Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy (samochód, telefon, laptop)

Wykonując czynności zawodowe na rzecz pracodawcy, pracownik często otrzymuje pewne narzędzia, które mają mu ułatwić pracę. Należą do nich między innymi samochód służbowy, laptop, telefon, tablet. W momencie ustania stosunku pracy pracownik zobowiązany jest do dokonania odpowiedniego rozliczenia (zwrotu) sprzętu stanowiącego własność pracodawcy. Jak wygląda rozliczenie z pracodawcą po zakończeniu stosunku pracy oraz jakie są obowiązki pracownika z tym związane? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Mienie powierzone

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 124 Kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

  1. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
  2. narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze

– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Tym samym pracownik obowiązany jest w odpowiednim czasie rozliczyć z pracodawcą powierzone mu mienie.

Jak wspomniano, mienie takie przybiera różne formy. Może nim być samochód służbowy, telefon komórkowy, laptop, tablet, karta kredytowa. Stanowi ono własność pracodawcy i jako takie powinno być odpowiednio zinwentaryzowane.

Z prawidłowym powierzeniem mienia mamy do czynienia tylko wtedy, gdy oddanie go pracownikowi nastąpi w okolicznościach umożliwiających mu, w tej dacie, jego zwrot albo wyliczenie się z niego. Następuje to przez właściwe udokumentowanie przekazania mienia, a taką formą często jest właśnie inwentaryzacja.

Jedną z prostszych form udokumentowania przekazania pracownikowi mienia stanowiącego własność pracodawcy jest jednak spisanie protokołu przekazania lub też zawarcie umowy np. o korzystanie z samochodu służbowego.

W przypadku powierzenia pracownikowi samochodu służbowego na podstawie umowy winny się w niej znaleźć co najmniej następujące informacje:

  1. data zawarcia umowy;
  2. strony umowy;
  3. okres, na jaki pracownikowi powierza się samochód;
  4. dane pojazdu – wynikające z dowodu rejestracyjnego – umożliwiające identyfikację samochodu, takie jak numer rejestracyjny, numer VIN;
  5. zasady używania samochodu, czyli gdzie będzie parkowany, w jakich celach może być używany;
  6. zasady zwrotu wydatków poczynionych na samochód, takich jak paliwo, płyny eksploatacyjne, koszty usunięcia awarii.

W chwili przekazania pojazdu należy sporządzić protokół jego wydania, w którym wskazany zostanie stan techniczny pojazdu i ewentualne usterki. Sporządzenie protokołu sprawi, że w razie wątpliwości przy zwrocie pojazdu w zakresie stanu technicznego można będzie zweryfikować, czy samochód posiadał już tę usterkę – np. rysę na zderzaku. Podobne znaczenie ma sporządzenie protokołu zwrotu. Takie działanie zabezpiecza zarówno pracownika, jak i pracodawcę – w razie konfliktu umożliwia wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za usterkę oraz ustalenie, mniej więcej, daty jej powstania, a tym samym podmiotu odpowiedzialnego za uszkodzenie.

Przykład 1.

ABC sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dystrybucji towarów. W związku z prowadzoną działalnością na terenie całej Polski konieczne jest bezpośrednie docieranie do klientów. Pracodawca w tym celu przekazuje pracownikowi Janowi Kowalskiemu samochód służbowy – następuje to na podstawie umowy o korzystanie z samochodu służbowego oraz protokołu wydania. Jan Kowalski w chwili odbioru samochodu zauważył uszkodzenie przedniego zderzaka w okolicy tablicy rejestracyjnej. W związku z tym zażądał wskazania w protokole wydania przedmiotowego uszkodzenia. Po dwóch latach między ABC sp. z o.o. a Janem Kowalskim ustał stosunek pracy. Pracownik był więc obowiązany do zwrotu samochodu służbowego. W protokole zwrotu stwierdzono uszkodzenie przedniego zderzaka na wysokości tablicy rejestracyjnej. ABC sp. z o.o. postanowiła obciążyć Jana Kowalskiego kosztami naprawy zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy. Czy Jan Kowalski może uwolnić się od odpowiedzialności?

Rozliczenie z pracodawcą - odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 124 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym przez pracodawcę. Gdyby rozliczenie z pracodawcą za powierzone mienie potwierdziło, że uszkodzenie powstało w trakcie korzystania z pojazdu przez pracownika, pracodawca byłby uprawniony do obciążenia pracownika kosztami związanymi z usunięciem uszkodzenia. Jednakże w związku z tym, że w protokole wydania stwierdzono, że w chwili wydania pojazdu posiadał on uszkodzenie, pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że uszkodzenie istniało już w chwili wydania pojazdu.

Podkreślenia wymaga, że przepis art. 124 § 3 Kodeksu pracy wprowadza domniemanie odpowiedzialności pracownika, z czego należy wnioskować, że pracodawcę obciąża dowód tylko dwóch okoliczności wskazanych w § 1 tegoż przepisu, tj.:

  1. prawidłowego powierzenia mienia oraz
  2. nierozliczenia się z niego przez pracownika, czyli szkody i jej wysokości.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 31 października 2018 roku, III APa 7/18, „badając zatem, czy w konkretnym stanie faktycznym pracodawca może korzystać z dobrodziejstwa wskazanego domniemania, w pierwszej kolejności należy ustalić istnienie koniecznych przesłanek odpowiedzialności pracownika w trybie art. 124 Kodeksu pracy, czyli prawidłowego powierzenia mienia w warunkach umożliwiających rozliczenie się z tego mienia oraz nierozliczenie się przez pracownika z powierzonego mienia”.

Ciężar wykazania, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika, spoczywa właśnie na pracowniku gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy, a jeżeli przyczyny te nie są znane i pracodawcy nie można udowodnić przyczynienia się do powstania szkody, istnieją podstawy do przyjęcia, że szkoda powstała z przyczyn leżących po stronie pracownika, który naruszył obowiązek sprawowania należytej pieczy nad powierzonym mu mieniem.

Pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na zasadzie art. 124 Kodeksu pracy, choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej ma bowiem tylko znaczenie dowodowe i nie stanowi przesłanki do przyjęcia prawidłowości powierzenia mienia i odpowiedzialności za nie.

Podobnie rzecz ma się z innym mieniem powierzonym pracownikowi przez pracodawcę. Otrzymując mienie takie jak telefon służbowy, tablet czy laptop pracownik powinien w pierwszej kolejności zweryfikować jego stan techniczny, a wszelkie nieprawidłowości wskazać w protokole wydania. Następnie podobny protokół trzeba przygotować w chwili zwrotu przedmiotowego mienia, czyli gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą.

Oba powyższe protokoły stanowić będą podstawę do oceny momentu powstania ewentualnego uszkodzenia. Należy pamiętać, że to pracodawcę obciąża dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, pracownik musi natomiast wykazać, czyli udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Z obowiązku wykazania faktu nierozliczenia się pracownika wynika konieczność wykazania przez pracodawcę wysokości ewentualnej szkody.

Sprawowanie pieczy nad mieniem stanowiącym własność pracodawcy, a przekazanym pracownikowi, należy do obowiązków pracownika – polega np. na odpowiednim zabezpieczeniu takiego mienia. Warto przy tym zaznaczyć, że pracownik, któremu powierzono mienie, ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą w tym mieniu wskutek np. kradzieży przez nieznanych sprawców – w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązku pieczy. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że dochował należytej staranności w zakresie pieczy nad powierzonym mu mieniem.

Tym samym pracownik musi pamiętać, że w razie nieprawidłowego sprawowania pieczy pracodawca może pociągnąć go do odpowiedzialności materialnej, co w zależności od wartości powierzonego przedmiotu może być dotkliwe finansowo. Na podwładnym spoczywa w tym wypadku ciężar dokonania prawidłowości rozliczenia z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy.