którzy po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących, a na zasadzie wyjątku tym podatnikom, którzy już prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, ale na podstawie przepisów ustawy o VAT zostali zobowiązani do wymiany dotychczas stosowanych kas na kasy online. 

Podatnicy mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Zakup rezerwowej kasy online a możliwość skorzystania z ulgi

W wielu przypadkach podatnicy użytkują także kasę rezerwową. Ma ona zapewnić podatnikowi możliwość sprzedaży, gdy kasa główna ulegnie awarii. 

Przykład 2.

Podatniczka prowadzi usługi kosmetyczne. Była zobligowana do wymiany kasy rejestrującej. Zakupiła kasę online i skorzystała z ulgi. Następnie postanowiła, że kasa będzie stanowić u niej kasę rezerwową. Czy podatniczka musi zwracać ulgę?

Z objaśnień podatkowych z 11 lipca 2019 roku w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących online wynika, że ulga dla podatników wskazanych w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT przysługuje, gdy zostaną łącznie spełnione dwa warunki, tj. obowiązek wymiany kasy wynikający z ustawy o VAT, a ewidencja na kasach online zostanie rozpoczęta najpóźniej w terminach wskazanych w art. 145b ust. 3 ustawy o VAT. Wnioskodawczyni jest zobowiązana do stosowania kasy online z tytułu wykonywania usług kosmetycznych i kosmetologicznych od 1 stycznia 2021 roku. Należy stwierdzić, że warunki te w analizowanej sprawie zostały spełnione, a ulga jest w tym przypadku należna na tę kasę, która podlega wymianie w związku z obowiązkiem użytkowania kas online.

Należy ponadto zaznaczyć, że w analizowanym przypadku nie następuje zaprzestanie używania kasy online, lecz zmiana sposobu jej używania z kasy głównej na kasę rezerwową.

Przykład 3.

Przedsiębiorca świadczy usługi fryzjerskie. Dotychczas cała sprzedaż była ewidencjonowana na jednej kasie fiskalnej. Podatnik ma obowiązek wymiany kasy z elektronicznym zapisem kopii na kasę online. Postanowił zakupić dwie kasy. Jedna z nich ma być tzw. kasą rezerwową. Czy podatnik ma prawo do podwójnej ulgi?

W tym przypadku ma on prawo do ulgi na jedną kasę. Przedsiębiorca dotychczas użytkował tylko jedną kasę i na jej wymianę ma ulgę. Tym samym jej rozliczenie na dwie kasy może być zakwestionowane przez organy podatkowe.

Podsumowując, podatnik ma prawo do ulgi na zakup kas fiskalnych online, ale tylko tych, które wcześniej użytkował.