Przejście na pełną księgowość - kto jest zobowiązany?

Przejście na pełną księgowość w 2024 roku stanowi istotny krok w rozwoju wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które dynamicznie się rozwijają i osiągają większe przychody. Wraz ze wzrostem skali działalności zmieniają się także wymogi prawne oraz potrzeba bardziej szczegółowej i przejrzystej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Wprowadzenie pełnej księgowości to nie tylko spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów, ale także narzędzie, które umożliwia lepsze zarządzanie finansami i bardziej precyzyjne raportowanie. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty związane z przejściem na pełną księgowość oraz to, jakie zmiany wiążą się z procesem przejścia z księgi podatkowej na pełną księgowość w 2024 roku.

Obowiązek prowadzenia różnych form ewidencji

Prowadzenie działalności gospodarczej jest związane z koniecznością ewidencji zdarzeń z nią związanych w formie ksiąg podatkowych lub ksiąg rachunkowych. Zarówno przepisy prawa podatkowego, jak i bilansowego nakładają na podmioty gospodarcze zróżnicowane obowiązki w zależności od formy prawnej, rozmiarów prowadzonej działalności, struktury własności i innych czynników, w wyniku czego pojawiają się zróżnicowane formy opodatkowania i ewidencji zdarzeń gospodarczych. Wybór formy prowadzenia działalności, jej rozmiar i przedmiot jest zatem ściśle związany z wyborem sposobu opodatkowania i formy prowadzonej ewidencji (ksiąg podatkowych lub ksiąg rachunkowych).

Wybór sposobu opodatkowania dochodów wiążę się z obowiązkiem prowadzenia różnych form ewidencji. Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, ewidencjonują zdarzenia gospodarcze w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Są to podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący uproszczoną księgowość. Wszystkie jednostki podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych są zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc tzw. pełnej księgowości.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych reguluje ustawa o rachunkowości, której przepisy stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z Ustawą z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro:
3. przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;
4. jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
5. gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:
• państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
• gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,
• (uchylona);
6. jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
7. oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
8. jednostek niewymienionych w pkt 1-6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Istnieje zatem grupa jednostek gospodarczych zobligowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a pozostałe podmioty niemającego tego obowiązku mogą prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie. Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw mogą zdecydować się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych rozpoczyna się od początku następnego roku obrotowego, czyli nie można zdecydować się na to rozwiązanie w trakcie roku na podstawie zawiadomienia o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych złożonego do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zawiadomienie należy złożyć przed rozpoczęciem następnego roku obrotowego. 

Limit przychodów – przejście na pełną księgowość w 2024 roku

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości – stanowi tak art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwota, o której mowa, określona w ustawie o rachunkowości to 2 000 000 euro. Przy czym przeliczenia na złote dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2024 roku obliczamy w następujący sposób:

2 000 000 euro × 4,6091 zł/euro = 9 218 200 zł

Kurs średni ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października 2023 roku, czyli na 2 października 2023 roku, wynosi 4,6091 zł (Tabela kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2023 z 2 października 2023 roku).

Jak ustalić sumę przychodów za 2023 rok w celu weryfikacji, czy konieczne jest przejście na pełną księgowość?

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2024 roku wynosi 9 218 200 zł. Oznacza to, że do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2024 roku są zobowiązane osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody za cały 2023 rok wyniosą co najmniej 9 218 200 zł. W celu ustalenia, czy przekroczono limit przychodów obligujący przedsiębiorcę do przejścia na pełną księgowość w 2024 roku, należy zweryfikować sumę przychodów, o których mowa w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 14 ust 1 ustawy za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Zauważmy, że w przepisach ustawy nie zawarto rozróżnienia dla celów poziomu przychodu powodującego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych na przychody podlegające opodatkowaniu oraz na przychody zwolnione od opodatkowania. Tym samym do limitu trzeba zaliczyć również przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania.

Jak wyjaśnia bowiem Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.56.2022.2.KO) z 28 kwietnia 2022 roku, zakres normy określonej w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jedynie definiuje przychód z tytułu działalności gospodarczej. W ustawie nie zawarto rozróżnienia dla celów poziomu przychodu powodującego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych na przychody podlegające opodatkowaniu oraz na przychody zwolnione od opodatkowania, tym samym do limitu należy zaliczyć również dotacje i subwencje, o których mowa we wniosku. Zatem otrzymane dotacje i subwencje (z wyjątkiem przeznaczonych na zakup albo wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których zgodnie z art. 22a–22o dokonuje się odpisów amortyzacyjnych) stanowią przychód z działalności gospodarczej, który trzeba uwzględnić przy ustalaniu limitu przychodu powodującego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów przy weryfikacji, czy nie został przekroczony limit przychodów zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w pierwszej kolejności sprawdzają wartość przychodów ujętych w PKPiR za cały 2023 rok w kolumnie 9 „Razem przychód”. Przypomnijmy, że kolumna 9 „Razem przychód” to z kolei suma przychodów z kolumny 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” i kolumny 8 „Pozostałe przychody”. Do wartości przychodów z kolumny 9 podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy dodać jeszcze przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania. Są to np. dotacje, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość nieodpłatnych świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 125 tej ustawy czy przychody podatkowe, od których zaniechano poboru podatku. Jeżeli ustalona przez przedsiębiorcę suma przychodów dla celów poziomu przychodu powodującego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2023 roku jest równa bądź przekracza limit 9 218 200 zł, to podatnik ma obowiązek zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów za 2023 rok i od 1 stycznia 2024 roku otworzyć księgi rachunkowe.

Przykład 1.

Jestem przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą i prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). W 2023 roku suma moich przychodów z kolumny 9 PKPiR wyniosła 9 160 000 zł. Dodatkowo w tym samym roku otrzymałem jednorazową dotację w wysokości 100 000 zł na podjęcie działalności gospodarczej, która na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Czy w takiej sytuacji mam obowiązek przejścia na pełną księgowość w 2024 roku?

W 2024 roku limit przychodów, którego przekroczenie zobowiązuje do przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na pełną księgowość, wynosi 9 218 200 zł. W Pana przypadku suma przychodów z kolumny 9 PKPiR wyniosła 9 160 000 zł. Do tej kwoty należy jednak doliczyć także przychód z dotacji, mimo że jest ona zwolniona z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT. Przychody zwolnione z opodatkowania, takie jak otrzymana przez Pana dotacja, muszą być uwzględniane przy obliczaniu sumy przychodów dla celów ustalenia obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Kwota dotacji to 100 000 zł, co oznacza, że łączna suma przychodów wynosi 9 260 000 zł (9 160 000 zł + 100 000 zł), a ponieważ łączna kwota przychodów przekracza limit 9 218 200 zł, będzie Pan zobowiązany do przejścia na pełną księgowość w 2024 roku.