Przyczyny wykreślenia podatnika z rejestru VAT - warto wiedzieć (cz.1)

Skutki wykreślenia podatnika VAT z rejestru podmiotów VAT mogą dostarczyć wielu problematycznych sytuacji jak i konsekwencji tych sytuacji. Dlatego warto wiedzieć, kiedy polski podatnik VAT może zostać wykreślony z rejestru podmiotów VAT, aby móc lepiej i szybciej zareagować nawet na stosunkowo przypadkową okoliczność wykreślenia (brak wiedzy podatnika o tym fakcie). Poznaj przyczyny wykreślenia podatnika z rejestru VAT!

Co to jest rejestr podatników VAT

Rejestr podatników VAT jest zbiorem (bazą) podatników czynnych oraz zwolnionych z VAT prowadzonym przez Szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej). Poza podstawowymi danymi takimi jak: imię i nazwisko lub nazwa firmy, numer NIP, PESEL (także wspólników i prokurentów w przypadku organów uprawnionych do reprezentowania podmiotu), REGON, KRS, adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo zamieszkania albo siedziby firmy, numer rachunku rozliczeniowego - rejestr podatników VAT zawiera także dane dotyczące statusu danego podatnika VAT.
Do danych związanych ze statusem VAT należą m.in.:

1. aktualny status VAT podmiotu bądź na wybrany dzień (można się cofnąć najdalej maksymalnie 5 lat),
2. lista czynnych i zwolnionych podmiotów VAT,
3. status podmiotu dla którego nie dokonano rejestracji albo, który został wykreślony z rejestru jako podatnik VAT,
4. status VAT podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
5. podstawę prawną (przyczynę) odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT.

Co oznacza sytuacja, w której podatnik VAT zostaje wykreślony z rejestru podmiotów VAT

Podmioty, które dokonają rejestracji, wykreślenia, przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT zostaną wpisani do wykazu podatników VAT lub z niego wykreśleni z datą wystąpienia jednej z tych okoliczności.

W późniejszym czasie w zależności od rzeczywistości gospodarczej podatnik (jego status VAT) może samodzielnie albo w sposób administracyjny (z urzędu) zostać wykreślony, przywrócony, zaktualizowany bądź ponownie zarejestrowany do rejestru podmiotów VAT.

W przypadku, gdy czynny podatnik VAT został wykreślony z urzędu z rejestru podmiotów VAT, to ta okoliczność dostarczy wielu problemów zarówno temu podatnikowi jak i kontrahentom korzystającym z jego usług lub dostaw towarów.

Sam podatnik nie będzie uprawniony do wystawienia faktury z naliczonym podatkiem VAT oraz nie będzie posiadał uprawnień do odliczenia bądź zwrotu podatku VAT naliczonego.
Natomiast jego nabywcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą zderzyć się z oporem organów podatkowych, co do możliwości realizacji prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług wystawionych przez wykreślonego z rejestru VAT sprzedawcę (w okresie czasu wykreślenia, jeżeli podmiot został przywrócony w późniejszym czasie).

Urząd skarbowy może ponownie nie zarejestrować podatnika do rejestru podmiotów VAT

Podmioty, które pierwszy raz albo ponownie chcą złożyć wniosek (VAT-R) w celu rejestracji, jako czynni podatnicy VAT muszą uwzględnić fakt, że aby wniosek nie został odrzucony, bez konieczności nawet zawiadomienia podatnika o tym fakcie to nie może wystąpić okoliczność taka jak:

1. sąd wydał dla danego podatnika zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, lub
2. podatnik podał dane niezgodne z prawdą składając formularz rejestracyjny aktualizacyjny VAT-R, lub
3. podatnik nie istnieje lub
4. urząd udokumentował nieudane próby komunikacji z podatnikiem bądź z pełnomocnikiem, lub
5. podatnik lub jego pełnomocnik nie stawiają się na przekazane im wezwania z urzędu skarbowego lub innego organu podatkowego (urząd celny, dyrektor izby skarbowej, Szef KAS, inni), lub
6. urząd jest w posiadaniu informacji potwierdzających prowadzenie przez podatnika działalności mającej na celu wyłudzenia podatkowe.

Podstawowe przyczyny wykreślenia podatnika z rejestru VAT przez urząd skarbowy

W myśl art. 96 ust. 6 ustawy o VAT w przypadku, gdy czynny podatnik VAT zakończył sprzedaż podlegającą obligatoryjnemu opodatkowaniu VAT, wówczas będzie on zobowiązany zgłosić ten fakt właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Z kolei otrzymane przez naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie będzie podstawą do dokonania wykreślenia danego podatnika z rejestru podmiotów VAT.

Pierwsza podstawowa przesłanka do wykreślenia podatnika z rejestru podmiotów VAT wiąże się po prostu z zaprzestaniem przez niego sprzedaży opodatkowanej VAT oraz zawiadomieniem właściwy organ podatkowy o zaistnieniu tego zdarzenia.

Przyczyny zaprzestania działalności mogą być bardzo zróżnicowane m.in. upadłość, zamknięcie firmy (nieopłacalność prowadzenia, sezonowość, tylko czasowa inwestycja, wiele innych), zmiana asortymentu sprzedawanych towarów i usług w taki sposób, że od pewnego momentu podatnik nie będzie realizował dostaw towarów i usług opodatkowanych VAT.

Co ciekawe nawet, jeżeli podatnik zaprzestanie wykonywania czynności opodatkowanych VAT i nie zgłosi tego faktu urzędowi skarbowemu to, gdy ten zidentyfikuje już tę okoliczność to dokona wykreślenia z urzędu tegoż podatnika z rejestru podmiotów VAT. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której nastąpiła śmierci podatnika.

Podatnik dobrowolnie kończący prowadzenie firmy ma 7 dni licząc od dnia jej zamknięcia (zaprzestanie dokonywania sprzedaży opodatkowanej VAT) na zgłoszenie tego faktu do urzędowu skarbowego.

Przedsiębiorstwa w spadku oraz zarząd sukcesyjny

Druga podstawowa przesłanka wykreślenia z rejestru podmiotów VAT to śmierć podatnika. Osoby uprawnione do poinformowania urzędu skarbowego o tym fakcie (spadkobiercy) dokonują tego, a urząd niezwłocznie wykreśla nieżyjącego podatnika z rejestru podmiotów VAT.

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT prowadzący 30 lat działalność gospodarczą zmarł. Uprawnione do otrzymania spadku osoby nie będą kontynuowały tej działalności a zatem powinny niezwłocznie zgłosić do urzędu skarbowego, (do którego podatnik składał dotychczas deklaracje podatkowe) okoliczność śmierci podatnika a co za tym idzie zakończenia prowadzenia danej działalności gospodarczej.

Oprócz powyższego należałoby dodać, iż na mocy art. 96 ust. 7b ustawy o VAT w przypadku przedsiębiorstw w spadku będących czynnymi podatnikami VAT urząd skarbowy wykreśli takiego podatnika z rejestru podmiotów VAT, w przypadku:

1. zaprzestania przez osobę, zgłaszającą do urzędu skarbowego chęć prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku pod firmą zmarłego przedsiębiorcy albo
2. wygaśnięcia uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego (dotyczy sytuacji przekazania do urzędu skarbowego zgłoszenia chęci kontynuacji prowadzenia działalności w spadku z jednoczesnym niepowołaniem do tej pory zarządu sukcesyjnego), albo
3. zaprzestania pełnienia funkcji przez zarządcę sukcesyjnego, albo
4. wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Jednak urząd skarbowy może przywrócić utracony, taki sam status prowadzonego przedsiębiorstwa w spadku pod firmą zmarłego przedsiębiorcy, jaki był przypisany przed dniem wykreślenia, bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego w przypadku:

1. dokonania zgłoszenia (ponownego zgłoszenia), o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku,
2. gdy zarządca sukcesyjny przekaże do urzędu skarbowego informację o ustanowieniu zarządu sukcesyjnego,
3. gdy po wykreśleniu podatnika z powodu zaprzestania pełnienia funkcji przez zarządcę sukcesyjnego, kolejny zarządca poinformuje o jego powołaniu

- jeżeli złożono niezwłocznie brakujące deklaracje za okresy poprzedzające okres, w którym dokonano zgłoszenia lub złożono informację, zgodnie z pkt 1-3.

Kolejne powody wykreślenia z urzędu z rejestru podmiotów VAT

Zgodnie z art. 96 ust. 9 ustawy o VAT urząd skarbowy wykreśli z urzędu podatnika VAT z rejestru podmiotów VAT i nie dokona zawiadomienia podatnika o tym fakcie, jeżeli:

1. sąd wydał dla danego podatnika zakaz prowadzenia działalności gospodarczej,
2. podatnik podał dane niezgodne z prawdą składając formularz rejestracyjny aktualizacyjny VAT-R,
3. podatnik nie istnieje lub
4. urząd udokumentował nieudane próby komunikacji z podatnikiem bądź z pełnomocnikiem,
5. podatnik lub jego pełnomocnik nie stawiają się na przekazane im wezwania z urzędu skarbowego lub innego organu podatkowego (urząd celny, dyrektor izby skarbowej, Szef KAS, inni),
6. urząd jest w posiadaniu informacji potwierdzających prowadzenie przez podatnika działalności mającej na celu wyłudzenia podatkowe.

Czym charakteryzują się powyższe powody i czy to już wszystkie przesłanki wykreślenia podatnika z rejestru podmiotów VAT? W jaki sposób dokonać przywrócenia do rejestru podmiotów VAT i czy zależy to od przyczyny wykreślenia? O tym w drugiej części publikacji.