Rozliczenie z pracownikiem odchodzącym z pracy jest procesem, który wymaga od pracodawcy spełnienia wielu obowiązków. Niewłaściwe przeprowadzenie tego procesu może prowadzić do sporów sądowych, dlatego warto znać i przestrzegać wszystkich zasad dotyczących rozliczenia z odchodzącym pracownikiem. Poniżej zostały omówione kluczowe obowiązki pracodawcy w tym zakresie, bazując na aktualnych przepisach i praktykach.
Termin wypłaty wynagrodzenia i innych składników po ustaniu stosunku pracy
Pierwszym z podstawowych obowiązków podczas rozliczenia się z pracownikiem, któremu zakończył się stosunek pracy (bez znaczenia, na jakiej podstawie), jest wypłata należnego mu wynagrodzenia wraz ze wszystkimi należnymi świadczeniami (odprawami, ekwiwalentem za urlop, premiami, prowizjami). Przepisy nie wskazują wprost, w jakim terminie wynagrodzenie należy wypłacić pracownikowi przy zakończeniu umowy o pracę. Istnieje pogląd głównie wśród pracodawców, że wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy, dokonuje się w terminie obowiązującym w danym zakładzie pracy. Zarówno większość ekspertów prawa pracy, jak i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a także PIP wskazują na jednoznaczny termin wypłaty należnego wynagrodzenia po zakończeniu stosunku pracy, czyli ostatni dzień trwania stosunku pracy.
Jolanta Fedak, minister pracy i polityki społecznej w latach 2007-2011, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 z 16 września 2010 roku, wskazała stanowisko:
„Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również, moim zdaniem, dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego »rozliczenia się« z obowiązków wynikających z zakończonej umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, jestem zdania, że w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest, moim zdaniem, możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych”.
Za wyjątek przyjmuje się sytuacje, kiedy nie ma możliwości ustalenia wynagrodzenia pracownika w ostatnim dniu trwania stosunku pracy (prowizje, premie). Tylko takie składniki wynagrodzenia mogą zostać wypłacone pracownikowi w późniejszym terminie.
Świadczenia wypłacane pracownikom po ustaniu stosunku pracy
Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracodawca ma obowiązek wypłacić także inne należności, które wynikają lub są skutkiem rozwiązania stosunku pracy.
Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca ma obowiązek ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, który nie zdążył go wykorzystać w naturze przed rozwiązaniem umowy. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego. Na tej podstawie należy ustalić wysokość ekwiwalentu za urlop.
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu wynika z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w momencie rozwiązania umowy o pracę. Potwierdza to stanowisko SN w wyroku z 29 marca 2001 roku (I PKN 336/00): „Z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe”.
Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop w dniu ustania stosunku pracy.
Odprawy
Odprawy pieniężne w związku z rozwiązaniem umowy o pracę to świadczenia przysługujące pracownikom w określonych sytuacjach, głównie, gdy rozwiązanie umowy następuje z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy oraz od przyczyny rozwiązania umowy.
Odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika
Odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika przysługuje w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę z przyczyn ekonomicznych, technologicznych, organizacyjnych lub likwidacji stanowiska pracy. Co istotne, przepisy zobowiązują do wypłaty odpraw z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika (zarówno przy zwolnieniu indywidualnym, jak i grupowym) jedynie pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników.
Wysokość odprawy zależy od stażu pracy:
Do 2 lat pracy: 1-miesięczne wynagrodzenie.
Od 2 do 8 lat pracy: 2-miesięczne wynagrodzenie.
Powyżej 8 lat pracy: 3-miesięczne wynagrodzenie.
Odprawa nie może jednak przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania umowy.
Odprawa z tytułu rozwiązania umowy o pracę w ramach grupowego zwolnienia
Ze zwolnieniem grupowym mamy do czynienia w przypadku, kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i zwolnienia obejmują co najmniej:
10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników;
10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednak mniej niż 300 pracowników;
30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników
– w okresie nieprzekraczającym 30 dni.
Co ważne, rozwiązanie umów o pracę musi nastąpić z przyczyn niedotyczących pracowników. Natomiast wysokość odprawy jest taka sama jak w przypadku odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.
Odprawa emerytalno-rentowa
Odprawa emerytalno-rentowa jest świadczeniem pieniężnym przysługującym pracownikowi, który spełnia warunki uprawniające do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, a jego stosunek pracy ulega rozwiązaniu.
Odprawa emerytalno-rentowa wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie pracownika.
Odprawa nie przysługuje, jeśli pracownik przechodzi na emeryturę lub rentę w trakcie trwania stosunku pracy (np. przechodzi na emeryturę pomostową), a także, kiedy przysługuje mu odprawa pieniężna z innych tytułów, np. z tytułu rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.
Dodatkowe obowiązki związane z pracą zdalną
W kontekście rosnącej popularności pracy zdalnej pracodawcy muszą uwzględnić również zasady rozliczania narzędzi i kosztów związanych z taką formą pracy. Po zakończeniu stosunku pracy należy pokryć koszty eksploatacji, takie jak internet czy prąd. Pracodawcy muszą również prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy zdalnej, aby uniknąć nieporozumień przy rozliczeniach.
Rozliczenie premii i prowizji
W przypadku gdy pracownik ma prawo do premii lub prowizji, pracodawca musi upewnić się, że wszystkie te należności są odpowiednio wyliczone i wypłacone. Jeśli wyliczenie premii wymaga dodatkowego czasu, trzeba ustalić dokładny termin wypłaty, zgodnie z wewnętrznymi przepisami zakładu pracy.
O czym pamiętać, wypłacając wynagrodzenie po zakończeniu umowy?
Data wypłaty wynagrodzenia pracownika, który zakończył stosunek pracy, jest bardzo istotna dla prawidłowego ustalenia rozliczeń podatkowych. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami, które weszły w życie 1 stycznia 2023 roku, płatnik (pracodawca) przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy pracownika pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika (pracownika), z wyjątkiem wniosków o:
obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, tzw. ulgi dla młodych;
obliczanie zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (standardowych i podwyższonych);
rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.
W związku z powyższym bardzo istotne jest to, czy wynagrodzenie zostanie wypłacone w ostatnim dniu stosunku pracy, czy w dniach kolejnych, już po zakończeniu umowy.
Pozostałe obowiązki pracodawcy związane z zakończeniem umowy z pracownikiem
W związku z zakończeniem umowy o pracę pracodawca ma wiele obowiązków, które musi wypełnić, nie tylko te rozliczeniowe. Przyjrzyjmy się tym najważniejszym.
Wystawienie świadectwa pracy
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca musi wydać pracownikowi w dniu zakończenia umowy o pracę. Zawiera ono informacje o okresie zatrudnienia, zajmowanych stanowiskach, sposobie rozwiązania umowy, wykorzystanych urlopach, okresach nieskładkowych, pracy zdalnej, a także – na żądanie pracownika – o zarobkach.
Choć często błędnie uważa się, że pracodawca ma 7 dni na wystawienie świadectwa, obowiązujące przepisy wymagają, aby dokument ten został wydany w ostatnim dniu pracy. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca musi dostarczyć je pracownikowi w ciągu 7 dni od zakończenia umowy.
Nie wolno zapominać o konieczności przekazania pracownikowi informacji o okresie przechowywania akt osobowych w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.
Rozliczenie mienia powierzonego pracownikowi
Jeśli pracownik korzystał w pracy z mienia należącego do pracodawcy, takiego jak laptop, telefon komórkowy czy samochód służbowy, musi je zwrócić lub rozliczyć się z niego przed zakończeniem stosunku pracy. Pracodawca powinien sporządzić odpowiedni protokół zwrotu, który będzie zawierał informacje o stanie technicznym mienia w momencie jego przekazania.
Pracownik jest zobowiązany do zwrotu powierzonego mienia w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę.
Jeśli mienie zostało zużyte, uszkodzone lub utracone, pracownik musi rozliczyć się z niego, co może oznaczać naprawę, odkupienie lub pokrycie kosztów naprawy/odkupienia. Dobrze, gdyby pracownik uczestniczył w inwentaryzacji mienia powierzonego, przeprowadzonej przed lub w dniu rozwiązania umowy o pracę.
Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika należności z tytułu szkody w powierzonym mieniu pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody pracownika. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na potrącenie lub nie zwróci mienia, pracodawca może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej.
Wyrejestrowanie z ZUS-u
Zakończenie stosunku pracy wiąże się dla pracodawcy także z obowiązkiem wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń w ZUS-ie. W tym celu należy przekazać do ZUS-u deklarację wyrejestrowującą ZUS ZWUA w ciągu 7 dni po zakończeniu umowy. Przy czym ważne jest, aby wskazać odpowiedni kod zakończenia umowy i podstawę prawną.
Jeśli pracownik zgłaszał do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, to ich również należy wyrejestrować na deklaracji ZUS ZCNA.
Deklaracje podatkowe po zakończeniu roku
Nawet jeśli pracodawca rozstaje się z pracownikiem w ciągu roku, to musi o nim pamiętać po zakończeniu roku podatkowego. Wynika to z tego, że pracodawca ma obowiązek do końca lutego przekazać PIT-11 wszystkim pracownikom (obecnym i byłym). W tej deklaracji wykazuje się bowiem przychody wypłacone w danym roku podatkowym. Nie ma natomiast znaczenia, że pracownik nie jest już zatrudniony.
Błędne jest wystawianie deklaracji PIT-11 zaraz po zakończeniu umowy w trakcie roku. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy pracownik wystąpi z wnioskiem o wydanie tej deklaracji. Wówczas pracodawca jest zobligowany do wystawienia jej w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia wniosku.
Uporządkowanie akt osobowych
Pracodawca ma obowiązek uporządkowania i zamknięcia akt osobowych pracownika. Proces ten obejmuje zabezpieczenie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy, aneksy, zaświadczenia o szkoleniach oraz inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. Akta te powinny być przechowywane przez okres co najmniej 10 lat po zakończeniu stosunku pracy, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Rozliczenie z pracownikiem odchodzącym z pracy – podsumowanie
Prawidłowe rozliczenie z pracownikiem odchodzącym z pracy wymaga spełnienia wielu formalności i dochowania wszelkich terminów. Ważne jest, aby pracodawca był dobrze przygotowany do tego procesu, znał przepisy prawa pracy oraz dbał o dobre relacje z pracownikami nawet po zakończeniu współpracy. Przestrzeganie powyższych zasad pozwoli uniknąć ewentualnych sporów i zapewni profesjonalne zakończenie stosunku pracy.
