Akta osobowe cudzoziemca – czy przechowywać ksero wizy, zezwolenia, paszportu?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej należy do obowiązków każdego pracodawcy. W przypadku zatrudniania cudzoziemców zakres tego obowiązku obejmuje dodatkowe dokumenty, których nie gromadzi się w odniesieniu do pracowników będących obywatelami polskimi.

Legalne zatrudnienie cudzoziemców w Polsce 

Aby wykonywanie pracy przez cudzoziemca w Polsce było legalne, konieczne jest posiadanie przez niego stosownego uprawnienia wynikającego z art. 87 ust. 1 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, czyli gdy cudzoziemiec m.in.:

  • ma status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej;
  • udzielono mu ochrony uzupełniającej w Rzeczypospolitej Polskiej;
  • posiada zezwolenie na pobyt stały w Rzeczypospolitej Polskiej;
  • jest obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej;
  • jest obywatelem państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego, nienależącego do Unii Europejskiej;
  • posiada zezwolenie na pracę i przebywa legalnie na terenie Rzeczpospolitej Polskiej

(w ustawie wymieniono w sumie ponad 20 różnych przypadków uprawniających do legalnej pracy cudzoziemca w Polsce).

Ze względu na nadzwyczajne okoliczności związane z trwającą agresją Rosji na Ukrainę i związany z tym napływ uchodźców na teren Polski wprowadzono uproszczone zasady i procedury legalizacji zatrudnienia Ukraińców w naszym kraju. Wspomniane regulacje zawarto w Ustawie z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

W myśl art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto, jak stanowią art. 9–11 Ustawy z dnia 15 czerwca 2012 roku o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, powierzanie wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zagrożone jest karami grzywny, ograniczenia wolności, a nawet karą pozbawienia wolności do lat 3 – zależnie do szczególnej kwalifikacji takiego czynu dotyczącej uporczywości naruszania odnośnych przepisów, zatrudnienia cudzoziemca małoletniego i zatrudnienia osób w warunkach szczególnego wykorzystania (tj. warunkach uchybiających godności człowieka i rażąco odmiennych, w szczególności ze względu na płeć, w porównaniu z warunkami pracy osób, którym powierzono wykonywanie pracy zgodnie z prawem, wpływających zwłaszcza na zdrowie lub bezpieczeństwo osób wykonujących pracę).

Wobec powyższego w interesie pracodawcy jest gromadzenie odpowiednich dokumentów, na podstawie których będzie można wykazać, że praca jest wykonywana przez cudzoziemca legalnie i że przebywa on w Polsce zgodnie z obowiązującymi przepisami. Takimi dokumentami będą w szczególności: zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy i dokumenty pobytowe.

Dokumentacja pracownicza

Do zatrudnienia cudzoziemca w Polsce w ramach stosunku pracy należy stosować przepisy polskiego prawa pracy. Dotyczy to w szczególności zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany:

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji pracowniczej określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe cudzoziemca tak jak wszystkich pracowników składają się z 4 części i obejmują:

  • w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
  • w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
  • w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Ponadto rozporządzenie wymaga prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Gdzie przechowywać akta osobowe cudzoziemca?

Dokumentacja charakterystyczna dla zatrudnienia cudzoziemca obejmuje dokumenty, na podstawie których można wykazać, że dana osoba została zatrudniona zgodnie z obowiązującym prawem i legalnie wykonuje pracę w Polsce. W pozostałym zakresie dokumentacje dotyczące pracowników będących cudzoziemcami i obywatelami polskimi są podobne.

Wspomniane specyficzne dokumenty dotyczące zatrudnienia cudzoziemca powinny zostać przez pracodawcę pozyskane co do zasady jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to, że takie dokumenty jak zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy i dokumenty pobytowe należy włączyć do części A, ewentualnie B akt osobowych, które dotyczą ubiegania się o zatrudnienie i etapu nawiązania stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne.

W aktach osobowych należy przechowywać odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika (nie oryginały), poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Natomiast dokumenty wytworzone przez pracodawcę w związku z rekrutacją pracownika i jego zatrudnieniem należy przechowywać w postaci oryginałów.

Jako potwierdzenie konieczności włączenia omawianych dokumentów do akt osobowych pracownika będącego cudzoziemcem, a nie do wspomnianej wyżej tzw. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, potraktować można art. 24 ust. 1 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, który stanowi, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi na podstawie stosunku pracy był obowiązany do uzupełnienia akt osobowych cudzoziemca pozostającego w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie tej ustawy w terminie 45 dni od dnia jej wejścia w życie o kopię dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zatrudnionego cudzoziemca. Istotne znaczenie mają też art. 2 i 3 wspomnianej ustawy, zgodnie z którymi podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii tego dokumentu.

Przechowywanie odpowiednich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników będących cudzoziemcami ma istotne znaczenie dla wykazania przez pracodawcę, że zatrudniona osoba przebywa w Polsce zgodnie z obowiązującymi przepisami i legalnie wykonuje pracę. Dokumenty te należy gromadzić w aktach osobowych cudzoziemca.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów