Ubezpieczenie grupowe to dobrowolna forma ochrony, stanowiąca w wielu przedsiębiorstwach pozapłacowy benefit dla pracowników, która zapewnia wsparcie finansowe w trudnych momentach życia. Polisa może obejmować zarówno samego pracownika, jak i jego najbliższych, oferując pomoc w przypadku zdarzeń takich jak nieszczęśliwe wypadki, ciężkie choroby, hospitalizacja czy nawet śmierć. Finansowanie składek na takie ubezpieczenie może być podzielone między pracodawcę a pracownika, co wpływa na sposób ich księgowego ujęcia. W niniejszym artykule przyjrzymy się temu, jak poprawnie ewidencjonować w księgach rachunkowych składki na ubezpieczenie grupowe częściowo finansowane przez pracodawcę.
Ubezpieczenie grupowe finansowane częściowo przez pracodawcę i częściowo przez pracownika
Ubezpieczenie grupowe częściowo finansowane przez pracodawcę, a częściowo przez pracownika to częsty sposób rozliczenia składek na ubezpieczenie grupowe korzystny dla obu stron. Z jednej strony pracodawca pokrywa część składek na ubezpieczenie grupowe, a z drugiej strony przystępują do niego osoby faktycznie zainteresowane objęciem dodatkowym ubezpieczeniem, ponieważ część składek zostaje pokryta ze środków samych pracowników. Pracownicy, którzy zdecydują się na objęcie grupowym ubezpieczeniem w przypadku składek finansowanych jedynie w określonej części przez pracodawcę, muszą liczyć się więc z koniecznością pokrycia pozostałej części składek z własnych środków. Zazwyczaj kwota ta jest potrącana bezpośrednio z wynagrodzenia pracownika. Należy przy tym mieć na uwadze, że potrącenie składek na grupowe ubezpieczenie z wynagrodzenia pracownika wymaga uzyskania jego pisemnej zgody.
Ewidencja w księgach rachunkowych składek na ubezpieczenie grupowe – w części finansowanej przez pracodawcę
Przeanalizujmy teraz zasady ewidencji w księgach rachunkowych składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w części finansowanej ze środków pracodawcy. Część składek na to ubezpieczenie finansowana przez pracodawcę ze środków obrotowych stanowi koszt podstawowej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa i co do zasady jest ewidencjonowana w księgach rachunkowych pracodawcy na odpowiednim koncie zespołu 4 (przy ewidencji kosztów działalności operacyjnej tylko kontach zespołu 4). Kwota części składek finansowanych przez pracodawcę na ubezpieczenie grupowe jest odnoszona w koszty z chwilą ich zapłaty. Przy czym taki sposób ewidencji w księgach rachunkowych składek na ubezpieczenie grupowe w części finansowanej przez pracodawcę dotyczy sytuacji, gdy składki na to ubezpieczenie są co miesiąc odprowadzane przez pracodawcę do firmy ubezpieczeniowej w kwocie ustalonej w polisie, jak to zazwyczaj ma miejsce w przypadku ubezpieczeń grupowych.
Zapis może wówczas przebiegać następująco:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników).
Może się także zdarzyć, że pracodawca opłaca składkę na ubezpieczenie grupowe pracowników jednorazowo z góry za cały rok. W takiej sytuacji rekomendowane jest rozliczanie kosztu w czasie przy wykorzystaniu konta 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Jeżeli jednak jednostka uzna, że kwota składki na ubezpieczenie grupowe opłaconej jednorazowo za cały rok jest kwotą nieistotną, to dopuszczalne jest zastosowanie uproszczenia polegającego na odniesieniu pełnej kwoty składki na to ubezpieczenie w ciężar kosztów w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej. Należy przy tym mieć na uwadze, że stosowane przez jednostkę uproszczenia powinny zostać opisane w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1, czyli pod warunkiem, że zastosowane przez jednostkę uproszczenia nie mają wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki.
Natomiast ewidencja w księgach samej zapłaty składek z rachunku bankowego pracodawcy do firmy ubezpieczeniowej w kwocie ustalonej w polisie może przebiegać następująco:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zajmująca się produkcją mebli zatrudnia 50 pracowników. W trosce o ich bezpieczeństwo i komfort spółka zawarła z firmą ubezpieczeniową umowę na grupowe ubezpieczenie pracownicze mające obowiązywać od listopada 2024 roku. Zgodnie z podjętą decyzją składki na to ubezpieczenie będą częściowo finansowane przez pracodawcę, a pozostała część zostanie pokryta przez pracowników poprzez potrącenie z ich wynagrodzeń, na co każdy z pracowników wyraził pisemną zgodę. W listopadzie 2024 roku spółka dokonuje zapłaty z rachunku bankowego całości składki przypadającej na dany miesiąc na rzecz firmy ubezpieczeniowej. W jaki sposób dokonać ewidencji w księgach rachunkowych spółki części składek finansowanych przez pracodawcę oraz zapłaty składki z rachunku bankowego do firmy ubezpieczeniowej? Spółka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4. Ewidencja składek na ubezpieczenie grupowe w części finansowanej przez pracodawcę, które stanowi koszt działalności operacyjnej spółki z chwilą ich zapłaty:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników).
Ewidencja zapłaty składki na ubezpieczenie grupowe z rachunku bankowego spółki z o.o. (pracodawcy) do firmy ubezpieczeniowej w kwocie ustalonej w polisie:
- Wn konto 249 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
W kontekście ubezpieczenia grupowego finansowanego częściowo przez pracodawcę należy mieć na uwadze, że część składek na to ubezpieczenie finansowana ze środków pracodawcy stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji część składek na ubezpieczenie finansowana przez pracodawcę jest doliczana pracownikowi do wynagrodzenia przysługującego mu w danym miesiącu w celu ustalenia wysokości zaliczki na PIT oraz ewentualnie składek ZUS od tego świadczenia (jeżeli nie zostały spełnione warunki uprawniające do zwolnienia). Zaliczkę na PIT oraz ewentualne składki ZUS (w razie niespełnienia warunków uprawniających do zwolnienia) podlegają ujęciu w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych (na podstawie sporządzonej listy płac).
Ewidencja w księgach rachunkowych składek na ubezpieczenie grupowe – w części finansowanej przez pracownika
Jeżeli natomiast chodzi o część składek na ubezpieczenie grupowe finansowanych przez pracownika, jest ona ujmowana w księgach rachunkowych na koncie rozrachunkowym np. przy wykorzystaniu konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Comiesięczną składkę na ubezpieczenie grupowe w części finansowanej przez pracownika jednostka może ujmować w księgach rachunkowych następującym zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 249 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z firmą ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników).
Natomiast samo potrącenie z wynagrodzenia pracownika części składki na ubezpieczenie grupowe finansowane przez pracownika jednostka może ewidencjonować w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konta 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
