Prowadzenie akt osobowych pracownika

Od początku 2023 roku do Kodeksu pracy wprowadzono parę istotnych zmian. Wśród nich należy wymienić: pracę zdalną, umożliwienie pracodawcy kontroli trzeźwości pracownika, wydłużenie urlopu rodzicielskiego, obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczące szkoleń i wiele innych. Wraz ze zmianami kp konieczne stało się dostosowanie prowadzenia akt osobowych do nowych obowiązków. W związku z tym wydane zostało Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak wygląda obecnie prowadzenie akt osobowych? Wyjaśniamy.

Prowadzenie akt osobowych

Pracodawcę na mocy regulacji zawartych w Kodeksie pracy obciąża obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Szczegółowe regulacje dotyczące prowadzenia akt osobowych, w tym zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z pięciu części.

Jakie dokumenty należy przechowywać w części A akt osobowych?

Akta osobowe pracownika w części A zawierają:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
skierowania na badania lekarskie;
orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Zobacz też:

Jakie dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych?

Akta osobowe pracownika w części B zawierają oświadczenia lub dokumenty odnoszące się do nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo go określił;
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony taką zawarły;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej powinny znaleźć się w aktach osobowych?

Jak widać, w związku z wprowadzeniem do Kodeksu pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej dokumenty z tym związane pracodawca obowiązany jest przechowywać w części B akt osobowych pracownika.

Oznacza to, że w części B będą musiały znaleźć się m.in:

wnioski o pracę zdalną okazjonalną;
porozumienie z pracownikiem dotyczące pracy zdalnej;
wnioski o pracę zdalną;
wnioski uprawnionych pracowników o wykonywanie pracy zdalnej;
polecenia wykonywania pracy zdalnej;
odwołanie polecenia wykonywania pracy zdalnej;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, oceną ryzyka zawodowego, z informacjami z zakresu BHP przy pracy zdalnej;
wnioski o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia;
oświadczenia pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej;
uzgodnienia dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej.

Przykład 1.

Czy pracodawca pani Elżbiety obowiązany jest przechowywać każdy z 24 wniosków dotyczących wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej w 2023 roku?

Tak, pracodawca pani Elżbiety ma obowiązek umieścić w jej aktach osobowych każdy wniosek pracownicy o wykonywanie pracy zdalnej.

Jakie dokumenty należy przechowywać w części C akt osobowych?

Akta osobowe pracownika w części C zawierają oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Jakie dokumenty należy przechowywać w części D akt osobowych?

W aktach osobowych pracownika w części D przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jakie dokumenty należy przechowywać w części E akt osobowych?

Po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy uprawniających do dokonywania kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków psychoaktywnych działających podobnie do alkoholu w części E akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje dotyczące:

kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Po wprowadzeniu do akt osobowych obowiązku wyodrębnienia części E dokumenty w niej przechowywane należy umieszczać w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Dokumenty te mają być przechowywane w porządku chronologicznym, trzeba je numerować oraz tworzony ma być ich wykaz dotyczący każdej z tych części.

Usunięcie z akt osobowych informacji dotyczących kontroli trzeźwości – postępowanie

Usunięcie z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego wymaga usunięcia całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Jakie informacje pracodawca ma obowiązek przechowywać w związku z kontrolą trzeźwości?

Jeśli chodzi o informacje, jakie pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych w związku z prowadzeniem kontroli trzeźwości pracownika, to będą to te łączone z datą, godziną i minutą badania trzeźwości pracownika oraz wynikiem wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości bądź obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Okres przechowywania informacji o kontroli trzeźwości w aktach osobowych

Informacje o kontroli trzeźwości pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Pracodawca, który po kontroli trzeźwości zastosuje kary porządkowe, tj. karę upomnienia, karę nagany lub karę pieniężną, ma obowiązek przechowywać informacje o kontroli trzeźwości do czasu uznania kary porządkowej za niebyłą zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. W przypadku stosowania kar porządkowych informację o kontroli trzeźwości usuwa się z akt osobowych pracownika po roku jego nienagannej pracy, chyba że pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uzna karę porządkową za niebyłą przed upływem tego terminu, a wówczas informacje o kontroli trzeźwości usuwa się z akt osobowych z chwilą uznania kary porządkowej za niebyłą.

W przypadku, w którym informacje dotyczące kontroli trzeźwości przechowywane w aktach osobowych pracownika mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania tych informacji w aktach osobowych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie wskazanych wyżej okresów pracodawca ma obowiązek usunięcia danych dotyczących kontroli trzeźwości z akt osobowych pracownika.

Analogiczne postępowanie dotyczy przechowywania w aktach osobowych danych dotyczących kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Przykład 2.

Czy Jan Nowak będący właścicielem firmy budowlanej poddający regularnie swoich pracowników kontroli trzeźwości ma obowiązek przechowywać w ich aktach osobowych informacje o prowadzonej kontroli, jeśli nie wykazała ona, aby którykolwiek z pracowników był pod wpływem alkoholu?

Obowiązek przechowywania w aktach osobowych informacji z prowadzonej kontroli trzeźwości dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy odnotowano dodatni wynik potwierdzający zawartość alkoholu w organizmie pracownika.

Jeśli w czasie kontroli nie wykazano, aby w organizmie pracownika znajdowała się obecność alkoholu, pracodawca nie ma obowiązku odnotowywać tego w aktach osobowych.

Podsumowanie

Zmiany dotyczące prowadzenia akt osobowych dotyczą przede wszystkim konieczności dostosowania ich do nowych realiów. Akta osobowe uległy zwiększeniu z czterech do pięciu części. Po modyfikacjach związanych z wprowadzeniem do Kodeksu pracy pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracodawcy są zobligowani odnotowywać związane z tym informacje w zakresie omawianym w niniejszym artykule.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2024 roku - musisz to wiedzieć!