Prowadzenie spółki wiąże się z koniecznością ponoszenia wydatków, w tym z tytułu funkcjonowania organów spółki. W świetle przepisów podatkowych nie każdy poniesiony wydatek na rzecz członków zarządu może stanowić koszt podatkowy. Dowiedź się jak rozlicza się poprawnie świadczenia na rzecz członków zarządu w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym.
Koszty podatkowe
Ocena przez podatnika możliwości zakwalifikowania określonego kosztu jako kosztu podatkowego powinna być dokonywana w aspekcie prowadzonej działalności gospodarczej oraz celu, który ma być osiągnięty w wyniku jego poniesienia. Równocześnie podatnik powinien pamiętać o przesłankach ustawowych zezwalających na uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodów, tj.:
- definitywność (rzeczywistość),
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pdop).
W świetle dyspozycji wyrażonej brzmieniem art. 16 ust. 1 pkt 38 pdop nie uznaje się za podatkowe koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów.
Reasumując, świadczenia na rzecz członków zarządu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile nie stanowią świadczeń jednostronnych, czyli takich, w których spółka nie otrzymuje świadczenia wzajemnego.
Wynagrodzenie organów stanowiących
Zgodnie z brzmieniem art. 16 ust. 1 pkt 38a pdop nie uważa się za koszty podatkowe wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących podatnika, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Należy wskazać, że zarząd jest organem, który prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Może być jednoosobowy lub składać się z większej liczby członków. Członek zarządu spółki z o.o. jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Z kolei w przypadku spółek akcyjnych członkowie zarządu są powoływani przez radę nadzorczą, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Brzmienie powyższego przepisu może sugerować, że wydatki ponoszone na rzecz członków zarządu stanowią wydatki organów stanowiących. Podkreślić należy, że zarząd nie jest organem stanowiącym, a organem zarządzającym, dlatego też wyłączenie wydatków dotyczących członków zarządu z kosztów podatkowych w tym przypadku nie znajdzie zastosowania.
Nieodpłatne pełnienie funkcji członka zarządu
Przez nieodpłatne świadczenie należy rozumieć takiego rodzaju działania jednego podmiotu, które nie spotykają się z wzajemnym i ekwiwalentnym świadczeniem ze strony podmiotu będącego beneficjentem (odbiorcą) takiego nieodpłatnego świadczenia.
W praktyce określenie ceny danej korzyści bywa trudne. Zgodnie z art. 12 pdop wartość przychodu z nieodpłatnych świadczeń określa się:
- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
- jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
- w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
W praktyce przyjmuje się, że gdy funkcję członka zarządu pełni nieodpłatnie wspólnik (udziałowiec) spółki lub pracownik wspólnika, po stronie spółki nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdza m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2016 roku (nr IPPB6/4510457/152/A) czy też Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 14 grudnia 2015 roku (nr ILPB3/45101439/152/KS).
W sytuacji jednakże, gdy członkiem zarządu jest osoba trzecia, to świadczenie przez nią pracy bez wynagrodzenia stanowić będzie korzyść (przysporzenie) dla spółki. Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2011 roku (nr ILPB3/423–72/11–4/KS), w której czytamy: „Prezes nie jest wspólnikiem Spółki, nie przysługuje mu prawo do udziału w Jej zyskach. Takie świadczenie pracy przez Prezesa na rzecz Spółki ma dla Spółki konkretny wymiar finansowy w postaci wynagrodzenia za pełnioną funkcję i stanowi przysporzenie Jej majątku”.
Świadczenia na rzecz członków zarządu - wynagrodzenie za pełnienie funkcji
Zatrudnienie członka zarządu może nastąpić na mocy powołania, umowy o pracę lub też umowy nienazwanej (umowy cywilnoprawnej).
Wypłacone wynagrodzenie spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych niezależnie od formy łączącego ją stosunku z członkiem zarządu na zasadach ogólnych. Możliwość rozpoznania wynagrodzenia członka zarządu jako koszt uzyskania przychodów uzależniona jest od jego właściwego uzasadnienia i udokumentowania, a przede wszystkim wykazania związku przyczynowo-skutkowego z osiąganymi przychodami.
Koszty podróży służbowych a świadczenia na rzecz członków zarządu
Zgodnie z art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Sposób rozliczania należności z tytułu podróży służbowych powinien zostać określony w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy lub w umowach o pracę (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu wynagradzania albo nie obowiązuje go układ zbiorowy pracy). Jeżeli jednak pracodawca nie stworzył tego typu regulacji, to w odniesieniu do jego pracowników odbywających podróże służbowe znajdują odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej, czyli Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 57 pdop, a contrario, za koszty uzyskania przychodów uważa się jedynie wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 pdof. Koszty podróży służbowej, które pracodawca zwraca pracownikowi, są należnościami wynikającymi ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 pdof, a zatem ma do nich zastosowanie wskazana zasada, że dopiero w dacie ich wypłacenia lub postawienia do dyspozycji mogą być uznane za koszty podatkowe. Potwierdzenie tego stanowiska prezentuje pismo Naczelnika Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi z 10 sierpnia 2007 r. o sygn. akt ŁUS–II–2–423/214/07/AG.
W przypadku członków zarządu zatrudnionych na podstawie powołania lub umowy cywilnoprawnej wypłacane świadczenia na rzecz członków zarządu z tytułu podróży służbowych stanowią koszty podatkowe w momencie postawienia ich do dyspozycji. Spółka powinna zadbać o prawidłowe ich udokumentowanie.
Ubezpieczenie OC członka zarządu
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członka zarządu dotyczy konkretnej osoby, a nie interesów spółki.
Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że nie uznaje się za koszty podatkowe składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka grup 1, 3 i 5 działu I oraz grup 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do Ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej. Analiza wyżej wymienionych ryzyk pozwala stwierdzić, że brak wśród nich OC.
Podkreślić jednakże należy, że w przypadku ubezpieczenia osoby fizycznej (członka zarządu) nie istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku na ubezpieczenie przez spółkę a osiąganymi przychodami. Celem OC jest ochrona osoby pełniącej określone stanowisko. Uznać więc należy, że wydatki ponoszone na ubezpieczenie OC członka zarządu, niezależnie od stosunku łączącego ze spółką, nie będą stanowiły kosztów podatkowych.
