Podatek VAT z faktur dokumentujących nabycia na cele działalności podlega odliczeniu, jeżeli podatnik ma do tego prawo. Prawo do odliczenia podatku VAT stanowi jedno z fundamentalnych uprawnień czynnego podatnika VAT. Co jednak, gdy nie ma on prawa do odliczenia podatku VAT w części lub w całości? Czy można ująć niepodlegający odliczeniu podatek VAT w kosztach uzyskania przychodów?
Podatek VAT w kosztach uzyskania przychodów
Ustawodawca wskazuje generalną zasadę, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących zakup na działalność, pod warunkiem że ten wydatek jest przeznaczony na działalność – na sprzedaż opodatkowaną VAT.
Mowa tu o podatku naliczonym wynikającym z faktur otrzymanych przez przedsiębiorcę.
Tylko w wyjątkowych sytuacjach ustawa o VAT dopuszcza inny sposób ujęcia podatku VAT naliczonego, czyli w kosztach podatkowych przedsiębiorcy.
Tylko podatek VAT niepodlegający odliczeniu, czyli w stosunku do którego podatnik nie ma prawa do odliczenia, będzie mógł być ujęty w kosztach uzyskania przychodów, ale też nie w każdej sytuacji.
Wydatki prywatne
Kosztem uzyskania przychodów są wydatki, które:
- zostały poniesione na cele działalności gospodarczej,
- nie zawierają się w ustawowym katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
- nie są wydatkami prywatnymi,
- służą osiągnięciu i utrzymaniu przychodów z działalności gospodarczej,
- służą zabezpieczeniu teraźniejszych i przyszłych przychodów z działalności gospodarczej.
Wypełnienie podstawowych warunków umożliwia przedsiębiorcy ujęcie poniesionego wydatku w kosztach firmowych.
Nie inaczej jest z podatkiem VAT, którego czynny podatnik VAT nie może odliczyć, gdyż nie ma do tego prawa w konkretnej sytuacji, ale przez to może ująć go w kosztach uzyskania przychodów.
Przykład 1.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług marketingowych i doradczych.
Przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.
W marcu 2023 roku nabył pralkę na użytek prywatny na kwotę 2 000 zł netto, 460 zł VAT, 2 460 zł brutto – jednakże wziął fakturę na dane firmowe.
Z takiej faktury nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na przeznaczenie pralki do użytku prywatnego.
Mimo że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury za zakup pralki, to także nie może ująć tego podatku VAT w kosztach uzyskania przychodów. Pralkę nabył na użytek prywatny, a nie na cele działalności gospodarczej.
Działalność zwolniona z VAT
Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, zastanawia się, czy zgłosić rejestrację do VAT, czy korzystać ze zwolnienia z VAT do rocznego limitu obrotów 200 000 zł.
Oczywiście występują też sytuacje, że ze względu na rodzaj sprzedawanych towarów lub usług przedsiębiorca będzie musiał od początku prowadzenia działalności dokonać rejestracji do VAT.
Jednak gdy podatnik będzie korzystał z podmiotowego zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekroczenie rocznego obrotu, wówczas będzie zobowiązany w sposób specjalny traktować podatek VAT naliczony wynikający z otrzymanych faktur za zakupy na cele firmowe.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu 200 000 zł, wówczas podatek VAT od wszystkich faktur na cele firmowe ujmuje w koszty uzyskania przychodów.
Przykład 2.
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług tworzenia stron internetowych.
Nie rejestrował się jako czynny podatnik VAT i korzysta w 2023 roku ze zwolnienia podmiotowego z VAT z uwagi na nie przekroczenie limitu obrotu 200 000 zł.
W marcu 2023 roku nabył laptopa na cele firmowe na kwotę 4 000 zł netto, 920 zł VAT, 5 920 zł brutto.
Podatnik ujmie w kosztach kwotę 5 920 zł brutto, ponieważ nie ma on prawa do odliczenia podatku VAT z faktury dotyczącej zakupu laptopa. Podatek VAT zostanie ujęty więc w kosztach uzyskania przychodu.
Działalność częściowo zwolniona z VAT
Niektórzy przedsiębiorcy, rozwijając swoje działalności, decydują się na rozpoczęcie wykonywania kolejnego ich rodzaju.
Czasami sytuacja wygląda tak, że jeden rodzaj działalności dotyczy sprzedaż opodatkowanej VAT, a drugi – sprzedaży zwolnionej z VAT (zwolnionej przedmiotowo, czyli ze względu na rodzaj działalności – ustawodawca uznał, że niektóre rodzaje działalności mogą być zwolnione z VAT).
W tych okolicznościach przedsiębiorca musi ustalić proporcję, czyli najpierw ustala:
- roczną sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z VAT,
- roczną sprzedaż opodatkowaną VAT,
- stosunek sprzedaży opodatkowanej do sumy sprzedaży zwolnionej i opodatkowanej.
Ostatni punkt wyznacza wskaźnik proporcji w ujęciu procentowym. Jeżeli jest on na poziomie wyższym niż 98% albo niższym niż 2%, wtedy przedsiębiorca nie musi go w ogóle stosować.
W innej sytuacji musi stosować współczynnik, wobec czego postępuje w taki sposób:
- jeżeli jest pewny, że dany zakup jest przeznaczony tylko na sprzedaż opodatkowaną VAT, wówczas odlicza podatek VAT naliczony z takiej faktury,
- jeżeli jest pewny, że dany zakup jest przeznaczony tylko na sprzedaż zwolnioną z VAT, wówczas w ogóle nie odlicza podatku VAT naliczonego z takiej faktury,
- jeżeli wie, że dany zakup częściowo służby na sprzedaż zwolnioną z VAT, a częściowo na opodatkowaną VAT, wówczas do odliczenia VAT stosuje współczynnik proporcji, czyli mnoży VAT naliczony z faktury przez procentowy współczynnik.
Przykład 3.
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług fizjoterapii oraz prowadzi punkt sprzedaży artykułów biurowych.
Z uwagi na sprzedaż zwolnioną i opodatkowaną stosuje on współczynnik proporcji VAT do odliczenia zakupów przeznaczonych na obie działalności. Wynosi on 65%.
W marcu 2023 roku jednym z wydatków był dodatkowy laptop, który ma służyć zarówno jednej działalności, jak i drugiej. Cena laptopa to suma 4 000 zł netto, 920 zł VAT, 5920 zł brutto.
Podatnik odliczy podatek VAT naliczony z faktury w kwocie 598 zł (920 zł × 65%). Pozostałą część, do której nie ma prawa do odliczenia, czyli 322 zł, ujmie w kosztach uzyskania przychodów.
Jeżeli u podatnika po rozliczeniu rocznym VAT okazało się, że sprzedaż opodatkowania stanowi mniejszy procent niż w trakcie roku, wówczas będzie on zobligowany do dokonania zwrotu do urzędu skarbowego części kwoty podatku VAT naliczonego, który już został odliczony w trakcie tego roku (według współczynnika proporcji o większym procencie odliczenia – sprzedaż opodatkowana stanowiła większy procent). Zwrot ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. Nie dotyczy to jednak VAT związanego z zakupem środków trwałych.
75-procentowe wydatki na eksploatację pojazdów samochodowych
Przedsiębiorcy używają w firmie różnych pojazdów samochodowych. Od wydatków z tytułu ich nabycia lub użytkowania mogą odliczyć:
- 100% podatku VAT naliczonego,
- 75% podatku VAT naliczonego.
W przypadku tych ostatnich przedsiębiorca ma prawo do:
- odliczenia 50-procentowego podatku VAT z faktury za eksploatację lub zakup pojazdu samochodowego,
- ujęcia pozostałej części 50% w kosztach uzyskania przychodów.
Ustawowy brak odliczenia VAT naliczonego
Jak mówi art. 88 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (z późn. zm.), podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
- nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
- usług noclegowych nabywanych w celu ich odsprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika.
Przykład 4.
Czynny podatnik VAT świadczy usługi pośrednictwa handlowego. Przy okazji wyjazdu w podróż służbową nabył usługę hotelową na 3 dni. W czasie trwania delegacji nabył także kilka usług gastronomicznych.
Przedsiębiorca nie odliczy podatku VAT ani z faktur za zakup usługi hotelowej, ani z faktur za nabycie usług gastronomicznych.
Jeżeli podróż służbowa służyła celom działalności gospodarczej, wówczas będzie mógł VAT nieodliczony z ww. faktur ująć w kosztach uzyskania przychodów.
Końcowo warto wspomnieć, że istnieje jeszcze wiele przypadków, w których podatnik będzie mógł ująć w kosztach podatkowych podatek VAT naliczony z faktury, którego nie miał prawa odliczyć, lub nie będzie mógł tego zrobić. Takie sytuacje mogą wystąpić w przypadku transakcji WNT, importu usług czy importu towarów. Tego rodzaju przypadki mogą mieć miejsce, gdy podatnik zapomni odliczyć podatek VAT naliczony z zapodzianej faktury, a będzie chciał tego dokonać albo nie – i wiele, wiele innych okoliczności. To jednak będzie przedmiotem odrębnych publikacji.
