Otrzymanie rabatu potransakcyjnego może dotyczyć zakupów dokonanych w poprzednim roku obrotowym. Jeżeli rabat potransakcyjny zostanie przyznany w kolejnym roku obrotowym, rodzi się pytanie dotyczące właściwego ujęcia w księgach rachunkowych. Prawidłowa ewidencja księgowa tego rodzaju zdarzeń ma istotne znaczenie dla rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji finansowej jednostki.
Charakterystyka rabatu potransakcyjnego
Definicję rabatu potransakcyjnego możemy znaleźć w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami. W pkt. 6.2 czytamy, że rabaty potransakcyjne są udzielane odbiorcy po spełnieniu przez niego określonych warunków (np. zakup w danym okresie ustalonej minimalnej liczby dóbr lub usług) lub zaistnieniu określonych okoliczności (np. uszkodzenie dóbr w transporcie, uznanie złożonej przez odbiorcę reklamacji). Przyznanie tego rodzaju rabatu sprzedawca dokumentuje dowodem korygującym i zmniejsza początkową wartość należności lub zobowiązania w swoich księgach rachunkowych. Przyznanie rabatu potransakcyjnego może również powodować powstanie:
- u sprzedawcy – zobowiązania wobec nabywcy,
- u nabywcy – należności od dostawcy
– gdy pierwotna należność/zobowiązanie zostały już spłacone.
Rabat potransakcyjny jest zatem formą obniżki ceny, która jest przyznawana już po dokonaniu transakcji, zwykle w ramach polityki rabatowej dostawcy. Może on wynikać z osiągnięcia określonego poziomu zakupów, spełnienia warunków umowy lojalnościowej czy uzyskania specjalnych preferencji handlowych. Otrzymanie rabatu potransakcyjnego może wynikać także z uszkodzenia towaru, otrzymania wadliwej partii czy uznanej przez sprzedawcę reklamacji. Udzielenie rabatu potransakcyjnego przez sprzedawcę oczywiście musi zostać odpowiednio udokumentowane i rozliczone przez obie strony transakcji.
Rozliczenie rabatu potransakcyjnego z tytułu dokonanych w danym roku obrotowym transakcji zakupu objętych rabatem może nastąpić po dniu bilansowym. Rabat potransakcyjny otrzymany na przełomie lat obrotowych przez nabywcę jest ewidencjonowany w księgach rachunkowych zależnie od tego, czy sprawozdanie finansowe za dany rok zostało już sporządzone i zatwierdzone. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe zostało już sporządzone, na ujęcie przyznanego nabywcy rabatu w księgach handlowych wpływa również jego poziom istotności.
Otrzymanie rabatu potransakcyjnego na przełomie lat obrotowych przed sporządzeniem sprawozdania finansowego
Najprostsza jest sytuacja, gdy jednostka otrzymuje rabat potransakcyjny po dniu bilansowym, jednak jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. W celu ustalenia sposobu ewidencji rabatu w księgach należy odnieść się do art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zasada memoriału). Oznacza to, że rabat potransakcyjny dotyczący kosztów z poprzedniego roku obrotowego w sytuacji, gdy rabat ten został przyznany jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, ujmuje się jako korektę zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym jednostka poniosła pierwotne wydatki objęte rabatem. Taki sposób postępowania w zakresie rozliczenia rabatu potransakcyjnego otrzymanego przed sporządzeniem sprawozdania finansowego potwierdza także stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami, zgodnie z którym w przypadku otrzymania rabatu przed sporządzeniem sprawozdania finansowego – jednostka koryguje wartość zobowiązania w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym przeprowadziła transakcje zakupu objęte rabatem.
Wiemy już, że otrzymany po dniu bilansowym, jednak jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy rabat potransakcyjny rozlicza się poprzez korektę zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym jednostka poniosła pierwotne wydatki objęte rabatem. Jednak trzeba mieć na uwadze, że sam sposób skorygowania zapisów w księgach uzależniony jest od tego, czy otrzymany przez jednostkę rabat dotyczy sprzedanych (zużytych), czy niesprzedanych (niezużytych) towarów (materiałów).
W sytuacji, gdy otrzymany rabat potransakcyjny dotyczy:
- sprzedanych towarów lub zużytych materiałów, to w wyniku udzielenia rabatu jednostka powinna skorygować koszty;
- niesprzedanych towarów lub niezużytych materiałów, to w przypadku udzielenia rabatu jednostka powinna skorygować (zmniejszyć) wartość zapasów;
- towarów lub materiałów, w stosunku do których jednostka nie jest w stanie ustalić, czy towary/materiały objęte rabatem zostały już sprzedane/zużyte, czy są dalej w magazynie, to korektę odnosi się wówczas na zmniejszenie kosztów sprzedanych towarów.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmuje się handlem sprzętem elektronicznym, w tym laptopami, monitorami i akcesoriami komputerowymi. W 2024 roku dokonała zakupu 500 sztuk laptopów od dostawcy na łączną kwotę 1 500 000 zł netto (3000 zł netto za sztukę). Zgodnie z umową handlową dostawca przewidział rabat potransakcyjny w wysokości 3% wartości zakupów pod warunkiem, że roczny wolumen zamówień przekroczy 1000 sztuk laptopów. Spółka spełniła ten warunek, dokonując w ciągu 2024 roku zakupu łącznie 1200 sztuk laptopów. W lutym 2025 roku dostawca wystawił fakturę korygującą, przyznając rabat w wysokości 45 000 zł netto (3% od 1 500 000 zł). Sprawozdanie finansowe za 2024 rok w spółce nie zostało jeszcze sporządzone. Większość towarów objętych rabatem zostało już sprzedanych, jednak część z nich jest jeszcze w magazynie. W jednostce towary ewidencjonowane są w cenach zakupu (nabycia), a do ewidencji zakupu towarów jednostka stosuje konto 30 „Rozliczenie zakupu”. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych spółki otrzymany rabat potransakcyjny na przełomie roku?
Skoro w lutym 2025 roku księgi rachunkowe za 2024 rok są jeszcze otwarte i sprawozdanie finansowe nie zostało jeszcze sporządzone, a wszystkie towary objęte rabatem zostały już sprzedane, to rabat udokumentowany fakturą korygującą należy zaksięgować jako korektę kosztów poniesionych w 2024 roku.
Zmniejszenie zobowiązania wobec sprzedawcy ujmuje się zatem w księgach rachunkowych 2024 roku zapisem:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Korektę kosztu sprzedanych już towarów o kwotę przyznanego rabatu (w części dotyczącej sprzedanych towarów) w księgach rachunkowych 2024 roku ewidencjonujemy następująco:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Natomiast korektę z tytułu rabatu dotyczącego niesprzedanych towarów o kwotę rabatu (w części dotyczącej niesprzedanych jeszcze towarów) w księgach rachunkowych 2024 roku ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 330 „Towary”.
Sporządzone, ale jeszcze niezatwierdzone sprawozdanie finansowe a rabat potransakcyjny
Do ewidencji w księgach rachunkowych zdarzeń, o których jednostka otrzymała informacje po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem odnosi się art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Zatem w przypadku gdy jednostka otrzyma rabat potransakcyjny już po sporządzeniu, ale jeszcze przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, mogą mieć miejsce 2 scenariusze:
- kwota rabatu ma istotny wpływ na sprawozdanie – wówczas jednostka powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie zapisów korygujących w księgach rachunkowych poprzedniego roku obrotowego;
- kwota rabatu zostanie uznana przez jednostkę za nieistotną – w takiej sytuacji rozliczenie rabatu następuje w księgach rachunkowych bieżącego roku, czyli roku, w którym jednostka otrzymała rabat potransakcyjny.
Taki sposób rozliczenia rabatu potransakcyjnego otrzymanego po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem potwierdza także stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami, zgodnie z którym w przypadku otrzymania rabatu po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem jednostka koryguje wartość należności lub zobowiązania w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym przeprowadziła transakcje zakupu-sprzedaży objęte rabatem i zmieni sprawozdanie finansowe za ten rok obrotowy, jeżeli uzna, zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy, że kwota rabatu ma istotny wpływ na sprawozdanie finansowe; w przypadku, gdy jednostka uzna kwotę rabatu za nieistotną z punktu widzenia sprawozdania finansowego, koryguje wartość należności lub zobowiązania w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu.
Rabat potransakcyjny otrzymany po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – jak ująć w księgach rachunkowych?
Na mocy art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Dodatkowo w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami wskazano, że w przypadku otrzymania rabatu po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jednostka, zgodnie z art. 54 ust. 2 ustawy skoryguje wartość należności lub zobowiązania w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym nastąpiło ostateczne rozliczenie rabatu. Oznacza to, że w sytuacji, gdy jednostka otrzyma fakturę korygującą z tytułu rabatu potransakcyjnego już po zatwierdzeniu sprawozdania za rok obrotowy, którego dotyczy rabat, powinna ująć korektę w księgach rachunkowych bieżącego roku z uwzględnieniem art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w którego następstwie nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. W artykule rabat dotyczący towarów nabytych w roku ubiegłym, otrzymany po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok omówione zostały szczegółowe zasady rozliczenia rabatu potransakcyjnego po zatwierdzeniu sprawozdania w księgach nabywcy.
Aby prawidłowo ująć rabat potransakcyjny w księgach rachunkowych konieczne jest uwzględnienie zasad rachunkowości. Kluczowe jest określenie, czy rabat odnosi się do otwartego, czy zamkniętego roku obrotowego. Dbałość o poprawność ewidencji zapewnia rzetelność sprawozdań finansowych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
