Część sprzedawców udziela nabywcom rabatów, które mogą być obliczane na podstawie wielkości dokonanych zakupów, spełnienia warunków umowy lub terminowego regulowania płatności. Często ma to na celu nagrodzenie lojalnych klientów lub zachęcenie do dalszej współpracy. Fakturę korygującą dokumentującą otrzymany rabat potransakcyjny nabywca może otrzymać na przełomie lat obrotowych. W jaki sposób przebiega wówczas ewidencja otrzymanego rabatu w księgach rachunkowych?
Czym jest rabat potransakcyjny?
Rabat potransakcyjny to forma zniżki udzielanej przez sprzedawcę nabywcy po zakończeniu transakcji. Zazwyczaj jest przyznawany na podstawie określonych kryteriów, czyli po spełnieniu przez nabywcę różnego rodzaju warunków, np. dokonania zamówień towarów w danym okresie w ustalonej wysokości, spełnienia warunków umowy czy terminowego uregulowania płatności za dostawę. Rabat potransakcyjny może zostać przyznany także w wyniku zaistnienia określonych okoliczności, np. uszkodzenia towarów w transporcie czy uznania reklamacji. Może on zostać udzielony zarówno w trakcie roku obrotowego, w którym zawarto transakcje, jak i po jego zakończeniu.
Przyznanie rabatu potransakcyjnego nabywcy wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę. Sprzedawca dokumentuje każdą sprzedaż dóbr lub usług w okresie rozliczeniowym, natomiast dokument potwierdzający przyznanie rabatu (dokument korygujący) wystawia w dniu rozliczenia udzielonego rabatu. Dopiero wówczas ma informację, czy odbiorca spełnił warunki do jego przyznania.
Nabywca prowadzący księgi rachunkowe po otrzymaniu faktury korygującej musi odpowiednio w nich rozliczyć zmniejszenie ceny zakupu. Sposób rozliczenia przyznanego nabywcy rabatu potransakcyjnego uzależniony jest od tego, czy sprawozdanie finansowe za dany rok zostało już sporządzone i zatwierdzone, oraz od poziomu istotności wartości otrzymanego rabatu.
W jaki sposób ująć przyznany rabat potransakcyjny w księgach rachunkowych?
Sposób ujęcia otrzymanych rabatów w księgach rachunkowych nabywcy przedstawiony został w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami stanowiącym załącznik do uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 listopada 2018 roku (nr 4/2018).
Ostateczne rozliczenie rabatu potransakcyjnego z tytułu dokonanych w danym roku obrotowym transakcji zakupu objętych rabatem może nastąpić po dniu bilansowym. Wówczas, ujęcie w księgach rachunkowych rozliczenia będzie zależeć od tego, czy nastąpiło ono:
- przed sporządzeniem sprawozdania finansowego;
- po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem;
- po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Rabat potransakcyjny otrzymany przed sporządzeniem sprawozdania finansowego
W przypadku, gdy przyznanie nabywcy rabatu potransakcyjnego nastąpiło przed sporządzeniem sprawozdania finansowego przez jednostkę dokonującą nabycia towarów lub usług, to jednostka powinna skorygować wartość zobowiązania w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym przeprowadziła transakcje zakupu objęte rabatem. Zasada memoriału nakazuje bowiem ewidencjonowanie przychodów i kosztów w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Jeżeli otrzymany rabat potransakcyjny dotyczy niesprzedanych jeszcze towarów lub niezużytych jeszcze materiałów, to w jego wyniku jednostka powinna skorygować (zmniejszyć) wartość zapasów. Jeżeli natomiast przyznany nabywcy rabat potransakcyjny dotyczy sprzedanych już towarów bądź zużytych materiałów, to należy wówczas skorygować koszty. W razie, gdy niemożliwe jest ustalenie, czy towary lub materiały objęte rabatem zostały sprzedane/zużyte, czy są w magazynie, korektę z tytułu otrzymanego rabatu potransakcyjnego odnosi się na zmniejszenie kosztów sprzedanych towarów.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością niebędąca podatnikiem VAT po zakończeniu roku obrotowego otrzymała rabat potransakcyjny wynikający z realizacji określonej w umowie wielkości zamówień za ostatni kwartał 2023 roku. 20 stycznia 2024 roku otrzymała fakturę korygującą dokumentującą przyznanie rabatu potransakcyjnego. Sprawozdanie finansowe nie zostało jeszcze sporządzone. W jaki sposób należy ująć w księgach rachunkowych rabat przyznany po zakończeniu roku obrotowego, a przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, w sytuacji gdy rabat dotyczy towarów, które zostały już sprzedane?
Faktura korygująca dotycząca sprzedanych już towarów podlega ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych w roku, w którym dokonano transakcji zakupu objętej rabatem (2023 roku) w następujący sposób:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”;
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Korekta o kwotę przyznanego rabatu kosztu sprzedanych towarów:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Rabat potransakcyjny przyznany nabywcy po sporządzeniu sprawozdania finansowego
Jeżeli nabywca otrzymał rabat potransakcyjny po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, to jednostka koryguje wartość zobowiązania w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym przeprowadziła transakcje zakupu objęte rabatem i zmienia sprawozdanie finansowe za ten rok obrotowy, jeżeli uzna, zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, że kwota rabatu ma istotny wpływ na sprawozdanie finansowe. W przypadku, gdy jednostka uzna kwotę rabatu za nieistotną z punktu widzenia sprawozdania finansowego, koryguje wówczas wartość zobowiązania w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu.
Przykład 2.
Spółka z o.o. z przykładu 1. otrzymała fakturę korygującą z tytułu przyznanego rabatu potransakcyjnego po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2023 rok, ale przed jego zatwierdzeniem. W jaki sposób należy ująć rabat, jeżeli wartość korekty w ocenie jednostki jest istotna, a towary objęte rabatem nie zostały jeszcze sprzedane? Zapasy w jednostce są ujmowane w cenach zakupu (nabycia).
Faktura korygująca w związku z przyznaniem rabatu, dotycząca towarów, które nie zostały jeszcze sprzedane, w sytuacji gdy jednostka uznała wartość korekty za istotną, podlega zewidencjonowaniu w księgach rachunkowych w roku, w którym dokonano transakcji zakupu objętej rabatem (2023 roku) zapisem:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”;
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Korekta o kwotę przyznanego rabatu wartości zapasów:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 330 „Towary”.
Otrzymanie rabatu potransakcyjnego przez nabywcę po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego powoduje, że jednostka zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy koryguje wartość należności lub zobowiązania w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu.
