Poradnik Przedsiębiorcy

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę

Jako pracodawca masz prawo rozwiązać umowę o pracę ze swoimi pracownikami.  Rozwiązanie umowy o pracę najczęściej następuje poprzez złożenie wypowiedzenia, czyli oświadczenia jednej ze stron. Składając wypowiedzenie umowy o pracę, należy przestrzegać kodeksu pracy, który reguluje okresy wypowiedzenia, oraz wskazuje sytuacje, w których należy wskazać powód zakończenia współpracy.

Wypowiedzenie o pracę musi zawierać kilka niezbędnych elementów:

  • miejsce i datę,

  • dane pracodawcy,

  • dane pracownika,

  • oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę (z określeniem daty podpisania umowy i wskazaniem dokładnego tytułu pracy, na jakim był zatrudniony pracownik),

  • wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy,

  • oświadczenie o zachowaniu okresu wypowiedzenia i wskazaniem daty jego upływu,

  • pouczenie o przysługującym prawie do odwołania i wskazaniem odpowiedniego sądu,

  • podpis strony wypowiadającej umowę.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Umowa o pracę jest umową obwarowaną największą ilością restrykcji.  W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy pracownikowi, którego chcesz zwolnić, można wypowiedzieć umowę o pracę. Kodeks pracy określa bowiem grupę osób, które przysługuje ochrona z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy na czas nieokreślony. Są to:

  • pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,

  • pracownicy przebywający na urlopach, bądź na zwolnieniach lekarskich,

  • kobiet w ciąży oraz pracownikom korzystającym z urlopu macierzyńskiego i urlopu na zasadach urlopu macierzyńskiego,

  • pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym, bądź którym przysługuje obniżony wymiar czasu pracy w ramach urlopu wychowawczego (ochrona zaczyna obowiązywać od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu bądź obniżenia czasu pracy),

  • członkowie zarządu zakładowej organizacji związkowej,

  • członkowie rady pracowników.

Ważne!

Wypowiedzenie złożone pracownikowi należącemu do jednej z wymienionych grup będzie ważne i skuteczne. Zwolnionej osobie, przysługuje odwołanie od decyzji, możliwe jest również skierowanie sprawy do sądu. W takich sytuacjach znacznie częściej wygrywa zwolniony pracownik, a pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odszkodowania.  

Sposób złożenia wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę należy złożyć na piśmie. Można je sporządzić w formie pliku tekstowego i wydrukować (koniecznie w 2 egzemplarzach), podpisać i jeden egzemplarz przedłożyć pracownikowi, drugi natomiast zachować dla siebie.

Ustne wypowiedzenie umowy o pracę będzie skuteczne, ale niezgodne z prawem. Pracownik nie musi akceptować ani podpisywać wypowiedzenia. Oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę nie wpływa na skuteczność wypowiedzenia - ważne jest, żeby pracownik się z nim zapoznał. Można podpisane przez pracodawcę wypowiedzenie przedłożyć pracownikowi lub wysłać (za potwierdzeniem odbioru) na adres zamieszkania. Termin biegu wypowiedzenia będzie liczony od dnia potwierdzenia otrzymania listu, w przypadku braku odbioru w Polsce po podwójnym awizowaniu istnieje domniemanie otrzymania. Możliwe jest również złożenie wypowiedzenia umowy o prace drogą mailową.

Wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony musi wskazywać przyczynę zwolnienia, musi być ona ponadto uzasadniona, rzeczywista i konkretna. Nie musi być w nim, choć może,  opisana konkretna sytuacja, lecz może być to szereg ogólnych zastrzeżeń, z których - w razie ewentualnego konfliktu - przed sądem będzie trzeba uprawdopodobnić przynajmniej jedną z nich.

Przyczyną wypowiedzenia umowy może być:

  • brak dbałości, staranności w wykonywaniu obowiązków pracowniczych,

  • niewykonywanie poleceń pracodawcy,

  • spóźnianie się do pracy,

  • stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy,

  • wcześniejsze nałożenia kary porządkowej

  • podjęcie działalności konkurencyjnej lub brak zgody na podpisanie umowy o zakazie konkurencji,

  • naruszenie dyscypliny pracy,

  • brak prawidłowych relacji służbowych,

Takie przyczyny potwierdzają sądy w orzecznictwie:

  • brak dbałości został uznany za możliwą przyczynę wypowiedzenia w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 sierpnia 2007 r. I PK 79/07, który stwierdził, że
    (...) brak zaufania do pracownika może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, zwłaszcza gdy pracownik zajmuje stanowisko kierownicze, a jego zachowanie jest obiektywnie nieprawidłowe, budzi wątpliwości co do rzetelności postępowania, nawet jeżeli nie dochodzi przy tym do naruszenia obowiązków pracowniczych,

  • brak prawidłowych relacji służbowych w oparciu o wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 kwietnia 2001 r. I PKN 370/00, którym za przyczynę jako przyczynę wypowiedzenia podając brak umiejętności prawidłowego ułożenia kontaktów służbowych z podległymi pracownikami oraz konfliktowy sposób wykonywania pracy, w tym przypadku bardzo duże znaczenie miał fakt, że przyczyna była konkretna i zrozumiała dla pracownika, co więcej decyzję szefa poparły zeznania innych pracowników.

Nie jest to jednak katalog zamknięty, przyczyny rozwiązania umowy mogą być różne, ważne jest jednak, by móc je w razie konieczności udowodnić. Warto jest zachowywać między innymi maile, które np. potwierdzają, że pracownik nie wywiązywał się ze swoich obowiązków, czy też przechowywać ewidencje czasu pracy z zaznaczonymi spóźnieniami, jeśli to było powodem zwolnienia.

Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie o pracę można cofnąć. Wymaga to jednak wyrażenia zgody przez pracownika na kontynuowanie pracy. Dla pewności zgoda ta powinna być wyrażona na piśmie, poprzez złożenie oświadczenia woli pracownika o chęci kontynuowania pracy.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę

Niezależnie od rodzaju umowy, czyli od tego, czy jest ona zawarta na czas określony czy nieokreślony, okres wypowiedzenia oblicza się w ten sam sposób. W przypadku umów, które trwały:

  • nie więcej niż 6 miesięcy - przysługują 2 tygodnie wypowiedzenia,

  • co najmniej 6 miesięcy - przysługuje 1 miesiąc wypowiedzenia,

  • minimum 3 lata - przysługują 3 miesiące wypowiedzenia.

Uprawnienia pracodawcy wobec zwolnionego pracownika

W okresie wypowiedzenia możemy udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze, jaki mu przysługiwał. W przeciwnym wypadku będzie trzeba wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Zwolnienie lekarskie w trakcie wypowiedzenia umowy

Należy pamiętać, że przedłożenie przez pracownika zwolnienia lekarskiego nie wstrzymuje decyzji pracodawcy i nie czyni nieważności wypowiedzenia pracodawcy. Oznacza to, że umowa ulegnie rozwiązaniu wraz z upływem okresu wypowiedzenia.

Uwaga!

Nie można złożyć wypowiedzenia pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim.

Skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

W szczególnych przypadkach okres wypowiedzenia może zostać skrócony. Musi być on jednak ustalony za zgodą obu stron i zatwierdzony, najlepiej pisemnym oświadczeniem. Skrócenie okresu wypowiedzenia dotyczy tylko i wyłącznie umów, którym przysługuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia i może zostać skrócony do minimum jednego miesiąca. Jednak za pozostały czas pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia, które mógłby otrzymać, gdyby wykonywał pracę.