Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy można wykorzystać pełny urlop wypoczynkowy?

Urlop wypoczynkowy jest udzielany w celu zapewnienia pracownikom godnego wypoczynku w ciągu roku pracy. Obowiązek wykorzystania urlopu w roku, w którym nabywa się do niego prawo, chronić ma zdrowie pracowników poprzez zapewnienie im regularnego wypoczynku. Każdemu pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie zależnie to od stażu pracy.

Zasady udzielania urlopu

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to przede wszystkim nacisk na wykorzystanie przez pracownika tego urlopu w całości, bez możliwości dzielenia go na mniejsze części. Jednak mając na uwadze różne okoliczności, przepisy Kodeksu pracy przewidują od tej zasady wyjątki.

Na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy może być podzielony na części. Jednak co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Ważne!

14 kolejnych dni kalendarzowych - tyle co najmniej powinna trwać jedna część wypoczynku pracownika. 

Pracodawca powinien odmówić propozycji podziału go przez pracownika na mniejsze części. Powołany przepis stanowi wyjątek od zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości, jednocześnie wprowadza ograniczenie tego wyjątku.

Pracodawca może nie udzielić nieprzerwanego 14-dniowego wypoczynku, jeśli stosunek pracy pracownika kończy się w trakcie roku kalendarzowego, a umowa podpisana w nowym zakładzie pracy nie pozwala na udzielenie całego 14-dniowego wypoczynku.

U większości pracodawców robi się plany urlopowe. Celem ich tworzenia jest zapobiegnięcie wybierania urlopów wszystkich pracowników w tym samym czasie. Mogłoby to doprowadzić  całkowitej  dezorganizacji w zakładzie pracy.

W przypadku gdy pracownik nie może wykorzystać urlop wypoczynkowy w całości w danym roku kalendarzowym, mamy do czynienia z urlopem zaległym. Urlop zaległy należy wykorzystać w terminie do końca września kolejnego roku.

Urlop wypoczynkowy a wykorzystanie całej puli na początku roku

Często zdarza się tak, że pracownicy nie chcą dzielić urlopu na części i chcą go wykorzystać w całości już na samym początku roku. Pracodawcy mają natomiast obawy, czy udzielenie urlopu z góry na cały rok nie jest dla nich niekorzystną sytuacją w razie wcześniejszego rozwiązania umowy.

Pracownik, który jest uprawniony do kolejnego urlopu, może wykorzystać go jednorazowo w pełnym przysługującym mu wymiarze. Złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze jest więc zgodne z przepisami prawa pracy. Jednak wniosek taki nie jest wiążący dla pracodawcy, ponieważ urlop powinien być z nim uzgodniony.

Pracodawca nie ma prawa do odliczenia pracownikowi kwot z tytułu udzielenia urlopu w wyższym wymiarze w przypadku gdyby umowa została rozwiązana, a pracownik wykorzystał już cały przysługujący mu urlop. Jest to ryzyko pracodawcy, z którym ten musi się liczyć. Nie istnieją żadne przepisy chroniące go w tym zakresie. Ewentualny przyszły pracodawca, zatrudniający tę osobę w tym samym roku kalendarzowym nie będzie zobowiązany do udzielenia urlopu.

Urlop jest udzielany na wniosek pracownika za zgodą pracodawcy. Nawet w sytuacji, gdy wykorzystanie go w całości zostało przewidziane w planie urlopów, pracodawca może nie uwzględnić wniosku urlopowego z uwagi na to, że nieobecność pracownika może zakłócić normalny tok pracy w firmie. Nie ma także regulacji, która obligowałaby do udzielania zatrudnionemu w całym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego już okresu. Tym samym już początkiem nowego roku pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w całym przysługującym mu w danym roku wymiarze.  

Urlop wypoczynkowy udzielony awansem

Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują możliwości udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego zaliczkowo, gdy nie nabył on jeszcze do niego prawa.

Prawo nie zabrania pracodawcy udzielania pracownikowi dodatkowych dni wolnych z zachowaniem prawa do wynagrodzenia ponad przysługujący pracownikowi wymiar urlopu. Jednak nie może to się odbywać kosztem przyszłego urlopu tego pracownika, a jedynie na wyłączny koszt i ryzyko pracodawcy.

Ważne!

Udzielenie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nie nabył jeszcze prawa, nie uprawnia pracodawcy do „potrącenia” tego urlopu z urlopu należnego pracownikowi po nabyciu do niego prawa w przyszłym roku.

Nie ma zatem możliwości udzielenia urlopu wypoczynkowego na konto przyszłego należnego limitu. Nie umożliwia tego nawet pisemne porozumienie z pracownikiem, szczegółowo przedstawiające zasady udzielenia urlopu awansem i rozliczeń na wypadek rozwiązania umowy. Potrącenie dobrowolne nie może bowiem dotyczyć wierzytelności przyszłych.

A zatem jeśli w danym roku pracodawca chce udzielić podwładnemu dłuższego wypoczynku, jest to oczywiście zgodne z przepisami. Może być więc tak, że w regulaminie pracy znajdą się postanowienia, na mocy których pracownikom przysługują np. dwa dodatkowe dni wypoczynku ponad wymiar. Również nie ma przeszkód, aby uzupełnić brakujące wolne dni o urlop bezpłatny. Ale to pracownik musi wystąpić z takim wnioskiem i to w formie pisemnej.