Zakup okularów korekcyjnych przez pracownika, w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów BHP podlega refundacji przez pracodawcę. W sytuacji, gdy kwota wydana na okulary przekracza limit określony w regulaminie pracy, powstaje nadwyżka, którą pracownik musi pokryć z własnych środków. W takim przypadku pracodawca refunduje jedynie część kosztów, a reszta pozostaje po stronie pracownika. Jak zatem poprawnie rozliczyć w księgach rachunkowych nadwyżkę wynikającą z faktury potwierdzającej zakup okularów korekcyjnych przez pracownika?
Zwrot wydatków pracownika na zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych
Pracodawca ma obowiązek refundowania wydatków na zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Wynika to z art. 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Pracodawca refunduje pracownikowi koszty zakupu okularów korekcyjnych na podstawie zalecenia lekarza medycyny pracy, przy czym wysokość refundacji powinna zostać określona w regulaminie pracy lub wewnętrznych przepisach jednostki. Przepisy nie określają bowiem kwoty zwrotu pracownikowi wydatków na zakup okularów korekcyjnych czy szkieł kontaktowych; ustalając limit zwrotu, należy jednak wziąć pod uwagę, że kwota ta powinna umożliwić pracownikowi zakup okularów spełniających przynajmniej podstawowe standardy jakości. Jeżeli pracownik zdecyduje się na zakup droższych okularów lub szkieł kontaktowych, to zwrot zostanie przyznany wyłącznie do wysokości limitu określonego w wewnątrzzakładowym regulaminie obowiązującym w jego zakładzie pracy, a różnicę w kosztach pracownik będzie musiał pokryć samodzielnie.
Przykład 1.
Pan Maciej jest zatrudniony w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z zaleceniami lekarza medycyny pracy powinien używać okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze. Pracownik ma prawo do otrzymania zwrotu za zakup okularów korekcyjnych, jednak przysługuje on do kwoty 600 zł, co zostało określone w regulaminie pracy. Pan Maciej zakupił okulary o wartości 900 zł. Czy otrzyma pełny zwrot za zakupione okulary?
Nie, pan Marek otrzyma zwrot jedynie do wysokości określonej w regulaminie, czyli 600 zł. Pozostałą kwotę, 300 zł, będzie musiał pokryć z własnych środków.
W jaki sposób rozliczyć w księgach rachunkowych nadwyżkę z faktury dokumentującej zakup okularów korekcyjnych przez pracownika?
Jednostka prowadząca księgi rachunkowe zwrot środków pracownikowi z tytułu zakupionych przez niego okularów korekcyjnych niezbędnych do pracy przy komputerze zalicza do kosztów działalności operacyjnej przy wykorzystaniu konta 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Należy pamiętać, że pracodawca może zaliczyć w ciężar kosztów wyłącznie faktyczną kwotę zwrotu za zakup okularów. Jeżeli zatem pracownik zdecydował się na zakup droższych okularów, niż wynosi maksymalna kwota refundacji pracodawcy określona w regulaminie pracy, to jednostka ewidencjonuje w kosztach wyłącznie część wydatków na zakup okularów pracownika, które sama pokryła jako pracodawca. Pozostała część kwoty wynikająca z faktury dokumentującej zakup okularów korekcyjnych przez pracownika, w odniesieniu do której pracownikowi nie przysługuje refundacja i pokrywa ją z własnych środków, nie podlega w żaden sposób ujęciu w księgach rachunkowych pracodawcy.
Ewidencja w księgach rachunkowych zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych na zakup okularów korekcyjnych może przebiegać następująco:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Natomiast zwrot za zakup okularów do wysokości określonego limitu odpowiednio przelewem lub gotówką ujmuje się zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” / 10 „Kasa”.
Przykład 2.
Pracownik spółki z o.o. jest zatrudniony na stanowisku księgowego i przez większość czasu wykonuje pracę na stanowisku z monitorem ekranowym. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zakupił okulary korekcyjne w związku z zaleceniami lekarza medycyny pracy i złożył wniosek do pracodawcy o zwrot kosztów poniesionych na ich zakup. Zgodnie z regulaminem wewnętrznym spółki pracodawca refunduje koszty zakupu okularów korekcyjnych pracownikom, jednak tylko do wysokości ustalonego limitu, który wynosi 500 zł. Pracownik zakupił okulary za 800 zł, ale zgodnie z regulaminem otrzymał refundację w wysokości 500 zł odpowiadającą limitowi ustalonemu w regulaminie pracy. Pozostałą kwotę, czyli 300 zł pracownik pokrył z własnych środków. Faktura na zakup okularów korekcyjnych została wystawiona na pracownika, który następnie ubiega się o częściowy zwrot kosztów od pracodawcy. Spółka zwróciła przelewem pracownikowi 500 zł z tytułu zwrotu wydatków na zakup okularów korekcyjnych. Jak w księgach rachunkowych należy ująć kwotę refundacji oraz nadwyżkę, którą pracownik pokrywa z własnych środków?
Ewidencja w księgach rachunkowych spółki kosztu z tytułu zwrotu pracownikowi części wydatków na zakup okularów – dowód PK sporządzony na podstawie faktury wystawionej na dane pracownika:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – kwota 500 zł,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – kwota 500 zł.
Koszt może zostać zaksięgowany także na podstawie wydanej w odpowiedzi na wniosek pracownika decyzji pracodawcy o refundacji wydatków na zakup okularów korekcyjnych, do którego należy dołączyć kopię faktury dokumentującej zakup okularów.
Pozostała kwota na fakturze, czyli 300 zł, pokryta ze środków własnych pracownika nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych spółki.
Ewidencja zwrotu zrealizowanego przelewem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – kwota 500 zł,
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – kwota 500 zł.
