Poradnik Przedsiębiorcy

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu - konsekwencje

Funkcjonujący od 1 września 2019 r. wykaz rachunków bankowych prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. white list / biała lista) to nowe narzędzie, którego zadaniem jest przede wszystkim zapobieganie oszustwom podatkowym. Celem wykazu jest przede wszystkim „zamknięcie obiegu” dotyczącego płatności o wartości przekraczającej 15 000 zł – przedsiębiorcy będą zobligowani do zapłaty za takie transakcje tylko na rachunki bankowe ujawnione w wykazie. W niniejszym artykule wyjaśnimy czy zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu pozwoli na uniknięcie konsekwencji.

Wykaz rachunków bankowych - biała lista podatników

Podstawowa funkcja wykazu została powiązana z przepisami innych ustaw, tj. Ordynacji podatkowej oraz ustawy o PIT i CIT. Powiązanie to polega na wprowadzeniu sankcji, których zadaniem jest realizacja celu wykazu, tj. „wymuszenie” określonych zachowań na przedsiębiorcach.

Niestosowanie się od 1 stycznia 2020 r. do nowych przepisów sprawi, że wszyscy przedsiębiorcy mogą ponieść konsekwencje finansowe w postaci pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów / zwiększenia przychodów podatkowych o wartość transakcji opłaconych z pominięciem oficjalnego rachunku bankowego. Dodatkowo też fiskus może zobowiązać podatnika do solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swojego usługodawcy / dostawcy towarów.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że brak znajomości niniejszego zagadnienia może okazać się dotkliwy w skutkach, np. w toku ewentualnej kontroli czy postępowania podatkowego. Organy podatkowe zyskają bowiem nowe narzędzie i możliwości w postaci badania dokonanych przelewów i nakładania z tytułu nieprawidłowości w tym zakresie określonych sankcji.

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu

Prowadzenie spraw finansowo-księgowych firmy często opatrzone jest pomyłkami. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której np. przez niedopatrzenie zlecono przelew za fakturę opiewającą na kwotę wyższą niż 15 000 zł na inny rachunek bankowy niż ten figurujący w wykazie. Od 1 stycznia 2020 r. bez względu na przyczynę powyższego stanu rzeczy, tj. umyślne bądź nieumyślne działanie, podatnik zostanie narażony na sankcje w postaci:

  1. obowiązku zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów / powiększenia przychodów, jeżeli transakcja powyżej 15 000 zł została uregulowana na rachunek bankowy spoza wykazu – art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 1 i 2 ustawy o CIT; 

  2. możliwości poniesienia solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe kontrahenta w zakresie podatku VAT, w części przypadającej na daną transakcję opłaconą z pominięciem oficjalnego rachunku bankowego zawartego w wykazie – art. 117ba ustawy Ordynacja podatkowa.

Uniknięcie sankcji możliwe będzie w przypadku, gdy podatnik dokona płatności za fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek inny niż ten zawarty w wykazie i zawiadomi o tym fakcie naczelnika US w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu, wówczas zostanie zwolniony z obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów (art. 22p ust. 4 ustawy o PIT i art. 15d ust. 4 ustawy o CIT). Zawiadomienie powinno być ponadto złożone w urzędzie skarbowym właściwym dla wystawcy faktury i zawierać następujące elementy (art. 117ba ust. 4 Ordynacji podatkowej):

  1. numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania podatnika dokonującego zapłaty należności;

  2. dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);

  3. numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;

  4. wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

W obrocie prawnym pojawić się może oficjalny wzór zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu. W art. 117ba ust. 5 Ordynacji podatkowej przewidziano fakultatywną delegację upoważniającą Ministra Finansów do określania wzoru zawiadomienia w formie rozporządzenia.

Zwolnienie z odpowiedzialności solidarnej gwarantuje split payment. Podzielona płatność nie uchroni przed koniecznością korygowania kosztów lub przychodów

W brzmieniu od 1 stycznia 2020 r. nowo dodany art. 117bb Ordynacji podatkowej przewiduje zwolnienie z odpowiedzialności solidarnej za zobowiązanie podatkowe kontrahenta również w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty za pomocą mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Jeżeli więc zlecono przelew z zastosowaniem podzielonej płatności za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, to odpowiedzialność solidarna za zobowiązanie podatkowe dostawy towarów / usługodawcy nie znajdzie zastosowania.

Zapłata podzieloną płatnością pozwala uniknąć sankcji tylko w obrębie odpowiedzialności solidarnej. Na gruncie PIT/CIT stosowanie split payment nie wniesie żadnych korzyści dla podatnika. Jeżeli przedsiębiorca w wyniku np. pomyłki uiści zapłatę za transakcję na rachunek bankowy spoza wykazu, to konsekwencji finansowych w postaci obowiązku zmniejszenia kosztów / zwiększenia przychodów może uniknąć tylko w przypadku, gdy wystosuje do właściwego urzędu skarbowego opisane wyżej zawiadomienie.

Zapłata jednej transzy zobowiązania na rachunek spoza wykazu

Nowe przepisy dotyczące obowiązku zapłaty zobowiązań na kwotę wyższą niż 15 000 zł na zgłoszony rachunek bankowy stanowią de facto rozszerzenie obowiązujących wcześniej przepisów dotyczących obowiązku wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów transakcji opłaconych gotówką, jeżeli ich wartość przekraczała kwotę 15 000 zł. Interpretacja fiskusa tych regulacji sprowadzała się do tego, że nie tylko nadwyżkę ponad kwotę 15 000 zł opłaconą gotówką należy wyłączyć z kosztów, lecz wartość całej transakcji. Jeżeli więc przykładowo przedsiębiorca zakupił towar za 30 000 zł, z czego 20 000 zł uiścił przelewem, a tylko 10 000 zł gotówką, to w świetle dotychczasowego orzecznictwa wartość całej transakcji (tj. 30 000 zł) powinna zostać wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Przykładem w tym miejscu może być m.in. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 18 grudnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.351.2018.1.DS, w której stwierdzono m.in., że: „Przepisy nie wyłączają zatem z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15 000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej wartość – kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł”.

W drodze analogii przypuszczać można, że interpretacja sytuacji, w której część płatności za transakcję powyżej 15 000 zł została uiszczona na rachunek bankowy z wykazu prowadzonego przez Szefa KAS, a część na nieujawnione w wykazie rachunki bankowe, obligowałaby do skorygowania kosztów/przychodów o wartość całej transakcji. Tymczasem w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej zapisano, że: „Jeżeli natomiast kontrahent zrealizuje płatność w kilku transzach i jedna z tych transzy będzie wpłacona na rachunek zamieszczony w wykazie, a pozostałe płatności na rachunki inne niż zamieszczone w wykazie, to tylko w zakresie tych pozostałych płatności kontrahent nie będzie mógł zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów”.

Aby uzyskać całkowitą pewność, że konsekwencje na gruncie kosztów uzyskania przychodów dotyczyć będą jedynie tych płatności, które zostały uiszczone na rachunki bankowe kontrahentów nieujawnione w wykazie, najbezpieczniej wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej we własnej sprawie. Warto także zwracać uwagę na interpretacje indywidualne dotyczące innych podatników, które z pewnością się pojawią. 

Niemniej całkowite uniknięcie konsekwencji zagwarantuje wyekspediowanie omawianego w niniejszym artykule zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu także w stosunku do płatności częściowej, która została uiszczona na rachunek bankowy spoza wykazu.

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu - podsumowanie

Nowe regulacje z pewnością przysporzą przedsiębiorcom dodatkowych obowiązków, ale również niejednokrotnie narażą ich na dodatkowe konsekwencje finansowe. Trzydniowy termin na zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu za transakcję powyżej 15 000 zł wydaje się terminem zbyt krótkim. Powyższe wynika m.in. z tego, że zawiadomienie należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla wystawcy faktury, a ustalenie właściwego organu podatkowego może okazać się trudne z uwagi na brak ogólnodostępnych narzędzi umożliwiających weryfikację danych w tym zakresie.