Zespół negocjacyjny staje się koniecznością, kiedy negocjacje dotyczą rozległych kwestii, a rozmowy trwają przez kilka dni czy nawet tygodni. Każdy negocjator ma za zadanie zapoznać się z innym punktem kontraktu i stać się ekspertem w danej sprawie. Ponadto członkowie zespołu pełnią komplementarne role. Zgodne współdziałanie wszystkich osób ma przyczynić się do uzyskania korzystnego porozumienia dla firmy i odniesienia sukcesu. Jakimi kryteriami należy się kierować, wybierając negocjatorów, którzy wezmą udział w negocjacjach zbiorowych? Ilu ich powinno być? Jakimi cechami osobowościowymi muszą się charakteryzować, aby prowadzone rozmowy można było zakończyć z sukcesem?
Zespół negocjacyjny a liczba członków
Ustalenie liczby osób składających się na zespół negocjacyjny zależy od kilku kwestii, a mianowicie:
- złożoności przedmiotu negocjacji,
- ilości danych do przeanalizowania,
- liczebności zespołu negocjacyjnego przeciwnika.
Przed rozpoczęciem negocjacji należy skontaktować się z przedstawicielem firmy, z którą będziemy prowadzili rozmowy. Oba zespoły zasiadające przy stole negocjacyjnym powinny być tak samo liczne. Dzięki temu przyjmuje się, że posiadają one taką samą pozycję wyjściową – nikt nie ma większej siły, wynikającej z przewagi liczebnej.
W literaturze podaje się, że optymalna liczba osób składających się na zespół negocjacyjny wynosi 5 członków. Należy jednak zdać sobie sprawę, że w negocjacjach dotyczących złożonego problemu mamy do czynienia z istnieniem nieformalnego zespołu, zajmującego się przeprowadzaniem dodatkowych analiz, tworzeniem alternatywnych rozwiązań, przygotowywaniem scenariuszy przebiegu spotkania.
Zespół negocjacyjny a role negocjatorów
W klasycznym, pięcioosobowym zespole negocjacyjnym powinni pojawić się negocjatorzy, pełniący następujące role:
- lider – jest odpowiedzialny za przebieg spotkania, rozdziela zadania dla pozostałych negocjatorów, planuje kolejność osób zabierających głos, nadzoruje poczynione ustępstwa, posiada najbardziej rozległe kompetencje decyzyjne i to on ma wpływ zawarcie końcowej umowy, obserwuje i kontroluje, zabiera głos tylko wtedy, kiedy sytuacja tego wymaga,
- protokolant – zajmuje się sporządzaniem notatek z przebiegu spotkania, zapisuje wszystkie ustalenia, propozycje i ustępstwa, przytacza fragmenty wypowiedzi poszczególnych negocjatorów, robi podsumowania kolejnych etapów negocjacji,
- słuchacz – obserwuje przebieg rozmów, zapamiętuje wypowiedzi negocjatorów, zwraca uwagę na mowę niewerbalną, podkreśla kwestie i problemy, o których ktoś wspomniał, a które w dalszych negocjacjach zostały pominięte,
- krytyk – ma za zadanie dostrzegać minusy rozwiązań proponowanych przez przeciwników, krytykuje ich zachowanie, sposób mówienia; jego cyniczne nastawienie pozwala dostrzec istotne szczegóły, które mogłyby zostać zapomniane,
- kontroler – ocenia rezultaty spotkania, ocenia propozycje przeciwnego zespołu, ostrzega, kiedy żądania drugiej strony wykraczają poza granicę ustępstw.
Ponadto przy stole negocjacyjnym mogą zasiąść eksperci z danych dziedzin: inżynierowie, prawnicy, tłumacze, matematycy, fizycy czy geodeci. Osoby, posiadające rozległą wiedzę w określonym obszarze, mogą także zasilić nieformalny zespół negocjacyjny i w czasie przerw doradzać negocjatorom prowadzącym rozmowy.
Cechy osobowościowe członków zespołu negocjacyjnego
Pełnienie poszczególnych ról będzie wymagało od negocjatorów posiadania odpowiednich cech osobowościowych. Na przykład lider musi być opanowany, władczy, odporny na stres. Powinien także szybko reagować w nagłych sytuacjach. Z kolei protokolanta charakteryzuje skrupulatność, dokładność oraz podzielność uwagi. Słuchacz musi mieć rozwinięte umiejętności interpersonalne oraz intuicyjnie odczytywać sygnały niewerbalne przekazywane przez przeciwnika. Krytyk jest niedowiarkiem, który nie ufa ludziom i w każdej rzeczy dostrzega jakąś wadę – ma więc nastawienie pesymistyczne. Kontroler posiada umysł analityczny i w kilka chwil jest w stanie przeanalizować nawet zawiłe kwestie. Ponadto patrzy na świat w racjonalny sposób.
Dobierając poszczególnych członków zespołu negocjacyjnego, lider zwraca uwagę, czy:
- potrafią oni pracować w zespole,
- są opanowani,
- podporządkowują się interesowi ogółu,
- nie zależy im na zwracaniu uwagi włącznie na siebie,
- potrafią opanować swoje emocje,
- są odporni na stres,
- mają umiarkowaną skłonność do ryzyka,
- posiadają zdolność szybkiego myślenia,
- swobodnie nawiązują nowe kontakty międzyludzkie.
Tworząc zespół negocjacyjny, musisz także zwrócić uwagę, aby wybrać osoby, które darzysz zaufaniem. Musisz polegać na negocjatorach oraz wierzyć w ich umiejętności. Nie możesz także ganić ich za drobne porażki, które z pewnością pojawią się w wieloetapowych negocjacjach. Najważniejszy jest przecież końcowy wynik – korzystne porozumienie i owocna współpraca z kontrahentem.
