Poradnik Przedsiębiorcy

Wyjazd służbowy w procedurze VAT marża - czy możliwe?

Rozliczenie niektórych usług na gruncie ustawy o VAT może podlegać szczególnej procedurze, nazywanej potocznie procedurą VAT marża. Do takich usług można zaliczyć między innymi organizację wyjazdów służbowych, jednak pod pewnymi warunkami. Wyjazdy służbowe w większości przypadków polegają na konieczności zorganizowania noclegu, zapewnienia wyżywienia pracownikowi, wynajęcia sali konferencyjnej, korzystania z parkingu hotelowego czy biznesowej obsługi konferencji w trakcie takiego wyjazdu. Często zdarza się tak, że organizacja takich wyjazdów służbowych powierzana jest podmiotom zewnętrznym, które oferują kompleksową usługę tego rodzaju, oczywiście za stosowne wynagrodzenie. W związku z tym zachodzą bliskie relacje między trzema podmiotami: hotelem (baza noclegowa), podmiotem świadczącym usługi organizacji wyjazdu służbowego oraz odbiorcą usługi (klient). Jednakże powstaje pytanie, czy usługi tego typu zaliczane są do kategorii usług o charakterze turystycznym, a zatem czy rozliczyć wyjazd służbowy w procedurze VAT marża?

Podstawa opodatkowania i możliwość zastosowania procedury VAT marża

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Stosownie do treści art. 119 ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku, z zastrzeżeniem ust. 5 tego artykułu.

Zgodnie z art. 119 ust. 2 ustawy o VAT, przez marżę rozumie się różnicę między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty; przez usługi dla bezpośredniej korzyści turysty rozumie się usługi stanowiące składnik świadczonej usługi turystyki, a w szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie.

Powyższe regulacje odnoszą się do usług, które w całości składają się na usługę turystyczną świadczoną przez organizatora. Użycie w cytowanym przepisie słowa „w szczególności” oznacza, że jest to katalog otwarty. Konsekwentnie inne usługi nabyte od innych podmiotów dla bezpośredniej korzyści turysty będą stanowić składnik świadczonej usługi turystyki.

Mimo że ustawa o VAT nie określa jednoznacznie, jakiego rodzaju usługi są nabywane dla bezpośredniej korzyści, to na podstawie przepisu art. 119 ust. 2 tejże ustawy przyjąć należy, że nabycie tych usług i towarów, które zaspokajają potrzeby i oczekiwania turysty w trakcie korzystania z usługi turystycznej, będzie w przypadku wykonywania usług turystyki stanowić element kalkulacyjny do określenia marży.

Jak stanowi art. 119 ust. 3 ustawy o VAT, przepis ust. 1 stosuje się bez względu na to, kto nabywa usługę turystyki, w przypadku gdy podatnik:

  1. działa na rzecz nabywcy usługi we własnym imieniu i na własny rachunek;

  2. przy świadczeniu usługi nabywa towary i usługi od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.

Łączne spełnienie powyższych przesłanek przesądza o obligatoryjności zastosowania szczególnej procedury opodatkowania marżą usług turystyki.

Zauważyć należy, że podstawowym kryterium zasadności zastosowania specjalnych zasad opodatkowania marży jest uznanie całego pakietu świadczeń za jedną usługę turystyki. 

Jest ona kompleksową usługą, realizowaną przez podatnika, obejmującą swym zakresem różne usługi składowe świadczone dla bezpośredniej korzyści turysty, bez których dana impreza turystyczna nie mogłaby się odbyć, przy czym muszą one być nabywane od innych podatników.

Wyjazd służbowy w procedurze VAT marża a usługi turystyczne

Ustawa o VAT nie zawiera definicji „usług turystyki”. Nie zawiera także odesłań do definicji zawartej w innych aktach normatywnych. Można ją odnaleźć natomiast w treści art. 307 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej: „Wszystkie transakcje dokonywane przez biura podróży w związku z realizacją podróży (imprezy turystycznej) uznawane są za jedną usługę świadczoną przez biuro podróży na rzecz podróżnego”.

Z kolei w myśl art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych przez usługę turystyczną należy rozumieć:

  1. przewóz pasażerów,

  2. zakwaterowanie w celach innych niż pobytowe, które nie jest nieodłącznym elementem przewozu pasażerów,

  3. wynajem pojazdów samochodowych lub innych pojazdów silnikowych,

  4. inną usługę świadczoną podróżnym, która nie stanowi integralnej części usług wskazanych w lit. a–c.

Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN turystyka to zorganizowane wyjazdy poza miejsce stałego zamieszkania na dłuższy lub krótszy pobyt, wędrówki po obcym terenie w celach krajoznawczych lub zdrowotnych.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że usługa turystyki to świadczenie złożone, na które składa się szereg usług (obcych i własnych), takich jak np. zakwaterowanie, gastronomia, transport, mających na celu zorganizowanie pobytu klientowi poza miejscem jego zamieszkania. Usługi te są tak ściśle powiązane, że obiektywnie tworzą w aspekcie gospodarczym jedną całość (jedną usługę, jeden produkt). Usługa turystyki obejmuje swym zakresem cząstkowe usługi, bez których dana impreza turystyczna nie mogłaby się odbyć. Zatem za usługi turystyki należy uznać zorganizowane lub indywidualne wyjazdy wypoczynkowe połączone z rekreacją i rozrywką (tzn. kompleksowym programem imprez).

Powyższa definicja została wskazana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 października 2018 roku, 0114-KDIP1-3.4012.442.2018.1.ISK.

Zatem usługa turystyczna powinna obejmować swym zakresem dodatkowe usługi mające na celu uatrakcyjnienie przedmiotowych wyjazdów ostatecznym odbiorcom poprzez organizację np. wypoczynku, rekreacji lub sportu, które wykraczałby poza charakter służbowy organizowanego wyjazdu.

Przykład 1.
Spółka jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą, której przedmiotem jest m.in. organizowanie wyjazdów służbowych klientów (wyjazdów w celu przeprowadzenia działań związanych z działalnością gospodarczą klientów Spółki, trwających z reguły od jednego do trzech dni roboczych) lub innych wskazanych przez nich osób, takich jak pracownicy, zleceniobiorcy lub kontrahenci. Świadczy ona swoje usługi we własnym imieniu i na własny rachunek.

Spółka współpracuje z siecią kilkuset hoteli zlokalizowanych w Polsce i za granicą. Kluczowym elementem relacji Spółka – hotel jest wysoki rabat (30%–50%) udzielany przez hotel klientom Spółki, co nie dzieje się jednak automatycznie, lecz wymaga każdorazowego uzgodnienia. Pomiędzy Spółką a hotelem nie są dokonywane z tego tytułu (udzielenia rabatu) żadne rozliczenia, tj. ani hotel nie płaci Spółce, ani Spółka nie płaci hotelowi. Korzyścią hotelu jest wzrost sprzedaży usług, natomiast korzyścią Spółki jest cena, którą klienci płacą jej za jej usługi. Spółka nie odpowiada wobec hotelu za działania lub zaniechania klienta. Świadczy usługi klientom na podstawie umów, które zobowiązują ją do wybrania hotelu o standardzie adekwatnym do oczekiwań klienta, negocjowania z nim ceny, dokonania rezerwacji usług hotelowych, potwierdzenia klientowi faktu dokonania rezerwacji, nabycia usług hotelowych (podstawową usługą hotelową jest zapewnienie noclegu i ten element jest obecny zawsze. Ze względu na biznesowy charakter obsługiwanych wyjazdów, nabywane usługi hotelowe często obejmują także: korzystanie z parkingu, przygotowanie posiłków, udostępnienie sali konferencyjnej, techniczną obsługę spotkań biznesowych itp.) w swoim imieniu, lecz na rachunek klienta, uregulowania wobec hotelu należności za wykonane na rzecz klienta usługi, ewentualnego odwołania rezerwacji, obsługi ewentualnych reklamacji ze strony klienta wobec hotelu. 

Wobec powyższej analizy charakteru usługi turystycznej, jej definicji i zakresu można uznać, że wyjazd służbowy wskazany w przykładzie stanowi usługę turystyczną, a jeżeli tak, to czy można zastosować procedurę VAT marża?

W pierwszej kolejności należy zbadać, czy świadczone przez spółkę wskazaną w przykładzie usługi w postaci organizowania wyjazdów służbowych będą stanowić „usługi turystyki” zdefiniowane powyżej. Następnie po pozytywnej weryfikacji należy przystąpić do badania spełnienia przez spółkę przesłanek wskazanych w art. 119 ust. 3 ustawy o VAT.

We wskazanym przykładzie głównym przedmiotem świadczenia spółki jest organizacja wyjazdów o charakterze czysto służbowym. Charakter dodatkowych usług w postaci udostępniania sali konferencyjnej, obsługi spotkań biznesowych oraz noclegu wraz z parkingiem i przygotowywaniem posiłków świadczy o tym, że jedynym przedmiotem organizowanych wyjazdów służbowych jest ich czysto biznesowy charakter. Przedmiotowe usługi hotelowe wraz z dodatkowymi usługami mają na celu organizację kompleksowej usługi w postaci „usługi konferencji” lub „spotkania biznesowego”. Brak jest natomiast elementu rozrywki i rekreacji, typowego wypoczynku.

Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 października 2018 roku, 0114-KDIP1-3.4012.442.2018.1.ISK., sprzedaży usług hotelowych wraz z dodatkowymi elementami w postaci korzystania z parkingu, przygotowania posiłków, udostępnienia sali konferencyjnej czy technicznej obsługi spotkań biznesowych, nie można uznać jako usługi turystycznej. W konsekwencji podatnik nie może korzystać z procedury szczególnej dla usług turystyki, o której mowa w art. 119 ustawy o VAT (procedura VAT marża), a zatem przedmiotową usługę należy opodatkować na zasadach ogólnych określonych w art. 29a ustawy o VAT. 

Niemniej jednak należy zauważyć, że gdyby usługa w postaci zorganizowania wyjazdu służbowego połączona była z elementami rekreacji i wypoczynku, np. dodatkowe usługi w hotelowym SPA czy też zorganizowanie integracji w postaci np. spływu kajakowego, wówczas łącznie tego typu usługa mieściłaby się w definicji usługi turystyki i w konsekwencji podatnik mógłby rozliczyć wyjazd służbowy w procedurze VAT marża.