Polisy ubezpieczeniowe są klasyfikowane jako koszty operacyjne i wymagają odpowiedniego ujmowania w księgach rachunkowych. Z uwagi na to, że zazwyczaj obejmują one określony okres, ich koszt powinien być rozliczany proporcjonalnie w czasie. W tym celu stosuje się czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W artykule omawiamy, jak ująć koszt polisy w księgach rachunkowych.
Czy polisa ubezpieczeniowa stanowi dowód księgowy?
Polisa ubezpieczeniowa potwierdza zawarcie umowy ubezpieczenia między ubezpieczającym (osobą fizyczną lub prawną) a ubezpieczycielem (firmą ubezpieczeniową). Polisa zawiera szczegółowe informacje dotyczące warunków objęcia ubezpieczeniem, a więc w szczególności: dane ubezpieczającego i ubezpieczyciela, przedmiot ubezpieczenia (opis mienia, życia lub zdrowia objętego ubezpieczeniem), okres ubezpieczenia sumę ubezpieczenia, kwotę składki (kwota, którą ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić ubezpieczycielowi za ochronę ubezpieczeniową), szczegółowe zasady, wyłączenia, limity oraz procedury zgłaszania szkód. Podpisanie polisy przez obie strony potwierdza zgodę na warunki zawarte w umowie i zobowiązanie do ich przestrzegania. Polisa pełni również funkcję dowodową w przypadku ewentualnych sporów dotyczących ubezpieczenia.
Polisa ubezpieczeniowa może stanowić dowód księgowy, na podstawie którego następuje ujęcie składki na ubezpieczenie w księgach rachunkowych, o ile spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości.
Zgodnie z art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Jak stanowi art. 21 ust 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
- w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
- w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Polisy ubezpieczeniowe a rozliczenie w czasie
Polisy ubezpieczeniowe dotyczą zazwyczaj różnych okresów sprawozdawczych, przez co podlegają rozliczeniu w czasie w księgach rachunkowych.
Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Natomiast na podstawie art. 39 ust. 3 tej ustawy odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów dotyczące polis ubezpieczeniowych ujmuje się po stronie Winien (Wn) na koncie 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub na konie 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe” w zależności od rodzaju polisy.
Okres rozliczenia kosztów poszczególnych ubezpieczeń powinien pokrywać się z okresem wynikającym z dokumentów źródłowych, czyli w tym przypadku z polis ubezpieczeniowych. Kwotę odpisu czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów przypadającą na 1 okres ustala się zazwyczaj poprzez podzielenie kwoty składki ubezpieczeniowej przez liczbę miesięcy lub dni, przy czym jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna zawrzeć sposób ustalania odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w polityce rachunkowości.
Koszt polisy w księgach rachunkowych - polisa dotycząca działalności operacyjnej
Wydatki na zakup polisy ubezpieczeniowej zazwyczaj odnoszone są w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Są to np. ubezpieczenia majątkowe czy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Do ewidencji wydatków już poniesionych przez jednostkę na tego typu polisy ubezpieczeniowe, a dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych wykorzystywane jest konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Kwota składki ubezpieczeniowej przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze ujmowana jest na koncie 640 po stronie Winien (Wn) pod datą zawarcia umowy polisy ubezpieczeniowej w następujący sposób:
- Wn konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki”.
Opłacenie składki ubezpieczeniowej jednorazowo z góry lub w kilku ratach w zależności od tego, czy zapłata następuje przelewem, czy gotówką ujmujemy w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”/100 „Kasa”.
Następnie kwota odpisu przypadająca na dany okres rozliczeniowy odpisywana jest w koszty na podstawie PK „Polecenie księgowania”:
- Wn konto 406 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
- Ma konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Koszt polisy w księgach rachunkowych - polisa na życie w związku z zaciągniętym kredytem obrotowym
Rozliczenia międzyokresowe wydatków poniesionych na polisy ubezpieczeniowe mogą dotyczyć także działalności finansowej jednostki, np. w przypadku polis ubezpieczeniowych na życie w związku z zaciągniętym kredytem obrotowym. Polisa na życie to forma zabezpieczenia dla kredytodawcy, która może być stosowana przez bank w przypadku udzielenia jednostce kredytu. Wszelkie koszty związane z uruchomieniem kredytu zalicza się do kosztów operacji finansowych ujmowanych na koncie 751 „Koszty finansowe”. Polisy ubezpieczeniowe na życie w związku z zaciągniętym kredytem obrotowym dotyczące różnych okresów sprawozdawczych także podlegają rozliczeniu w czasie w księgach rachunkowych. Do ewidencji wydatków już poniesionych przez jednostkę na polisy ubezpieczeniowe odnoszące się do działalności finansowej jednostki, a dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych wykorzystywane jest konto 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”. Kwota składki ubezpieczeniowej przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze ujmowana jest na koncie 651 po stronie Winien (Wn) pod datą zawarcia umowy polisy ubezpieczeniowej następującym zapisem:
- Wn konto 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki”.
Zapłatę za polisę księgujemy następująco:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”/100 „Kasa”.
Natomiast kwotę opisu przypadającą na dany okres rozliczeniowy odpisujemy w koszty na podstawie PK „Polecenie księgowania” zapisem:
- Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
- Ma konto 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”.
Polisa ubezpieczeniowa dotycząca środków trwałych w budowie
Zakup polisy ubezpieczeniowej dotyczącej środków trwałych w budowie ewidencjonuje się po stronie Winien (Wn) konta 080 „Środki trwałe w budowie”. Koszty ubezpieczenia środków trwałych w budowie zwiększają bowiem wartość początkową środka trwałego. Ewidencja księgowa kosztów polisy ubezpieczeniowej dotyczącej środka trwałego w budowie wygląda następująco:
- Wn konto 080 „Środki trwałe w budowie”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki”.
