Koszty ubezpieczenia majątku to koszty działalności operacyjnej rozliczane w czasie. Okres ubezpieczenia wpływa na czas rozliczenia poniesionego przez jednostkę wydatku na zakup ubezpieczenia. W artykule omówimy, jak ująć koszt polisy w księgach rachunkowych.
Koszty podlegające rozliczeniu w czasie
Koszty w księgach rachunkowych powinny być ujmowane przy uwzględnieniu zasady periodyzacji. Zgodnie z tą zasadą do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Periodyzacja zdarzeń wyraża się poprzez stosowanie zasady memoriałowej i zasady współmierności kosztów oraz przychodów. Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zasada współmierności zakłada natomiast merytoryczną i czasową współmierność kosztów z przychodami. Współmierność merytoryczna przejawia się w przeciwstawianiu przychodom uzyskanym ze sprzedaży odpowiadających im kosztów. Współmierność czasowa przejawia się natomiast w przeciwstawianiu przychodom osiągniętym w danym okresie sprawozdawczym kosztów dotyczących tego okresu. Konsekwencją stosowania tej zasady jest ustalenie przez jednostkę rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (RMC) powstają wtedy, gdy jednostka ponosi koszty dotyczące przyszłych okresów. Polegają na wyeliminowaniu z kosztów okresu sprawozdawczego tej ich części, która została w danym okresie poniesiona, ale dotyczy okresów przyszłych, oraz doliczeniu do kosztów okresu bieżącego tej części kosztów poniesionych wcześniej, która obciąża bieżący okres sprawozdawczy. Ewidencja rozliczeń międzyokresowych kosztów odbywa się na kontach zespołu 6. Do ewidencji kosztów działalności operacyjnej już poniesionych przez jednostkę, a dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych służy konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Przy czym czas rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem wynikającym z dokumentów źródłowych (faktury, umowy polisy ubezpieczeniowej itd.).
Koszt polisy w księgach rachunkowych
Koszty ubezpieczenia majątku obejmują zazwyczaj różne okresy sprawozdawcze, a zapłata następuje jednorazowo z góry lub w kilku ratach, przez co są kosztami działalności operacyjnej rozliczanymi w czasie przy wykorzystaniu konta 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Ujęcie składki ubezpieczeniowej na koncie 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” powinno nastąpić pod datą zawarcia umowy.
Czas rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem wynikającym z otrzymanych przez jednostkę dokumentów źródłowych; w przypadku kosztów ubezpieczenia majątku jest to okres objęcia tym ubezpieczeniem wskazany w polisie. Kwotę do rozliczenia przypadającą na dany okres rozliczeniowy ustala się poprzez podzielenie całkowitej kwoty składki ubezpieczeniowej przez liczbę okresów rozliczeniowych, których dotyczy polisa. W zależności od rozwiązań przyjętych w polityce rachunkowości jednostka może:
- ustalić kwotę odpisu kosztu poprzez podzielenie kwoty składki ubezpieczeniowej przez liczbę dni lub liczbę miesięcy,
- odpisywać koszt składki ubezpieczeniowej na odpowiednie okresy rozliczeniowe w miesiącu rozpoczęcia obowiązywania polisy albo miesiącu następnym, jeżeli pierwszy okres nie obejmuje pełnego miesiąca.
Przyjęte rozwiązania w zakresie sposobu ustalania kwoty odpisu kosztu czy dokonania pierwszego odpisu powinny zostać opisane w zasadach rachunkowości jednostki i stosowane w sposób ciągły.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 8 maja 2024 roku dokonała zakupu polisy na okres od 1 czerwca 2024 roku do 31 maja 2025 roku. Ubezpieczenie obejmuje maszyny i urządzenia stanowiące majątek przedsiębiorstwa. Całkowita kwota składki wynosi 9000 zł. Jednostka przyjęła w polityce rachunkowości, że spółka ustala kwotę odpisu kosztu poprzez podzielenie kwoty składki ubezpieczeniowej przez liczbę miesięcy. W jaki sposób zaksięgować zakup polisy i jednorazową zapłatę składki z góry (z rachunku bankowego)?
Ile wynosi miesięczny odpis składki na ubezpieczenie maszyn i sprzętu? W jaki sposób należy zaksięgować koszt polisy w księgach rachunkowych?
Podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych kosztów ubezpieczenia maszyn i urządzeń stanowiących majątek przedsiębiorstwa jest otrzymana polisa ubezpieczeniowa. Skoro obejmuje ona okres od 1 czerwca 2024 roku do 31 maja 2025 roku, czyli dotyczy przyszłych okresów sprawozdawczych, to spółka powinna dokonać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Koszty ubezpieczenia przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze ujmuje się na koncie 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” pod datą zawarcia umowy. Zapis może wyglądać następująco:
- Wn konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki”.
Zapłatę za polisę – pełną kwotę składki opłacaną z góry ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Miesięczny odpis składki na ubezpieczenie maszyn i sprzętu wynosi 750 zł (9000 zł / 12 = 750 zł).
Następnie od momentu rozpoczęcia obowiązywania polisy kwota składki przypadająca na dany okres rozliczeniowy odpisywana jest w koszty w następujący sposób:
- Wn konto 406 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
- Ma konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
