Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie w KPiR polisy opłaconej w ratach

Sposób rozliczenia polisy ubezpieczeniowej opłacanej w ratach uzależniony jest od przyjętej metody prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Rozróżniamy dwa sposoby ewidencji operacji w KPiR - metodę kasową i metodę memoriałową.

Różnice w ewidencji poszczególnymi metodami zobrazujemy za pomocą przykładów.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W październiku 2013 r. wykupił ubezpieczenie samochodu osobowego o wartości 40 000 zł. Okres ubezpieczeniowy obowiązuje od 15 października 2013 r. do 14 września 2014 r. Kwota ubezpieczenia została rozłożona na dwie raty. Pierwszą ratę podatnik opłacił 15 października 2013 r., termin drugiej raty przypada na kwiecień 2014 r.

Podatnik powinien należną składkę na ubezpieczenie w całości zaliczyć w koszty uzyskania przychodu w październiku 2013. Natomiast z styczniu 2014 musi dokonać korekty kosztów o wartość drugiej raty ubezpieczenia (niezapłaconej) i zaliczyć ją w koszty dopiero w momencie faktycznej zapłaty.

Zgodnie z art. 22 ust. 4, ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) przy metodzie kasowej podatnik ma możliwość zaliczenia zapłaconego ubezpieczenia w koszty podatkowe jednorazowo w całości w dacie zawarcia umowy polisy ubezpieczeniowej.

Przy metodzie memoriałowej podatnik zalicza koszty pośrednie w KPiR w dacie ich poniesienia. Jednak gdy koszty odnoszą się do okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie można określić, jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego, to powinny być podzielone proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c updof).

Zatem gdy polisa ubezpieczeniowa zawarta jest na dwa lata, należy jej koszt podzielić proporcjonalnie na ten okres.

Przykład 2.

Podatnik 11 października zawarł umowę o polisę ubezpieczeniową, która obejmuje okres od 15 października 2013 r. do 14 października 2014 r. Kwota zapłaconej składki to 2200 zł, została uiszczona jednorazowo w całości.

Metoda kasowa: oznacza, że podatnik może w całości zaliczyć w koszty opłaconą składkę i tak też wprowadzić do KPiR.

Metoda memoriałowa: oznacza, że podatnik powinien podzielić opłaconą składkę proporcjonalnie na dwa lata. I tak:

  • w 2013 r w dacie zawarcia umowy w kosztach ujmie [(2200 : 365) * 78] = 470,14
  • 1 stycznia 2014 r w kosztach ujmie [(2200 : 365) * 287] = 1729,86

Ważne!

Opłacając polisę w ratach, należy pamiętać o zmianach w podatku dochodowym, które weszły w życie 1 stycznia 2013 r. W przypadku niezapłacenia raty w terminie należy dokonać korekty kosztów:

  • termin płatności nie więcej niż 60 dni - korekta w ciągu 30 dni od daty upływu terminu płatności,
  • termin płatności dłuższy niż 60 dni - korekta z upływem 90 dni od daty upływu terminu płatności.

W sytuacji gdy podatnik powinien zrobić korektę, a kwota poniesionych kosztów jest mniejsza od kwoty korekty, wówczas musi on zwiększyć przychody o kwotę, która nie może pomniejszyć kosztów.

Przykład 3.

Podatnik 11 października zawarł polisę ubezpieczeniową, która obejmuje okres od 15 października 2013 r. do 14 października 2014 r. Składka ubezpieczenia wynosiła 2200 zł, płatna w dwóch ratach. Pierwszą zapłacił w październiku, a druga jest płatna w kwietniu 2014 r. Składki opłacił w terminie.

Metoda kasowa

Przy tej metodzie podatnik może w całości zaliczyć składkę na ubezpieczenie w koszty podatkowe w dacie zawarcia umowy, czyli 11 października 2013 r. 10 stycznia 2014 r. upłynie 90 dni od dnia zaliczenia polisy do kosztów, w związku z czym powinien wystornować z kosztów 1100 zł (kwota niezapłaconej raty). Dopiero 10 kwietnia zaliczy ją ponownie w koszty (zakładając, że zrobi to w wyznaczonym terminie).

Metoda memoriałowa

Przy tej metodzie podatnik musi podzielić zapłaconą składkę proporcjonalnie na dwa lata:

  • w 2013 r w dacie zawarcia umowy w kosztach ujmie ((2200 : 365) * 78) = 470,14,
  • 1 stycznia 2014 r w kosztach ujmie ((2200 : 365) * 287) = 1729,86.

Poza tym w styczniu 2014 r. podatnik powinien dokonać korekty kosztów o niezapłaconą druga ratę polisy - 1100 zł. Dopiero w kwietniu, kiedy opłaci pozostałą część ubezpieczenia, będzie mógł ja ująć w kosztach podatkowych.