Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, której głównym profilem jest sprzedaż akcesoriów samochodowych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz naprawa pojazdów. Sprzedaż ewidencjonuję na kasie online. Na stałe mam zapewniony dostęp do internetu, nie mniej jednak czasami połączenie może zostać utracone. W związku z tym pojawia się pytanie – kasa online a brak internetu – czy w takiej sytuacji możliwa jest sprzedaż?
Sławek, Wrocław
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, należy zaewidencjonować na kasie fiskalnej i wystawić paragon fiskalny. Jeżeli zatem dokonuje Pan sprzedaży sprzętu samochodowego na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych, ma Pan obowiązek nabicia sprzedaży na kasę fiskalną i udokumentowania transakcji paragonem fiskalnym, a także wydania go nabywcy.
Co ważne możliwe jest wystawienie paragonu w postaci papierowej bądź za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych. Wystawienie e-paragonu możliwe jest w przypadku określonych kas online bądź wirtualnych kasach (można je stosować tylko w przypadku określonych grup usług bądź dostaw).
Kasa fiskalna online a ewidencja sprzedaży
Określone grupy przedsiębiorców mają obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasach fiskalnych online. Obowiązek ten wprowadzany był stopniowo dla poszczególnych branż. Obecnie podatnicy mają możliwość rejestrowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (do czasu wykorzystania ich pamięci, rolki), jak i kas fiskalnych online. W związku z powyższym stosowanie kasy fiskalnej online na chwilę obecną jest dobrowolne.
Kasa fiskalna online to rodzaj kasy rejestrującej, która jest podłączona do internetu i przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). W przypadku kasy fiskalnej online, ewidencja sprzedaży jest prowadzona automatycznie przez kasę. Kasa rejestruje wszystkie transakcje sprzedaży i przesyła dane do CRK. W związku z tym podatnik zdecyduje się na rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej online, zobowiązany jest do spełnienia określonych przepisami warunków, między innymi zobligowany jest zapewnić połączenie kasy online z Centralnym Repozytorium Kas, w celu przesyłania danych dotyczących dokonanej przez przedsiębiorcę sprzedaży.
Zgodnie z art. 111a ust. 3 omawianej ustawy sposób połączenia kasy online z Centralnym Repozytorium Kas, musi zapewniać:
- przesyłanie danych z kasy fiskalnej w sposób ciągły, bezpośredni i zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS (Krajowej Administracji Krajowej) w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą określoną przepisami;
- przesyłanie poleceń dotyczących fiskalizacji kasy, sposobu i zakresu pracy kasy oraz przesyłania danych z kasy;
- prawidłowość pracy kasy.
Kasa online a brak internetu - jak sobie poradzić?
Podatnik powinien dopełnić wszelkich czynności, aby zapewnić połączenie swojej kasy online z Centralnym Repozytorium Kas. Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, że połączenie to zostanie utracone, wówczas podatnik zgodnie z art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT jest zobowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży. Przy czym w zależności od okresu utraty połączenia, podatnik powinien podjąć dodatkowe kroki.
Jeżeli połączenie zostanie utracone czasowo, wówczas podatnik zobowiązany jest zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu usterek. Natomiast w przypadku, gdy połączenie zostanie utracone trwale – przedsiębiorca powinien ustalić z naczelnikiem urzędu skarbowego połączenie w określonych odstępach czasowych.
Przykład 1.
Pani Magdalena dokonuje sprzedaży czasopism na rzecz osób prywatnych w kiosku i rejestruje sprzedaż na kasie online. W trakcie sprzedaży utraciła dostęp do internetu, a w konsekwencji połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Czy w takiej sytuacji pani Magdalena może dokonać sprzedaży?
Tak, pani Magdalena może sfinalizować transakcję, przy czym jeżeli nie jest możliwe połączenie kasy z Centralnym Repozytorium Kas, konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży i zapewnienie połączenia z CRK zaraz po ustaniu przyczyn utracenia połączenia.
Przykład 2.
Pan Michał dokonuje sprzedaży akcesoriów samochodowych na giełdzie samochodowej, na której kasa online nie ma połączenia z internetem. Czy w takiej sytuacji możliwa jest sprzedaż?
Tak, przy czym podatnik, który trwale utracił połączenie, zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego przed dokonaniem takiej sprzedaży. Dzięki czemu zostaną ustalone odstępy czasowe, w których pan Michał będzie zobowiązany do zapewnienia połączenia i dostarczania danych do Centralnego Repozytorium Kas.
Reasumując, odpowiedź na Pana pytanie “Kasa online a brak internetu - czy w takiej sytuacji możliwa jest sprzedaż?” jest twierdząca. Podatnik, który utracił połączenie z internetem, może dokonywać sprzedaży, ale powinien taką sprzedaż rejestrować na kasie fiskalnej nawet w przypadku braku połączenia. Zatem jeżeli brak połączenia z kasą jest czasowy, powinien je Pan zapewnić ponownie niezwłocznie po ustaniu przyczyn zerwania, a w przypadku trwałego braku połączenia – kwestię połączeń należy ustalić z naczelnikiem US.
