Poradnik Przedsiębiorcy

Podatek VAT w kosztach firmowych - kwestie formalne

Prowadząc działalność, przedsiębiorcy ponoszą różnego rodzaju wydatki które pod pewnymi warunkami mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, obniżając tym samym podstawę opodatkowania. W szczególnych sytuacjach, można również wykazać podatek VAT w kosztach firmy. Poniżej zostały omówione warunki jakie muszą być spełnione aby było to możliwe!

Koszty uzyskania przychodów a podatek VAT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, czyli m.in. oprócz wydatków na nabycie gruntów, kwoty spłaty kredytów, podatku dochodowego, kar i grzywien orzeczonych w postępowaniu karnym czy karnym skarbowym.

W ustawie nie zostało wymienione, jakie dokładnie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wskazane jest jedynie, iż aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt:

W katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów znajduje się również podatek od towarów i usług. Są jednak pewne wyjątki, kiedy można ująć podatek VAT w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się w niektórych sytuacjach podatek VAT naliczony oraz należny.

Naliczony podatek VAT w kosztach firmowych

Kosztem uzyskania przychodów jest podatek naliczony, jeśli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług. Oznacza to, iż jeśli podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT, otrzymując fakturę zakupową, może ująć podatek VAT w kosztach uzyskania przychodu, ponieważ nie ma możliwości jego odliczenia. Warunkiem jest, aby wydatek, którego VAT dotyczy, był kosztem poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku, gdy podatnik nabywa towary lub usługi, które służą do działalności zwolnionej ustawowo z podatku od towarów i usług (np. usługi medyczne), do kosztów uzyskania przychodu zalicza się całą kwotę brutto z faktury zakupowej, a tym samym wykazywany jest naliczony podatek VAT w kosztach firmowych.

Przykład 1.

Anna Kowalska, prowadząca sklep spożywczy, korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Dodatkowo, prowadzi ewidencję w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W maju 2017 zostały zakupione towary handlowe od czynnego podatnika VAT w związku z czym, Pani Anna otrzymała fakturę zawierającą naliczony podatek VAT. W jaki sposób należy rozliczyć dokonany zakup?

Otrzymana faktura powinna w całości zostać ujęta w kolumnie 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów. W związku z korzystaniem ze zwolnienia z VAT, od zakupu towarów handlowych, Pani Annie przysługuje prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów (oprócz wartości netto towarów) kwoty podatku VAT naliczonego.

Podatek naliczony stanowi również koszt uzyskania przychodów w części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Sytuacja taka ma miejsce w przypadkach, w których, zgodnie z ustawą o VAT, nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Dzieje się tak m.in. przy zakupie usług hotelarskich i gastronomicznych. W takich sytuacjach do kosztów uzyskania przychodów zaliczana jest cała kwota poniesionego wydatku.

Podatek należny a koszty uzyskania przychodu

Podatek należny stanowi koszt uzyskania przychodu w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług. Nie można jednak wykazać należnego podatku VAT w kosztach w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług. Oznacza to, iż do kosztów uzyskania przychodów zaliczamy podatek należny, będący jednocześnie podatkiem naliczonym, który jednak nie podlega odliczeniu. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku importu usług związanych ze sprzedażą zwolnioną z podatku bądź zakup samochodu osobowego, od którego przysługuje częściowe prawo odliczenia VAT.

Podatek należny jest również kosztem, w sytuacji przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy a podatek ten obliczony jest zgodnie z odrębnymi przepisami.

Przykład 2.

Jan Kowalski, prowadzący firmę XYZ, zakupił towary od kontrahenta z Unii Europejskiej. Pan Jan korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jak w takiej sytuacji, podatkowo, powinna zostać rozliczona transakcja WNT? 

Co do zasady, dokonując wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), przedsiębiorca zobowiązany jest do wykazania zarówno podatku VAT naliczonego jak i należnego. W związku z skorzystaniem ze zwolnienia z VAT, Pan Jan nie może odliczyć podatku VAT od tej transakcji, pomimo obowiązku jego zapłaty. W związku z tym, podatek ten będzie stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu w dacie dokonania zapłaty.

Podsumowując, w praktyce, w większości sytuacji, kiedy podatek VAT nie może zostać odliczony od podatku należnego, to może on stanowić koszt uzyskania przychodów. Należy pamiętać jednak, iż dotyczy to tylko podmiotów, które są czynnymi podatnikami VAT a także tylko w zakresie, w jakim nabyte towary czy usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W przypadku podmiotów niebędących podatnikami VAT, podatek VAT automatycznie staje się kosztem uzyskania przychodów.