Każdy pracownik powinien mieć ustalony rozkład czasu pracy, zwany także grafikiem pracy lub harmonogramem, przewidujący planowany układ godzin pracy w poszczególnych dniach w przyjętym okresie rozliczeniowym. Często zdarzają się sytuacje nieprzewidziane przy określaniu grafiku dla pracownika, które wymuszają zmianę rozkładu czasu pracy. Czy zatem uniknięcie nadgodzin zmianami w grafiku będzie zgodne z prawem – piszemy na ten temat poniżej.
Zmiana harmonogramu czasu pracy – podstawa prawna
Zasady ustalania rozkładu czasu pracy i jego rozliczania normują przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, ze zm.), zwanej dalej „kp”.
Warto podkreślić, że w odniesieniu do problematyki zmian w harmonogramach niezwykle istotne znaczenie należy przypisać postanowieniom wewnętrznym obowiązującym pracowników danego podmiotu, czyli odpowiednio: układowi zbiorowemu pracy (uzp), regulaminowi pracy oraz odrębnemu aktowi zakładowego prawa pracy. Wszystkie te dokumenty muszą być jednocześnie zgodne z regulacjami kodeksowymi.
Harmonogram czasu pracy – zagadnienia ogólne
Rozkład czasu pracy, czyli harmonogram, określa się dla konkretnego pracownika, mając na względzie podstawowe normy dotyczące czasu pracy wynikające z art. 129 § 1 kp. Oznacza to, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem pewnych dodatkowych możliwości w zakresie przedłużania okresu rozliczeniowego oraz szczególnych systemów czasu pracy.
Harmonogram czasu pracy może być określony na czas krótszy niż przyjęty okres rozliczeniowy, musi jednak obejmować co najmniej 1 miesiąc.
Zmiana harmonogramu – kiedy jest dopuszczalna?
Modyfikacja harmonogramu w wielu sytuacjach może stanowić skuteczne rozwiązanie mające na celu uniknięcie polecenia pracownikom pracy w nadgodzinach, np. w przypadku konieczności zastępstwa pracownika nieobecnego. Przepisy kp nie przewidują procedur dotyczących zmian w harmonogramach, można posłużyć się jednak analogią odnoszącą się do kodeksowego trybu przekazania pracownikowi grafiku pracy – zgodnie z art. 129 § 3 zdanie drugie kp pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. W pewnych konkretnych okolicznościach może powstać konieczność zmiany harmonogramu bez zachowania tygodniowego terminu. Czy jest to dozwolone? Odpowiedź na tak zadane pytanie nie jest kategoryczna, zaś przepisy kp nie zawierają stosownych regulacji w tej sprawie.
W tym zakresie przedmiotowym warto odwołać się do Pisma Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) z 6 kwietnia 2009 roku w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Departament Prawny GIP poinformował w powołanym dokumencie, że w myśl art. 128 § 3 kp przez dobę pracowniczą rozumieć należy kolejne 24 godziny, począwszy od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Oznacza to, że osoba, która rozpoczęła pracę o 10 i skończyła o 18, może rozpocząć ją w kolejnym dniu nie wcześniej niż o 10 – w przeciwnym wypadku dojdzie do naruszenia doby pracowniczej. Naruszenie doby pracowniczej nie nastąpi jednak, w razie gdy pracodawca w dniu przypadającym po dniu wolnym od pracy poleca pracownikowi przyjście do firmy o godzinie wcześniejszej niż godzina pierwotnie ustalona w harmonogramie czasu pracy.
W przytoczonym piśmie GIP odniesiono się także bezpośrednio do kwestii zmian w harmonogramie.
W konsekwencji zmiana harmonogramu jest dopuszczalna wówczas, gdy wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów kp i tutaj w piśmie GIP odwołano się do art. 151(3) oraz art. 151(11) Kodeksu pracy. Chodzi więc o rekompensatę pracy nadliczbowej w dniu rozkładowo wolnym od pracy oraz rekompensatę z tytułu pracy w niedzielę i święto. Można jeszcze dodać do tych unormowań art. 151(2) kp, który zakłada rekompensatę pracy w nadgodzinach w formie czasu wolnego udzielonego na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy.
Kiedy jeszcze jest możliwe dokonanie zmiany w harmonogramie czasu pracy? W odniesieniu do tej kwestii GIP zwrócił uwagę na decydujące znaczenie zakładowego prawa pracy.
Przykład 1.
Zakładowym źródłem prawa jest regulamin pracy, w którym nie ma zapisów określających, w jakich okolicznościach pracodawca może dokonać zmiany w rozkładzie czasu pracy obowiązującym danego pracownika. W związku z tym, że właściciel firmy był zmuszony polecić pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych w ustawowe święto, jest obowiązany zrekompensować takie zatrudnienie – zgodnie z art. 151(11) kp. Pracodawca wybrał możliwość rekompensaty w postaci innego dnia wolnego. Spowodowało to konieczność modyfikacji grafików pracy. Mimo braku wskazania takiej procedury w regulaminie pracy wspomniane działanie jest dopuszczalne, gdyż wynika z obowiązków nałożonych na pracodawców przez powszechnie obowiązujące przepisy. Gdyby jednak przedsiębiorca chciał skorygować harmonogramy, np. z powodu nieprzewidzianej nieobecności pracownika, w taki sposób, aby poprzez przedłużenie dni roboczych innym zatrudnionym uniknąć powierzenia pracy w nadgodzinach, to będzie to niezgodne z wykładnią przepisów przedstawioną przez Departament Prawa GIP (ze względu na brak odpowiednich ustaleń w regulaminie pracy).
Istotną kwestią pozostaje zatem wprowadzenie stosownych postanowień w aktach zakładowego prawa pracy, czyli w uzp lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty uzp lub nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, postanowienia w tym zakresie zawiera w obwieszczeniu albo w odrębnym zarządzeniu.
Przykład 2.
Pan Jaromir prowadzi firmę świadczącą usługi gastronomiczne. Pracowników obowiązuje regulamin pracy. Część postanowień tego aktu zakładowego prawa dotyczy spraw związanych z korektami w harmonogramach czasu pracy. W jednym z paragrafów zawarto zapis, według którego regulamin pracy zezwala na dokonanie zmian w ustalonych uprzednio rozkładach czasu pracy w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć. W dalszej kolejności wskazano sytuacje uzasadniające modyfikację grafików pracy, m.in. usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika, w tym przypadki losowe, sprawowanie opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, absencje chorobowe, nieplanowane urlopy, ustanie zatrudnienia pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia. Dysponując takimi unormowaniami w regulaminie pracy, pan Jaromir może ze znaczną swobodą zmieniać harmonogramy pod kątem uniknięcia kosztów związanych z kierowaniem pracowników do pracy w nadgodzinach lub zatrudnieniem dodatkowych osób w celu zastępstwa nieobecnych pracowników. Oczywiście takie działanie musi być usprawiedliwione zdarzeniami określonymi w regulaminie pracy jako przesłanki będące podstawą do ustalenia nowych rozkładów czasu pracy.
Pozostaje ponadto kwestia, w jakim terminie najpóźniej pracodawca powinien poinformować pracownika o zmianie dotyczącej harmonogramu. W tej materii wypowiedział się resort pracy (Stanowisko z 18 października 2013 roku).
W dokumencie tym prawnicy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) uznali, że choć przepisy kp nie zakładają możliwości dokonywania zmian w obowiązujących rozkładach czasu pracy (nie wskazują tym samym minimalnego okresu przeznaczonego na ich ogłoszenie), to korekty o tym charakterze są praktykowane i – w ocenie MPiPS – dopuszczalne z przyczyn obiektywnych.
Uniknięcie nadgodzin zmianami w grafiku – podsumowanie
Zmiana harmonogramu może stanowić skuteczne rozwiązanie mające na celu uniknięcie polecenia pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych, m.in. w przypadku konieczności zastępstwa pracownika nieobecnego. Należy zaznaczyć, że Kodeks pracy nie reguluje kwestii modyfikacji rozkładów czasu pracy. W takiej sytuacji warto sięgnąć do wyjaśnień zawartych w jednym z dokumentów opublikowanych przez Główny Inspektorat Pracy. W ocenie tego organu dopuszczalność korekty harmonogramu czasu pracy w przypadkach, które nie wynikają wprost z regulacji ustawowych, uzależniona jest od tego, czy taka procedura została uwzględniona w przepisach zakładowego prawa pracy.
