Wykonując czynności zawodowe na rzecz pracodawcy, pracownik często otrzymuje pewne narzędzia, które mają mu ułatwić pracę. Należą do nich między innymi samochód służbowy, laptop, telefon, tablet. W momencie ustania stosunku pracy pracownik zobowiązany jest do dokonania odpowiedniego rozliczenia (zwrotu) sprzętu stanowiącego własność pracodawcy. Jak wygląda rozliczenie z pracodawcą po zakończeniu stosunku pracy oraz jakie są obowiązki pracownika z tym związane? Odpowiedź znajduje się poniżej.
Mienie powierzone
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 124 Kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze
– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
Tym samym pracownik obowiązany jest w odpowiednim czasie rozliczyć z pracodawcą powierzone mu mienie.
Jak wspomniano, mienie takie przybiera różne formy. Może nim być samochód służbowy, telefon komórkowy, laptop, tablet, karta kredytowa. Stanowi ono własność pracodawcy i jako takie powinno być odpowiednio zinwentaryzowane.
Z prawidłowym powierzeniem mienia mamy do czynienia tylko wtedy, gdy oddanie go pracownikowi nastąpi w okolicznościach umożliwiających mu, w tej dacie, jego zwrot albo wyliczenie się z niego. Następuje to przez właściwe udokumentowanie przekazania mienia, a taką formą często jest właśnie inwentaryzacja.
Jedną z prostszych form udokumentowania przekazania pracownikowi mienia stanowiącego własność pracodawcy jest jednak spisanie protokołu przekazania lub też zawarcie umowy np. o korzystanie z samochodu służbowego.
W przypadku powierzenia pracownikowi samochodu służbowego na podstawie umowy winny się w niej znaleźć co najmniej następujące informacje:
- data zawarcia umowy;
- strony umowy;
- okres, na jaki pracownikowi powierza się samochód;
- dane pojazdu – wynikające z dowodu rejestracyjnego – umożliwiające identyfikację samochodu, takie jak numer rejestracyjny, numer VIN;
- zasady używania samochodu, czyli gdzie będzie parkowany, w jakich celach może być używany;
- zasady zwrotu wydatków poczynionych na samochód, takich jak paliwo, płyny eksploatacyjne, koszty usunięcia awarii.
W chwili przekazania pojazdu należy sporządzić protokół jego wydania, w którym wskazany zostanie stan techniczny pojazdu i ewentualne usterki. Sporządzenie protokołu sprawi, że w razie wątpliwości przy zwrocie pojazdu w zakresie stanu technicznego można będzie zweryfikować, czy samochód posiadał już tę usterkę – np. rysę na zderzaku. Podobne znaczenie ma sporządzenie protokołu zwrotu. Takie działanie zabezpiecza zarówno pracownika, jak i pracodawcę – w razie konfliktu umożliwia wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za usterkę oraz ustalenie, mniej więcej, daty jej powstania, a tym samym podmiotu odpowiedzialnego za uszkodzenie.
Przykład 1.
ABC sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dystrybucji towarów. W związku z prowadzoną działalnością na terenie całej Polski konieczne jest bezpośrednie docieranie do klientów. Pracodawca w tym celu przekazuje pracownikowi Janowi Kowalskiemu samochód służbowy – następuje to na podstawie umowy o korzystanie z samochodu służbowego oraz protokołu wydania. Jan Kowalski w chwili odbioru samochodu zauważył uszkodzenie przedniego zderzaka w okolicy tablicy rejestracyjnej. W związku z tym zażądał wskazania w protokole wydania przedmiotowego uszkodzenia. Po dwóch latach między ABC sp. z o.o. a Janem Kowalskim ustał stosunek pracy. Pracownik był więc obowiązany do zwrotu samochodu służbowego. W protokole zwrotu stwierdzono uszkodzenie przedniego zderzaka na wysokości tablicy rejestracyjnej. ABC sp. z o.o. postanowiła obciążyć Jana Kowalskiego kosztami naprawy zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy. Czy Jan Kowalski może uwolnić się od odpowiedzialności?
Rozliczenie z pracodawcą - odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 124 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym przez pracodawcę. Gdyby rozliczenie z pracodawcą za powierzone mienie potwierdziło, że uszkodzenie powstało w trakcie korzystania z pojazdu przez pracownika, pracodawca byłby uprawniony do obciążenia pracownika kosztami związanymi z usunięciem uszkodzenia. Jednakże w związku z tym, że w protokole wydania stwierdzono, że w chwili wydania pojazdu posiadał on uszkodzenie, pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że uszkodzenie istniało już w chwili wydania pojazdu.
Podkreślenia wymaga, że przepis art. 124 § 3 Kodeksu pracy wprowadza domniemanie odpowiedzialności pracownika, z czego należy wnioskować, że pracodawcę obciąża dowód tylko dwóch okoliczności wskazanych w § 1 tegoż przepisu, tj.:
- prawidłowego powierzenia mienia oraz
- nierozliczenia się z niego przez pracownika, czyli szkody i jej wysokości.
Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 31 października 2018 roku, III APa 7/18, „badając zatem, czy w konkretnym stanie faktycznym pracodawca może korzystać z dobrodziejstwa wskazanego domniemania, w pierwszej kolejności należy ustalić istnienie koniecznych przesłanek odpowiedzialności pracownika w trybie art. 124 Kodeksu pracy, czyli prawidłowego powierzenia mienia w warunkach umożliwiających rozliczenie się z tego mienia oraz nierozliczenie się przez pracownika z powierzonego mienia”.
Ciężar wykazania, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika, spoczywa właśnie na pracowniku gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy, a jeżeli przyczyny te nie są znane i pracodawcy nie można udowodnić przyczynienia się do powstania szkody, istnieją podstawy do przyjęcia, że szkoda powstała z przyczyn leżących po stronie pracownika, który naruszył obowiązek sprawowania należytej pieczy nad powierzonym mu mieniem.
Podobnie rzecz ma się z innym mieniem powierzonym pracownikowi przez pracodawcę. Otrzymując mienie takie jak telefon służbowy, tablet czy laptop pracownik powinien w pierwszej kolejności zweryfikować jego stan techniczny, a wszelkie nieprawidłowości wskazać w protokole wydania. Następnie podobny protokół trzeba przygotować w chwili zwrotu przedmiotowego mienia, czyli gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą.
Oba powyższe protokoły stanowić będą podstawę do oceny momentu powstania ewentualnego uszkodzenia. Należy pamiętać, że to pracodawcę obciąża dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, pracownik musi natomiast wykazać, czyli udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Z obowiązku wykazania faktu nierozliczenia się pracownika wynika konieczność wykazania przez pracodawcę wysokości ewentualnej szkody.
Sprawowanie pieczy nad mieniem stanowiącym własność pracodawcy, a przekazanym pracownikowi, należy do obowiązków pracownika – polega np. na odpowiednim zabezpieczeniu takiego mienia. Warto przy tym zaznaczyć, że pracownik, któremu powierzono mienie, ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą w tym mieniu wskutek np. kradzieży przez nieznanych sprawców – w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązku pieczy. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że dochował należytej staranności w zakresie pieczy nad powierzonym mu mieniem.
Tym samym pracownik musi pamiętać, że w razie nieprawidłowego sprawowania pieczy pracodawca może pociągnąć go do odpowiedzialności materialnej, co w zależności od wartości powierzonego przedmiotu może być dotkliwe finansowo. Na podwładnym spoczywa w tym wypadku ciężar dokonania prawidłowości rozliczenia z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy.
