Co do zasady umowa może być skutecznie i ważnie zawarta w dowolnej formie, w tym także poprzez podpisanie jej elektronicznie. Czym różni się umowa zawierana elektronicznie od dokumentowej? Jakie wymogi muszą być spełnione, by zawrzeć umowę w takiej formie, a jakie, by ją aneksować? Jakie błędy zdarzają się w formułowaniu klauzul umownych w kontrakcie elektronicznym? Można się tego dowiedzieć z poniższego artykułu.
Umowa zawierana elektronicznie – podstawowe informacje
Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Zgodnie z orzecznictwem: „Na kanwie przepisu art. 61 § 2 KC to na nadawcy spoczywa ciężar wykazania, że złożył oświadczenie w formie elektronicznej w taki sposób, że odbiorca mógł się zapoznać z jego treścią, przy czym przesłankę wprowadzenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej do środka komunikacji elektronicznej uznaje się – co do zasady – za spełnioną, jeżeli treść przesłanego oświadczenia została zapisana u adresata” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie – I Wydział Cywilny z 23 maja 2022 roku, I AGa 319/20).
Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.
Przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej jest obowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o:
- czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy;
- skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty;
- zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy;
- metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie;
- językach, w których umowa może być zawarta;
- kodeksach etycznych, które stosuje, oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.
W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej – w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
Jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności.
Forma elektroniczna i dokumentowa – co należy wiedzieć?
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Zgodnie z orzecznictwem KIO: „Kwalifikowany podpis elektroniczny można uznać za prawidłowo złożony tylko wówczas, gdy można go skutecznie zweryfikować i potwierdzić jego ważność. Powyższe może nastąpić w ten sposób, że zamawiający, posługując się narzędziem do walidacji podpisu elektronicznego pochodzącego od kwalifikowanego podmiotu uprawnionego do dokonywania walidacji takich podpisów, jest w stanie zweryfikować, czy złożony podpis jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie, czy też nie. Dla przyjęcia, że dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, konieczne jest, aby zamawiający, jako osoba ufająca, miał możliwość dokonania walidacji podpisu za pośrednictwem kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, który jest wpisany do rejestru” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 marca 2022 roku, KIO 457/22).
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Zgodnie z orzecznictwem: „W myśl art. 772 KC do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Literalne brzmienie przepisu prowadzi do wniosku, że możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie nie musi wynikać z treści tego oświadczenia, ale sposobu złożenia oświadczenia (np. osobę tę można ustalić za pomocą IP komputera, z którego wysłano informacje). […] Z dochowaniem formy dokumentowej mamy do czynienia także w przypadku wypełnienia formularza dostępnego na stronie internetowej obejmującego wpis danych pozwalających ustalić tożsamość składającego oświadczenie” (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – XXVII Wydział Cywilny Odwoławczy z 28 listopada 2018 roku, XXVII Ca 1735/18).
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
Zastrzeżenie formy dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Mimo niezachowania formy dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
Jeżeli forma dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony.
Czy zasady dotyczące niezachowania formy elektronicznej lub dokumentowej dotyczą w tym samym zakresie umów B2B? Przepisów o skutkach niezachowania formy dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jeżeli jednak strony zastrzegły dokonanie czynności w formie dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Jeżeli umowa została zawarta w formie dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
Umowa zawierana elektroniczne lub dokumentowo - standardowe klauzule
Warto pamiętać, że w przypadku zawierania umowy w formie elektronicznej lub dokumentowej postanowienie w umowie mówiące o tym, że „strony podpisują umowę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze stron” nie będzie w tych okolicznościach zasadne.
Tego rodzaju postanowienie dotyczące liczby egzemplarzy nie będzie też miało znaczenia ze względu na zabezpieczenia elektroniczne dokumentu. Forma elektroniczna odrywa się od kwestii egzemplarzy. Każda kopia stanowi de facto oryginał.
Ponadto warto rozważyć, w jakiej formie chcemy, aby umowa była w przyszłości zmieniana. Niekoniecznie musi to być forma pisemna – być może wystarczająca będzie forma dokumentowa.
Nie będą również odpowiednie w takiej sytuacji najczęściej stosowane klauzule dotyczące daty i miejsca zawarcia umowy. Czas zawarcia umowy można natomiast oznaczyć poprzez moment złożenia pod dokumentem ostatniego podpisu osób reprezentujących każdą ze stron.
