Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlega ujęciu w KPiR.
Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących,
dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.
Dane na rozliczeniu podróży służbowej
Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie, jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;
- cel podróży;
- miejsce wyjazdu;
- nazwa miejscowości docelowej;
- liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
- stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;
- informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;
- suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt, i inne).
Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jako koszty niewymagające udokumentowania fakturami czy rachunkami przepisy wymieniają koszty diet oraz wydatków objętych ryczałtem.
Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?
W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.
Ryczałt na nocleg*
W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg to odpowiednio:
podróż krajowa 150% diety krajowej -> w 2013 roku wynosi 45 zł
podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju
*Ryczał przysługuje jeżeli pracownik odbywał podróż służbową w porze nocnej pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 rano i nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin
