Zwrot towaru przy zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Co do zasady podatnicy dokonujący sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek posiadania w tym zakresie kasy fiskalnej. Jednocześnie obowiązujące regulacje przewidują zwolnienie od tego obowiązku. Biorąc pod uwagę przedstawione poniżej okoliczności, zastanowimy się, w jaki sposób należy zewidencjonować zwrot towaru w okresie, w którym podatnik miał obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna a zwrot towaru

W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na treść § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie podano, że podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Jednocześnie, jak podaje § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół nabycia sprawdzającego.

W świetle powyższego wyłącznie sprzedaż towarów jest odnotowywana przy pomocy kasy rejestrującej. Ewentualne zwroty towarów są natomiast ujmowane w osobnej ewidencji.

Warto też odnieść się do treści rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Akt ten zobowiązuje podmioty do wskazywania określonych danych w celu prawidłowego rozliczenia podatku należnego. Stosownie do przepisów § 10 ust. 5 rozporządzenia ewidencja prowadzona na potrzeby podatku VAT zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

1. „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących;
2. „WEW” – dokument wewnętrzny;
3. „FP” – faktura wystawiona do paragonu.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 12.12.2022 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.616.2022.2.MGO), w JPK_VAT deklarację sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nieewidencjonowaną na kasie rejestrującej, można wykazać na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego symbolem „WEW”. Nie ma przy tym znaczenia, czy transakcja została udokumentowana fakturą oraz kiedy faktura została wystawiona. Ponadto można wykazywać taką sprzedaż również na podstawie poszczególnych faktur (zamiast na podstawie zapisu zbiorczego), jeśli taki sposób wybierze podatnik. Faktury nie podlegają oznaczeniu „FP”, gdyż nie dotyczą sprzedaży zewidencjonowanej na kasie rejestrującej.

Oznaczenie „WEW” dotyczy m.in. czynności, które nie są udokumentowane oryginalnymi dokumentami zakupu/sprzedaży, przykładowo:

• nieodpłatnego przekazania towarów na cele osobiste;
• korekty rocznej podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia podatku naliczonego;
• sprzedaży zwolnionej, dla której nie wystawiono faktury;
• sprzedaży bezrachunkowej (sprzedaży na rzecz osób fizycznych, która jest zwolniona z ewidencji na kasie fiskalnej).

Sprzedaż w okresie zwolnienia a zwrot w okresie obowiązywania kasy

Chociaż zwrot towaru nie podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej, to jednak jest to zdarzenie wpływające na obowiązek podatkowy, ponieważ powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania poprzez korektę danych pochodzących z raportu fiskalnego.

Na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji „Pytania JPK_VAT” (16 kwietnia 2024 roku, https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk-vat-z-deklaracja/faq-jpk-vat-z-deklaracja/) w odpowiedzi na pytanie: „W jaki sposób prezentować i oznaczać zwroty do paragonów fiskalnych?” MF wskazało:

„Zwroty do paragonów fiskalnych, potwierdzone dokumentem zwrotu do paragonu fiskalnego, należy w nowym JPK_VAT z deklaracją prezentować jednym zbiorczym zapisem z raportem fiskalnym. Polega to na uwzględnieniu kwoty udokumentowanych zwrotów do paragonów z danego okresu w raporcie fiskalnym za ten okres. Kwota ta pomniejszy prezentowaną wartość zapisu, który obejmuje okresowy raport fiskalny (oznaczony jako RO)”.

W konsekwencji zwroty towarów pomniejszają wartość wynikającą z raportu fiskalnego za dany okres (różnica tych wartości).

Przykład 1.

Pan Piotr będący czynnym podatnikiem podatku VAT w maju sprzedał towar na rzecz osoby fizycznej. W tym okresie korzystał ze zwolnienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej, a zatem wartość sprzedanego towaru została wykazana w JPK_VAT z oznaczeniem „WEW”. Od sierpnia pan Piotr prowadził sprzedaż towarów ewidencjonowaną na kasie fiskalnej (utracił bowiem prawo do zwolnienia). Jednocześnie w sierpniu otrzymał zwrot towaru sprzedanego w maju. W jaki sposób zewidencjonować otrzymany zwrot towaru?

Otrzymany zwrot towaru pan Piotr odnotuje w osobnej ewidencji zwrotów i reklamacji, o której mowa w par. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Natomiast korekta podatku należnego z tytułu zwrotu towaru otrzymanego w sierpniu, a sprzedanego w maju będzie dokonywana na bieżąco, tj. w rozliczeniu za sierpień. W konsekwencji wartość sprzedanych towarów w sierpniu i ujętych w raporcie okresowym z kasy fiskalnej zostanie pomniejszona o wartość otrzymanego zwrotu towaru. W tym przypadku właściwym oznaczeniem będzie symbol „RO”.

W zakresie ewidencjonowania zwrotu można również zastosować podwójny zapis w JPK_VAT:

• jeden raport RO obejmujący wartość sprzedaży z danego okresu wynikający z raportu okresowego;
• drugi raport RO in minus wskazujący na kwoty zwróconego towaru w danym okresie rozliczeniowym.

Ustawa VAT oraz wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze nakładają na podatników obowiązek odpowiedniego oznaczania dokumentów sprzedaży. Jednocześnie nie przewidziano osobnych oznaczeń dla przypadków zwrotów uprzednio sprzedanych towarów. Wartość otrzymanych zwrotów jest ujmowana poprzez pomniejszenie wartości bieżącego raportu okresowego.