Stan zagrożenia epidemiologicznego - o czym pamiętać po jego zakończeniu?

3 lata od początku pandemii minęły błyskawicznie. Choć początkowo trudno było wszystkim przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości, ostatecznie udało się przetrwać ten ciężki czas. Okres pandemii cechowało to, że wprowadzono pewne zmiany, które z chwilą zakończenia obowiązywanie stanu zagrożenia epidemicznego przestaną obowiązywać. 

Stan zagrożenia epidemiologicznego – do kiedy?

Na ten moment stan zagrożenia epidemiologicznego nadal obowiązuje i pojawiają się głosy, że zostanie przedłużony do końca czerwca, a dopiero od 1 lipca 2023 roku przestaną obowiązywać szczególne regulacje wprowadzone w związku z pandemią koronawirusa. Niniejszy artykuł ma na celu wskazać pracodawcom, jakie regulacje będą ponownie ich obowiązywać po odwołaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego. 

Co zmieni się dla pracodawców po zniesieniu stanu zagrożenia epidemiologicznego?

Od 1 lipca 2023 roku pracodawcy powinni pamiętać o tym, że:

1. nie mają już prawa do udzielenia urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopu;

2. nie obowiązują już limity co do wysokości odprawy, która nie mogła przekraczać 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę;

3. nie ma możliwości wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy lub umowy zlecenia z zachowaniem terminu 7 dni;

4. przywrócony został obowiązek kierowania pracowników na badania okresowe;

5. wstępne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy nie będą mogły odbywać się online;

6. powróci konieczność prowadzenia okresowych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zmiany w udzielaniu zaległych urlopów

W czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracodawca mógł udzielać urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, a pracownik był obowiązany taki urlop wykorzystać. 

Pracodawca ustala plan urlopów, uwzględniając wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ma on obowiązek podać do wiadomości pracowników w przyjęty u siebie sposób opracowany plan urlopów.

Obowiązek ustalenia planu urlopów przez pracodawcę nie dotyczy następujących przypadków:

1. gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na to, żeby nie ustalać planu urlopów;

2. gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

W powyższych wypadkach pracodawca uzgadnia termin urlopu wypoczynkowego w porozumieniu z pracownikiem.

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do wymiaru urlopu ustalonego proporcjonalnie do swojego wymiaru czasu pracy, z zaokrągleniem w górę do pełnego dnia.

Przykład 1. 

Czy pan Jakub będący prezesem spółki, który ustalił, że jego pracownica – pani Anna ma niewykorzystany urlop w wymiarze 15 dni za 2022 rok, może wysłać ją na urlop w terminie od 15 lipca 2023 roku do 29 lipca 2023 roku bez jej zgody? W związku ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemiologicznego i związanych z tym szczególnych regulacji pan Jakub jako osoba reprezentująca pracodawcę nie może decydować o terminie zaległego urlopu pani Anny. 

Zmiany w zakresie wypowiadania umów o zakazie konkurencji

Kodeks pracy dopuszcza możliwość zawarcia umowy o zakazie konkurencji, na mocy której pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Jeśli pracownik naruszy zakaz konkurencji przewidziany w umowie, to musi liczyć się z tym, że pracodawca, który poniósł z tego tytułu szkodę, może dochodzić od niego wyrównania tej szkody na zasadach określonych w przepisach dotyczących odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy.

Umowa o zakazie konkurencji może dotyczyć także okresu po ustaniu zatrudnienia w sytuacji, gdy pracodawca i pracownik mający dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, zawrą taką umowę. W umowie o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia określa się także okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy. 

W takiej sytuacji odszkodowanie należne pracownikowi, którego dotyczy zakaz, nie może być niższe od 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach. W razie sporu o odszkodowaniu orzeka sąd pracy.

W przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji obejmującej okres po ustaniu zatrudnienia zakaz konkurencji przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa w razie ustania przyczyn uzasadniających taki zakaz lub niewywiązywania się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania.

Umowa o zakazie konkurencji z obecnym i byłym pracownikiem wymaga pod rygorem nieważności formy pisemnej.

Okresowe badania lekarskie po zniesieniu stanu zagrożenia epidemiologicznego

Kp stanowi, że pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. Takie badania przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.

Badania przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ponadto w razie przejazdu na badania okresowe do innej miejscowości pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Pracownicy zatrudnieni w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających podlegają okresowym badaniom lekarskim po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami lub po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

Badania profilaktyczne pracowników są przeprowadzane poza wyjątkami na koszt pracodawcy.

Ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadziła w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawieszenie wykonywania obowiązków w zakresie badań okresowych pracowników i badań okresowych pracowników kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym. W związku ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemiologicznego regulacje te przestaną obowiązywać, dlatego pracodawcy powinni dopełnić formalności wynikających z przepisów kp czy ustawy o transporcie drogowym w zakresie badań okresowych. 

Przykład 2. 

Do kiedy pan Jakub powinien skierować swoich pracowników na badania okresowe, jeżeli stan zagrożenia epidemiologicznego zostaje zniesiony 1 lipca 2023 roku? Pracownicy pana Jakuba będą musieli przejść badania okresowe najpóźniej do 1 stycznia 2024 roku.

Zmiana wysokości maksymalnej odprawy

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. 

Praca zdalna a uchylenie stanu zagrożenia epidemiologicznego

Na mocy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych mogła być świadczona w czasie zagrożenia epidemiologicznego praca zdalna. Jeszcze przed uchyleniem stanu zagrożenia epidemiologicznego rozwiązania te zostały uchylone i praca zdalna może być świadczona wyłącznie na podstawie regulacji znajdujących się w kp.

Wstępne szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Przepisy covidowe wprowadzały również zasadę, że w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszczalne jest przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy i służby w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego pracownika zatrudnionego na stanowisku robotniczym, pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych, pracownika przenoszonego na jedno ze stanowisk wskazanych wcześniej, ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką. 

Okresowe szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia okresowych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny. Dotychczas, gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i higieny służby przypadał w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii.

Przykład 3.

Do kiedy musi zostać przeprowadzone szkolenie okresowe BHP w firmie pani Alicji, którego termin przypada na 15 lipca 2023 roku? Z uwagi na to, że termin ten przypada w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego i nie został ogłoszony stan epidemii, termin ten wydłuża się do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii. Zatem jeśli stan zagrożenia epidemiologicznego zostanie odwołany 1 lipca 2023 roku, termin przeprowadzenia okresowych szkoleń ulega wydłużeniu do 1 września 2023 roku.

Podsumowanie

Pracodawcy przez okres 3 lat przyzwyczaili się do uproszczeń wynikających z przepisów wprowadzonych na czas epidemii lub zagrożenia epidemiologicznego. Powrót do starych reguł może nastręczać problemów, jednak jest to nieuniknione. Im szybciej pracodawcy odświeżą sobie wiedzę o zasadach prawa w zakresie obowiązków pracodawców, tym łatwiej będzie im funkcjonować po odwołaniu stanu zagrożenia epidemiologicznego, które zbliża się wielkimi krokami.