Ulga na złe długi w zeznaniu rocznym – jak wykazać?

Ulga na złe długi dotyczy należności nieściągalnych; jest mechanizmem pozwalającym podatnikom skorygować podatek dochodowy w przypadku należności, które nie zostały uregulowane przez kontrahenta. W Polsce jest stosowana zarówno w podatku VAT, jak i podatkach dochodowych – podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (PIT) i w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). W artykule omawiamy, jak powinna zostać wykazana ulga na złe długi w zeznaniu rocznym.

Ulga na złe długi – na czym polega?

Ulga na złe długi to korekta podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (in plus albo in minus) z tytułu niezapłaconych faktur albo nieotrzymanych środków z tytułu wystawionych faktur.

Ulga ta zależna jest od tego, czy dotyczy wierzyciela, czy dłużnika. Przebiega na dwa sposoby:

• zmniejszenie kosztów (dla dłużnika) – jeśli dłużnik nie uregulował należności, musi odpowiednio zmniejszyć koszty uzyskania przychodów; korekta podstawy opodatkowania z tytułu ulgi na złe długi w przypadku dłużnika jest obligatoryjną czynnością; 
• zmniejszenie przychodów (dla wierzyciela) – jeśli należność nie została uregulowana, wierzyciel ma prawo zmniejszyć przychody o jej wartość; korekta podstawy opodatkowania z tytułu ulgi na złe długi w przypadku wierzyciela jest uprawnieniem, wierzyciel może, ale nie musi dokonywać korekty związanej z ulgą na złe długi.

Zmniejszania lub zwiększania podstawy opodatkowania z tytułu ulgi na złe długi można dokonać w trakcie roku podatkowego, a więc na etapie ustalania wysokości zaliczek na podatek dochodowy lub w zeznaniu rocznym.

Ulga na złe długi w zeznaniu rocznym

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik może dokonać w zeznaniu rocznym. Korekta podstawy opodatkowania w związku z zastosowaniem ulgi na złe długi przez osoby prawne dokonywana jest w zeznaniu rocznym CIT-8, a przez osoby fizyczne – w zeznaniu rocznym PIT-36/PIT-36L oraz PIT-28 (w przypadku ryczałtu). Zasady rozliczenia ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym zostały określone w art. 26i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 18f ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 11 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Podstawa obliczenia podatku ustalona zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym:

• może być zmniejszona o zaliczaną do przychodów należnych wartość wierzytelności o zapłatę świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, która nie została uregulowana lub zbyta, przy czym zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie;
• podlega zwiększeniu o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania do zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, które nie zostało uregulowane, przy czym zwiększenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie.

W konsekwencji oznacza to, że niezapłacona faktura kosztowa, gdy od terminu jej płatności upłynęło 90 dni, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów nabywcy (dłużnika); kwota niezapłaconej faktury kosztowej zwiększy wówczas podstawę opodatkowania u nabywcy. W razie upływu 90 dni od terminu płatności faktury sprzedawca ma natomiast możliwość zmniejszenia podstawy opodatkowania o kwotę niezapłaconej faktury sprzedaży, dzięki czemu „odzyska” zapłacony podatek dochodowy. Przy czym odpowiedniego zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania w zależności od tego, czy podatnik jest wierzycielem, czy dłużnikiem, dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie.

Jeżeli podatnik poniósł stratę ze źródła, z którym związana jest transakcja handlowa w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, kwota straty:

• może być zwiększona o zaliczaną do przychodów należnych wartość wierzytelności o zapłatę świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, która nie została uregulowana lub zbyta, przy czym zwiększenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie;
• podlega zmniejszeniu o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania do zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, które nie zostało uregulowane, przy czym zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie.

Oznacza to, że jeżeli podatnik, który zamierza (dobrowolnie lub obligatoryjnie) dokonać korekty z tytułu ulgi na złe długi, poniósł stratę za dany rok podatkowy, to korekcie w związku z ulgą na złe długi podlega wówczas poniesiona strata. Jej kwota podlega odpowiednio zwiększeniu po stronie wierzyciela lub zmniejszeniu po stronie dłużnika.

Jakie pozycje należy wypełnić w zeznaniu PIT-36, dokonując korekty z tytułu ulgi na złe długi?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, z której przychody opodatkowują skalą podatkową, mają możliwość albo obowiązek uwzględnienia ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym PIT. Dokonują tego poprzez wykazanie odpowiednich kwot w zeznaniu rocznym PIT-36, czyli zwiększają lub zmniejszają podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności i zobowiązań wynikających z transakcji handlowych zawartych w ramach działalności gospodarczej, działów specjalnych produkcji rolnej oraz działalności polegającej na sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych.

Ulgę na złe długi wykazuje się w sekcji H.6 zeznania PIT-36 (w wersji 32):

1. H.6.1 – tutaj przedsiębiorca wierzyciel wpisuje kwotę z faktury (za którą nie otrzymał należności, w części lub w całości);
2. H.6.2 – tutaj przedsiębiorca dłużnik wpisuje kwotę z faktury, za którą nie zapłacił (w części lub w całości).

Przykład 1.

Pan Maciej jest przedsiębiorcą stosującym jako formę opodatkowania zasady ogólne. Za 2025 rok składa zeznanie PIT-36, w którym wykaże dochód w kwocie 60 000 zł (dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazany w pozycji 89 zeznania PIT-36). Poza tym przedsiębiorca nie otrzymał płatności za fakturę sprzedaży i jest uprawniony do dokonania korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym składanym za 2025 rok. Kwota netto z niezapłaconej faktury sprzedaży wynosi 10 000 zł. W jaki sposób dokonać korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi dokonuje się w deklaracji PIT-36. W celu zmniejszenia podstawy obliczenia podatku o wartość wierzytelności wynikającą z transakcji handlowej pan Maciej wypełnia sekcję H.6. Zmniejszenia podstawy obliczenia podatku wykazuje się w pozycji 282 w części H.6.2. W pozycji 283 należy zatem wpisać kwotę 10 000 zł. Podstawa obliczenia podatku po uwzględnieniu zmniejszenia podstawy opodatkowania w wyniku zastosowania korekty z tytułu ulgi na złe długi wykazywana jest w pozycji 286 

w części H.6.3. Będzie to kwota 50 000 zł (60 000 zł dochodu minus 10 000 zł zmniejszenia podstawy obliczenia podatku w związku korektą z tytułu ulgi na złe długi).

Jakie pozycje należy wypełnić w zeznaniu PIT-36L, dokonując korekty z tytułu ulgi na złe długi?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, z której przychody opodatkowują podatkiem liniowym, mają możliwość albo obowiązek uwzględnienia ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym PIT. Dokonują tego poprzez wykazanie odpowiednich kwot w zeznaniu rocznym PIT-36L.

Ulgę na złe długi wykazuje się w sekcji G.5 zeznania PIT-36L (w wersji 21) w komórkach:

1. G.5.1 (komórka 68) – przedsiębiorca będący dłużnikiem wpisuje kwotę z faktury otrzymanej od sprzedawcy (wierzyciela), której nie uregulował (w części lub w całości);
2. G.5.2 (komórka 69) – przedsiębiorca będący wierzycielem wpisuje kwotę z faktury wystawionej dla dłużnika, za którą nie otrzymał zapłaty (w części lub w całości).

Przykład 2.

Pan Wiesław stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności. Za 2025 rok złoży zeznanie roczne PIT-36L, w którym wykaże dochód po wszelkich odliczeniach (składek ZUS, strat, ulg) stanowiący podstawę obliczenia podatku w kwocie 100 000 zł. Ponadto przedsiębiorca nie otrzymał płatności za wystawioną fakturę sprzedaży i jest uprawniony do dokonania korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym składanym za 2025 rok. Kwota netto z tytułu ww. faktury sprzedaży wynosi 20 000 zł. W jaki sposób podatnik dokona korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym PIT-36L. W tym celu uzupełnia w sekcji G.5 – G.5.2 komórkę 69, w której wpisuje kwotę 20 000 zł.

Wobec zastosowania ulgi na złe długi dochód do opodatkowania – podstawa obliczenia podatku dochodowego liniowego wyniosła 80 000 zł.

Przykład 3.

Pan Marek stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności. Za 2025 rok złoży zeznanie roczne PIT-36L, w którym wykaże dochód po wszelkich odliczeniach (składek ZUS, strat, ulg) stanowiący podstawę obliczenia podatku w kwocie 50 000 zł. Ponadto przedsiębiorca nie uregulował płatności za otrzymaną od sprzedawcy (wierzyciela) fakturę i ma obowiązek dokonania korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym składanym za 2024 rok. Kwota netto nieuregulowanej faktury to 15 000 zł. W jaki sposób podatnik powinien dokonać korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym PIT-36L. W tym celu uzupełnia w sekcji G.5 – G.5.1 komórkę 68, w której wpisuje kwotę niezapłaconej faktury: 15 000 zł.

Wobec obowiązku zastosowania ulgi na złe długi przez podatnika-dłużnika dochód do opodatkowania – podstawa obliczenia podatku dochodowego liniowego wzrosła do sumy 65 000 zł.

Jakie pozycje należy wypełnić w zeznaniu PIT-28, dokonując korekty z tytułu ulgi na złe długi?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, z której przychody opodatkowują ryczałtem ewidencjonowanym, również mają możliwość albo obowiązek uwzględnienia ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym PIT. Dokonują tego poprzez wykazanie odpowiednich kwot w zeznaniu rocznym PIT-28.

Ulgę na złe długi wykazuje się w sekcji H zeznania PIT-28 (w wersji 27) w komórkach:

1. H.1 (komórka 145) – przedsiębiorca będący dłużnikiem wpisuje kwotę z faktury otrzymanej od sprzedawcy (wierzyciela), której nie uregulował (w części lub w całości), a ponadto w odpowiedniej komórce (komórkach) od 146 do 155 wybiera stosowaną stawkę podatkową do osiąganych przychodów z działalności opodatkowanych ryczałtem;
2. H.2 (komórka 158) – przedsiębiorca będący wierzycielem wpisuje kwotę z faktury sprzedaży wystawionej dla dłużnika, za którą nie otrzymał zapłaty (w części lub w całości), a ponadto w odpowiedniej komórce (komórkach) od 159 do 168 wybiera stosowaną stawkę podatkową do osiąganych przychodów z działalności opodatkowanych ryczałtem.

Przykład 4.

Pan Piotr stosuje ryczałt ewidencjonowany jako formę opodatkowania przychodów z działalności, dla których stosuję stawkę ryczałtu 8,5%. Za 2025 rok złoży zeznanie roczne PIT-28, w którym wykaże przychód po wszelkich odliczeniach (składek ZUS, strat, ulg) stanowiący podstawę obliczenia podatku w kwocie 90 000 zł. Poza tym w roku 2025 przedsiębiorca nie otrzymał płatności za wystawioną fakturę sprzedaży i jest uprawniony do dokonania korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym składanym za 2025 rok. Kwota netto z tytułu ww. faktury sprzedaży wynosi 8000 zł. W jaki sposób podatnik dokona korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym PIT-28. W tym celu uzupełnia w sekcji H.2 komórkę 158, w której wpisuje kwotę 8000 zł. Poza tym w komórce 162 wpisuję kwotę 8000 zł z uwagi na to, że stosuje stawkę ryczałtu 8,5% dla opodatkowania przychodów z działalności.

Wobec zastosowania ulgi na złe długi przychód do opodatkowania – podstawa obliczenia ryczałtu obniżyła się do kwoty 82 000 zł.

Przykład 5.

Pan Piotr stosuje ryczałt ewidencjonowany jako formę opodatkowania przychodów z działalności, dla których stosuje stawkę ryczałtu 12%. Za 2025 rok złoży zeznanie roczne PIT-28, w którym wykaże przychód po wszelkich odliczeniach (składek ZUS, strat, ulg) stanowiący podstawę obliczenia podatku w kwocie 70 000 zł. Poza tym w roku 2025 przedsiębiorca nie opłacił dwóch otrzymanych od sprzedawcy faktur na kwotę 12 000 zł i ma obowiązek dokonać korekty ulgi na złe długi w PIT. W jaki sposób podatnik jej dokona?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym PIT-28. W tym celu uzupełnia w sekcji H.1 komórkę 145, w której wpisuje kwotę 12 000 zł. Poza tym w komórce 151 wpisuję kwotę 12 000 zł z uwagi na to, że stosuje stawkę ryczałtu 12% dla opodatkowania przychodów z działalności.

Wobec zastosowania ulgi na złe długi przychód do opodatkowania – podstawa obliczenia ryczałtu zwiększyła się do sumy 82 000 zł.

Jakie pozycje należy wypełnić w zeznaniu CIT-8, dokonując korekty z tytułu ulgi na złe długi?

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, również mają możliwość albo obowiązek uwzględnienia ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym CIT. Dokonują tego poprzez wykazanie odpowiednich kwot w zeznaniu rocznym CIT-8.

Ulgę na złe długi wykazuje się w sekcji E.5 zeznania CIT-8 (w wersji 34) w komórkach:

1. E.5.1 (komórka 121) – przedsiębiorca będący wierzycielem wpisuje kwotę z faktury sprzedaży wystawionej dla dłużnika, za którą nie otrzymał zapłaty (w części lub w całości;
2. E.5.2 (komórka 124) – przedsiębiorca będący dłużnikiem wpisuje kwotę z faktury otrzymanej od sprzedawcy (wierzyciela), której nie uregulował (w części lub w całości).

Przykład 6.

Spółka z o.o. przygotowuje się do złożenia zeznania rocznego CIT-8. W zeznaniu tym wykaże dochód po wszelkich odliczeniach (strat, ulg) stanowiący podstawę obliczenia podatku w kwocie 300 000 zł. W roku 2025 spółka nie otrzymała płatności za wystawioną fakturę sprzedaży i wobec tego chce skorzystać z ulgi na złe długi w ww. zeznaniu. Kwota netto z tytułu ww. faktury sprzedaży wynosi 35 000 zł. W jaki sposób podatnik dokona korekty z tytułu ulgi na złe długi w zeznaniu rocznym?

Korekty z tytułu ulgi na złe długi podatnik dokonuje w zeznaniu rocznym CIT-8. W tym celu uzupełnia w sekcji E.5.1 komórkę 121, w której wpisuje kwotę 35 000 zł.

Wobec zastosowania ulgi na złe długi dochód do opodatkowania – podstawa obliczenia podatku dochodowego CIT wyniosła 265 000 zł.