Jeżeli nie da się uniknąć redukcji etatów w firmie, należy pamiętać, że tryb zwolnień jest uwarunkowany liczebnością pracowników w danym zakładzie pracy. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników stosują ogólne zasady przewidziane w Kodeksie pracy. W przypadku większej liczby pracowników mają zastosowanie przepisy odrębnej ustawy. Więcej informacji na temat tego jak przebiega redukcja etatów znajdziesz poniżej.
Tryb zwolnienia pracownika w ramach redukcji etatów na podstawie Kodeksu pracy
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, w mniejszych firmach – zatrudniających poniżej 20 pracowników – stosuje się ogólne zasady dotyczące wypowiadania umów o pracę określone w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.
Oznacza to zatem, że w ramach redukcji etatów pracodawca może rozwiązać za wypowiedzeniem umowę o pracę: na okres próbny, na czas nieokreślony oraz na czas określony.
W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (określające termin wniesienia odwołania oraz siedzibę sądu właściwego terytorialnie).
Ponadto pracodawca ma obowiązek przestrzegać podczas redukcji etatów kodeksowych okresów wypowiedzenia. W przypadku umów o pracę zawartych na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi:
3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
1 tydzień – przy okresie próbnym przekraczającym 2 tygodnie;
2 tygodnie – jeżeli okres próbny obejmuje 3 miesiące.
Z kolei okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:
2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
1 miesiąc – przy co najmniej 6-miesięcznym okresie zatrudnienia;
3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie muszą stosować odrębnej ustawy adresowanej do większych zakładów pracy. Nie są zatem obowiązani przestrzegać procedur określonych dla zwolnień grupowych, nie mają także obowiązku wypłaty odpraw pieniężnych zwalnianym pracownikom.
Redukcja etatów u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników – podstawa prawna
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników zamierzający dokonać redukcji etatów są obowiązani stosować przepisy Ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwanej dalej ustawą.
Ustawę stosuje się do każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, a więc do pracodawców posiadających osobowość prawną, będących osobami fizycznymi, działających na podstawie przepisów o rzemiośle oraz do pracodawców zagranicznych zatrudniających pracowników w Polsce.
Grupowe zwolnienie oraz zwolnienia indywidualne
Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy określone zdarzenie jest zwolnieniem grupowym, w razie gdy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników występuje konieczność rozwiązania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy (pod warunkiem że dotyczy to co najmniej 5 pracowników), jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:
10 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
10% pracowników – gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników;
30 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.
30-dniowy termin przewidziany w powołanym przepisie rozpoczyna bieg od dnia dokonania pierwszego wypowiedzenia.
Jak wynika z art. 10 ust. 1 ustawy, zwolnienie indywidualne następuje w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli przyczyny te stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron, a zwolnienia, w okresie nieprzekraczającym 30 dni, obejmują mniejszą liczbę niż:
10 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
10% pracowników – w przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników;
30 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.
Tryb przeprowadzania grupowych zwolnień
Pracodawca jest obowiązany skonsultować zamiar przeprowadzenia grupowego zwolnienia:
z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u tego pracodawcy, albo
z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli w danym zakładzie pracy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Zakres spraw, które powinny zostać rozpatrzone w trakcie powyższych konsultacji, obejmuje w szczególności kwestie dotyczące możliwości uniknięcia lub zmniejszenia rozmiaru grupowego zwolnienia oraz sprawy pracownicze związane z tym zwolnieniem, w tym zwłaszcza w zakresie możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego, a także uzyskania innego zatrudnienia przez zwolnionych pracowników.
Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy pracodawca jest obowiązany zawiadomić na piśmie odpowiednio zakładowe organizacje związkowe lub przedstawicieli pracowników o kwestiach dotyczących:
przyczyn zamierzonego grupowego zwolnienia;
liczby zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą;
grup zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia;
okresu, w ciągu którego nastąpi zwolnienie grupowe;
proponowanych kryteriów doboru pracowników do grupowego zwolnienia;
kolejności dokonywania zwolnień pracowników;
propozycji rozstrzygnięć spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, pracodawca jest obowiązany dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości.
Pracodawca przekazuje pisemną informację w terminie umożliwiającym organizacjom związkowym lub przedstawicielom wybranym przez pracowników zgłoszenie w ramach konsultacji propozycji dotyczących możliwości uniknięcia lub zminimalizowania rozmiaru grupowego zwolnienia oraz spraw pracowniczych związanych ze zwolnieniem grupowym, w tym zwłaszcza możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego oraz uzyskania innego zatrudnienia przez zwolnionych pracowników.
Ponadto podczas konsultacji pracodawca jest obowiązany przekazać organizacjom związkowym lub przedstawicielom pracowników także inne informacje niż określone w art. 2 ust. 3 ustawy, jeżeli mogą one mieć wpływ na przebieg konsultacji oraz treść porozumienia określającego zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia.
Stosownie do brzmienia art. 2 ust. 6 ustawy pracodawca przekazuje w formie pisemnej właściwemu powiatowemu urzędowi pracy informacje, o których mowa w art. 2 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem jednak informacji, które dotyczą sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom.
W terminie nie dłuższym niż 20 dni od dnia pisemnego powiadomienia przez pracodawcę odpowiednio zakładowych organizacji związkowych lub przedstawicieli pracowników o kwestiach dotyczących zamierzonego zwolnienia grupowego pracodawca i zakładowe organizacje związkowe zawierają porozumienie, w którym określa się:
zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia;
obowiązki pracodawcy w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia innych spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem.
Jeżeli nie ma możliwości uzgodnienia treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy pracodawca ustala regulamin, w razie gdy nie jest możliwe zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi określającego zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia. W regulaminie pracodawca uwzględnia – w miarę możliwości – propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe.
W drugim przypadku obowiązek wydania przez pracodawcę regulaminu określającego zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia powstaje wówczas, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. W powyższych okolicznościach pracodawca ustala regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Ostatnim obowiązkiem pracodawcy niezbędnym do wykonania w ramach procedury poprzedzającej wypowiedzenie pracownikom stosunków pracy w trybie grupowego zwolnienia jest powiadomienie właściwego powiatowego urzędu pracy o ustaleniach dotyczących zwolnienia grupowego. Pracodawca dokonuje tego powiadomienia, jeżeli uprzednio zawarł z zakładowymi organizacjami związkowymi porozumienie określające zasady postępowania wobec pracowników objętych zwolnieniem grupowym albo jeśli ustalił regulamin zawierający sposób postępowania w stosunku do zwalnianych.
Pracodawca zawiadamia na piśmie właściwy powiatowy urząd pracy w zakresie dotyczącym:
przyjętych ustaleń odnoszących się do grupowego zwolnienia, w tym o liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników oraz o przyczynach ich zwolnienia i okresie, w ciągu którego ma być dokonane zwolnienie, a także
przeprowadzonej konsultacji zamierzonego grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Kopię zawiadomienia pracodawca przekazuje zakładowym organizacjom związkowym albo reprezentantom wybranym przez załogę, jeżeli u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe. Zarówno organizacje związkowe, jak i przedstawiciele wyłonieni przez pracowników mogą przedstawić właściwemu powiatowemu urzędowi pracy własną opinię w sprawie grupowego zwolnienia.
W razie zakończenia działalności pracodawcy wskutek prawomocnego orzeczenia sądowego zawiadomienie przez pracodawcę powiatowego urzędu pracy jest wymagalne, gdy z takim wnioskiem wystąpi właściwy urząd pracy.
Tryb dokonywania zwolnień indywidualnych
Rozwiązywanie stosunków pracy w ramach zwolnień indywidualnych nie wymaga uwzględnienia skomplikowanej procedury niezbędnej podczas przeprowadzania grupowego zwolnienia. Pracodawca nie musi więc zawierać z zakładowymi organizacjami związkowymi porozumienia dotyczącego zasad postępowania z pracownikami objętymi zwolnieniem, nie jest także obowiązany do ustalenia regulaminu określającego te zasady.
Pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę, podając jednocześnie przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.
Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia.
Jeżeli zachodzi konieczność zwolnienia indywidualnego, pracodawca może rozwiązać stosunki pracy w drodze wypowiedzenia z pracownikami, których stosunek pracy podlega, z mocy odrębnych przepisów, szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem i wobec których jest dopuszczalne wypowiedzenie stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia – pod warunkiem niezgłoszenia sprzeciwu przez zakładową organizację związkową w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamierzonym wypowiedzeniu.
Wspomnianym pracownikom można wypowiedzieć warunki pracy i płacy, jeżeli z przyczyn niedotyczących pracowników nie jest możliwe dalsze ich zatrudnianie na dotychczasowych stanowiskach pracy. W takim przypadku stosuje się tryb konsultacji wypowiedzenia określony w art. 38 kp.
W razie gdy wypowiedzenie warunków pracy i płacy w powyższych okolicznościach powoduje obniżenie wynagrodzenia, pracownikom przysługuje, przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy, dodatek wyrównawczy obliczony według zasad określonych w Kodeksie pracy. Prawo do dodatku wyrównawczego nie przysługuje jednak tym pracownikom, których szczególna ochrona wynika z art. 41 kp określającego ograniczenia w wypowiadaniu umów w czasie urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności.
Odprawa pieniężna
Prawo do odprawy pieniężnej, o której mowa w ustawie, przysługuje wyłącznie pracownikom, z którymi pracodawca zatrudniający minimum 20 pracowników rozwiązał stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Prawo do odprawy pieniężnej powstaje w przypadku:
grupowego zwolnienia;
indywidualnego zwolnienia, jeżeli wyłącznym powodem rozwiązania stosunku pracy były przyczyny niedotyczące pracowników.
Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Przy jej obliczaniu podstawę wyliczenia stanowi miesięczne średnie wynagrodzenie z okresu poprzedzającego nabycie prawa do odprawy ustalone zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego.
Wysokość odpraw pieniężnych z tytułu grupowego lub indywidualnego zwolnienia kształtuje się następująco:
odprawa odpowiadająca kwocie jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
odprawa odpowiadająca kwocie 2-miesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
odprawa odpowiadająca kwocie 3-miesięcznego wynagrodzenia – jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.
Odprawa pieniężna nie może przekroczyć kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (w roku 2025 będzie to zatem kwota 69 990 zł).
Tryb zwolnienia pracownika w związku z redukcją etatów – podsumowanie
Pracodawcy zamierzający dokonać redukcji etatów, zatrudniający poniżej 20 pracowników, uwzględniają ogólne zasady dotyczące wypowiadania umów o pracę określone w Kodeksie pracy. W większych firmach należy natomiast stosować przepisy Ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wskazana ustawa określa obowiązki pracodawcy podczas dokonywania grupowych oraz indywidualnych zwolnień. Przepisy tego aktu prawnego przewidują ponadto prawo pracownika objętego redukcją zatrudnienia do odprawy pieniężnej.
