Poradnik Przedsiębiorcy

Jak i kiedy używać podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny to jedno z nowoczesnych narzędzi dających możliwość identyfikacji tożsamości stron dokonujących wymiany dokumentów elektronicznych. Bezpieczeństwo, jakie niesie za sobą podpisywanie e-dokumentów w taki sposób, zostało ocenione na tyle wysoko, że nawet urzędy skarbowe i ZUS umożliwiły podatnikom posiadającym podpis elektroniczny przesyłanie formularzy przez internet pod warunkiem, że będą one opatrzone takim właśnie podpisem. Sprawdź, jak i kiedy używać podpisu elektronicznego!

Jak i kiedy używać podpisu elektronicznego - przepisy

Podstawą prawną w kwestiach związanych z podpisem elektronicznym jest ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Określa ona zarówno definicję podpisu elektronicznego, jak i definicję bezpiecznego podpisu elektronicznego. 

 

Art. 3 Użyte w ustawie wyrażenia oznaczają:

1) podpis elektroniczny – dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny;

2) bezpieczny podpis elektronicznypodpis elektroniczny, który:

a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. (...)

 

Dodatkowo w kwestii używania podpisu elektronicznego dla celów przesyłania deklaracji podatkowych istotne są również rozporządzenia wykonawcze, na przykład Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone.

Podpis elektroniczny a bezpieczny podpis elektroniczny

Na mocy wspomnianej ustawy w Polsce wyróżnia się stosowanie podpisów elektronicznych w dwóch rodzajach:

  • tzw. zwykły podpis elektroniczny,

  • bezpieczny podpis elektroniczny.

Różnica między nimi jest zasadnicza. Bezpieczny podpis elektroniczny potwierdzony jest certyfikatem kwalifikowanym i daje dużo szersze możliwości opatrywania dokumentów oficjalnych, aby zostały zaakceptowane formalnie przez adresatów. W Polsce funkcję głównego urzędu certyfikacji dla infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego stanowi Narodowe Centrum Certyfikacji.

Zwykły podpis elektroniczny z tzw. niekwalifikowanym certyfikatem będzie stosowany zwykle jedynie w powszechnej wymianie korespondencji e-mail, jako że nie jest na tyle bezpieczny, aby używać go w wymianie dokumentów większej wagi, jak deklaracji podatkowych czy pism sądowych. 

Moc prawna elektronicznego podpisu

Opatrzenie dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym, o którym mowa w ustawie, ma w ujęciu prawnym taką samą moc, jak złożenie owego podpisu własnoręcznie. Podpisana więc bezpiecznym podpisem elektronicznym deklaracja czy faktura jest uznawana na równi z formularzem, który byłby podpisany przez przedsiębiorcę własnoręcznie.

Gdzie stosuje się podpis elektroniczny?

Praktykowane jest wykorzystywanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w szczególności do:

  • składania e-deklaracji podatkowych,

  • składania e-deklaracji ZUS,

  • podpisywania faktur elektronicznych,

  • podpisywania umów,

  • składania pism, podań i innych formularzy rejestracyjnych m.in. do jednostek takich jak: sądy, KRS, CEIDG, GIODO, urząd patentowy oraz innych urzędów administracji publicznej,

  • składania ofert w przetargach.  

Gdzie można kupić bezpieczny podpis elektroniczny?

W przeciwieństwie do zwykłego podpisu elektronicznego, który można zdobyć nawet za darmo, bezpieczny podpis elektroniczny jest wydawany odpłatnie. Obecnie możliwość jego zakupu świadczą głównie wykwalifikowane w tym zakresie podmioty:

  • Krajowa Izba Rozliczeniowa (Szafir),

  • Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (Sigillum),

  • Unizeto Technologies (CERTUM),

  • Enigma S.O.I.(PEM-HEART),

  • EuroCert

wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki.

Jak w praktyce wygląda użycie e-podpisu?

Po dokonaniu zakupu - podpisaniu umowy i uzyskaniu certyfikatu (jego odbioru należy dokonać osobiście w celu potwierdzenia prawidłowości danych) nabywca otrzyma dodatkowe narzędzia do składania podpisów:

  • kartę kryptograficzną (z zapisanym na niej prywatnym kluczem) z czytnikiem lub tokenem,

  • oprogramowanie umożliwiające nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.

Użycie podpisu następuje poprzez wydanie komputerowi polecenia złożenia podpisu elektronicznego, co prowadzi do obliczania tzw. skrótu podpisywanego dokumentu. Jest on określany indywidualnie dla danego dokumentu. Następnie przy użyciu otrzymanego oprogramowania następuje szyfrowanie kluczem prywatnym i dokument z bezpiecznym podpisem elektronicznym przesyłany jest do adresata.

Czy na pewno potrzebny jest podpis elektroniczny?

Składanie formularzy w postaci elektronicznej staje się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. Co istotne, nie ma konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. W przypadku składania popularnych deklaracji podatkowych, jak np. PIT-37, PIT-36, VAT-7 osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą użyć dla celów weryfikacji elektronicznej wysyłki danych o kwocie przychodu z deklaracji podatkowej składanej w roku poprzednim. Oznacza to, że e-deklaracje składane w roku 2016 weryfikowane będą na podstawie kwoty przychodu z deklaracji rocznej za 2014 rok. Jeżeli natomiast podatnik nie miał obowiązku składania takiego formularza, poda kwotę “0”.

Elektroniczne składanie formularzy bez podpisywania ich kwalifikowanym certyfikatem umożliwia również ZUS. Wymaga to jednak założenia profilu zaufanego na platformie ePUAP i jednorazowej wizyty w wybranej placówce w celu potwierdzenia tożsamości osoby, której profil przyznano.

Z uwagi na to, że bezpieczny podpis elektroniczny wymaga poniesienia dość wysokich dla mikroprzedsiębiorców nakładów finansowych przed podjęciem decyzji o jego zakupie warto zastanowić się, w jakim celu miałby być używany i czy na pewno w danym przypadku nie jest możliwa elektroniczna wymiana dokumentów bez jego użycia.