Pracownik może wykorzystywać samochód prywatny do celów służbowych na podstawie umowy zawartej z pracodawcą. W takim przypadku otrzyma on odpowiednią rekompensatę. Czy jednak zawsze umowa użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych może być zawarta? Jak wygląda możliwość zawarcia lub kontynuowania umowy, jeżeli pracownik nie ma lub utracił uprawnienia do kierowania pojazdami? Odpowiedź na te pytania znajduje się poniżej.
Umowa użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych
Pracownik i pracodawca powinni uregulować kwestie dotyczące zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Uregulowania te powinny być zawarte w umowie użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, która jest umową cywilnoprawną.
Zasady zwrotu pracownikowi kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych
Zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje:
- w formie kilometrówki,
- w formie ryczałtu.
Zwrot kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika w formie kilometrówki dokonywany jest na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, która na koniec miesiąca zostaje potwierdzona przez pracodawcę.
Ewidencja przebiegu musi zawierać poniższe elementy:
- nazwisko i imię,
- adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy,
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km,
- sumę wynikającą z przemnożenia kilometrów i stawki,
- dane pracodawcy oraz jego podpis.
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
- dla motocykla – 0,69 zł,
- dla motoroweru – 0,42 zł.
Rozliczenie zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych – jazd lokalnych w formie ryczałtu polega na tym, że pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony.
- w miejscowości do 100 000 mieszkańców – 300 km,
- w miejscowości od ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców – 500 km,
- w miejscowości ponad 500 000 mieszkańców – 700 km.
Ponadto przepisy przewidują wyjątki, wprowadzając wyższe limity. W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz pojazdów do celów służbowych w służbie parków narodowych limit może być podwyższony maksymalnie do 1500 km w skali miesiąca. W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej pojazdów do celów służbowych limit może być podwyższony maksymalnie do 3000 km w skali miesiąca.
Zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdów do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu następuje po obliczeniu iloczynu stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Może to nastąpić po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, w którym pracownik wskazuje następujące elementy:
- numer rejestracyjny używanego pojazdu;
- markę używanego pojazdu;
- pojemność silnika używanego pojazdu;
- liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ustalonego w powyższy sposób ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:
- choroby,
- urlopu,
- podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,
- innej nieobecności
– za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Umowa na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych w sytuacji braku prawa jazdy pracownika
Jeżeli pracownik na zajmowanym stanowisku nie ma uprawnień do kierowania pojazdów, możliwe jest zawarcie z nim umowy o używanie w celach służbowych samochodu osobowego.
Gdyby pracownik, który jest stroną takiej umowy, utracił uprawnienia, umowa o używanie w celach służbowych samochodu osobowego pozostaje aktualna.
Przykład 1.
Czy pan Jan może zawrzeć z panią Grażyną – księgową – umowę o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, jeżeli kobieta nie ma prawa jazdy, ale jest współwłaścicielem pojazdu, a jej mąż będzie jej kierowcą, kiedy będzie ona wykonywać obowiązki służbowe – jeździć do organów wraz z dokumentacją firmową?
Przepisy nie zabraniają w tym wypadku zawarcia umowy o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, przy czym pani Grażyna we własnym zakresie musi ustalić z mężem, czy będzie otrzymywał od niej wynagrodzenie za to, że jest jej kierowcą.
Przykład 2.
Czy pan Adam, który stracił na 3 miesiące prawo jazdy, może dalej rozliczać się z pracodawcą za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych na podstawie umowy o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, jeżeli nie jest kierowcą tego samochodu, a jego syn wozi go tym pojazdem wtedy, kiedy wykorzystuje on samochód prywatny do wyjazdów służbowych?
W tym wypadku nie ma przeszkód, aby umowa ta dalej obowiązywała i pracodawca rozliczał się na jej podstawie z pracownikiem, przy czym pana Adama obciążają ewentualne koszty rozliczeń z synem za czas, kiedy jest on jego kierowcą.
Podsumowanie
Podsumowując, brak prawa jazdy nie stanowi przeszkody do zawarcia umowy użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych. Zawarcie takiej umowy z pracownikiem, który nie ma uprawnień do kierowania pojazdami, jest możliwe, ale taka osoba musi zapewnić sobie kierowcę, który będzie woził ją tym pojazdem w czasie, kiedy wykorzystuje ten pojazd do celów służbowych.
