Przedsiębiorcy opłacają za siebie i za każdą zatrudnioną osobę składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli jednak wysokość składek wpływa do ZUS w zawyżonej wysokości, na koncie płatnika powstaje nadpłata. Czy ZUS informuje o takiej sytuacji? Co dzieje się z wpłaconymi pieniędzmi? Sprawdź, jak przygotować wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS.
Pobierz darmowy wzór: Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS w formacie PDF
Nadpłata składek - co się z nią dzieje?
Jeżeli na koncie płatnika powstała nadpłata składek, ZUS nie ma obowiązku informowania o takiej sytuacji od razu. Terminu zawiadomienia nie wskazuje ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, przez co Zakład może wysłać je po nieokreślonym bliżej czasie. Z reguły nadpłata składek ZUS jest zaliczana na poczet bieżących lub zaległych składek, a w przypadku ich braku - na poczet przyszłych. Dopiero na wniosek podatnika suma nienależnie opłaconych składek może zostać zwrócona.
Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS
Aby środki zostały oddane, w pierwszej kolejności należy złożyć korekty deklaracji rozliczeniowych, w których zostały wykazane nieprawidłowe wartości składek. Po wysłaniu korekt ZUS ustala saldo konta i wartość powstałej nadwyżki. Instytucja zwraca kwotę nienależnie opłaconych składek tylko, kiedy przedsiębiorca wystąpi z odpowiednim wnioskiem. Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS możemy napisać samodzielnie lub skorzystać z gotowego wzoru zawartego na druku RZS-P. Bez złożenia wniosku ZUS nie podejmie decyzji o zwrocie, a jedynie zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych zobowiązań.
Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS powinien zawierać:
- dane płatnika,
- dane ZUS-u, do którego jest wysyłany wniosek,
- datę złożenia wniosku,
- okresy, za które nienależnie opłacono składki,
- powód powstania nadpłaty,
- sposób zwrotu kwoty (na adres lub na rachunek).
Rozpatrzenie wniosku
Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien dokonać zwrotu nadpłaconych środków w terminie 30 dni od daty wpływu wniosku. Jeśli w tym terminie środki nie trafią na konto płatnika, ZUS zobowiązany jest do zapłaty należnych odsetek, liczonych od dnia złożenia wniosku. Wysokość oprocentowania jest równa odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych.
Warto wiedzieć, że Zakład oddaje przedsiębiorcy kwotę powstałej nadwyżki tylko w przypadku, gdy nie minął okres 5 lat przedawnienia. Okres ten jest liczony od dnia:
- otrzymania zawiadomienia z ZUS o wysokości nadpłaty,
- zapłaty składek (jeśli ZUS nie zawiadomił o nadpłacie).
Nadpłata dotycząca okresów sprzed 5 lat nie zostanie zwrócona - jedyną możliwością jest zaliczenie jej na poczet przyszłych zobowiązań.
Jak wykazać zwrot nadpłaty składek w ewidencji?
W przypadku gdy opłacone składki zostały zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu, zwrócona kwota stanowi przychód z działalności gospodarczej. Oznacza to, że powiększy ona podstawę opodatkowania. Jednakże istnieje również możliwość odliczenia nadwyżki od dochodu, wtedy środki te należy uwzględnić w zeznaniu rocznym za rok, w którym uzyskano zwrot, jako inny przychód.
Inaczej wygląda to w przypadku zwrotu nienależnie opłaconych składek z tytułu stosunku pracy. Zwrot nadpłaty składek ZUS finansowanych z wynagrodzenia pracownika traktowany jest jako powiększenie przychodu osoby zatrudnionej. Zwróconą kwotę trzeba doliczyć do wynagrodzenia pracownika w miesiącu otrzymania środków i opodatkować podatkiem dochodowym, a następnie wykazać w deklaracji PIT-11.
Kiedy nadwyżka dotyczy składek finansowanych przez pracodawcę, jest traktowana jako przychód z działalności gospodarczej, zwiększający podstawę opodatkowania.
