Zgodnie z przepisami pracownicy, którzy przynajmniej połowę wymiaru czasu pracy spędzają przed monitorem ekranowym, mają prawo do wykorzystania dofinansowanie na zakup okularów korygujących. Jak do tego prawa odnosi się prawo? Kiedy należy zrefundować okulary do pracy przy komputerze? Co z innymi pracownikami, którzy nie mają wady wzroku? Sprawdzamy.
Praca przy komputerze - podstawowe zasady BHP
Jak dobrze wiadomo, zasady bezpieczeństwa i higieny pracy i przestrzeganie ich stanowi jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, bez względu na to, w jakiej branży działa oraz ilu pracowników zatrudnia. Wraz z duchem czasu pewne zachowania i wymagania wobec pracowników zmieniają się, a więc i przepisy muszą zostać do tych zjawisk odpowiednio dostosowane. Jednym z podręcznikowych przykładów jest pracownik, który pracuje przy komputerze, a co za tym idzie, jest narażony na pogorszenie wzroku.
Zgodnie z definicją ustawy o BHP każdy pracownik na stanowisku, które jest wyposażone w monitor ekranowy, ma po pierwsze prawo do 5-minutowej przerwy na godzinę pracy z komputerem. To jednak niejedyne obostrzenie, które narzuca się na pracodawcę zlecającego pracę przy komputerze. Oprócz dodatkowej przerwy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia okularów pracownikom, którzy mają potwierdzone wady wzroku oraz wobec których lekarz wydał dyspozycję kontynuowania pracy w okularach korekcyjnych.
Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary do pracy przy komputerze?
Choć wielu pracodawców nie ma takiej świadomości, to jednak Kodeks Pracy w bardzo precyzyjny sposób reguluje kwestię finansowania okularów korekcyjnych. Zgodnie z paragrafem 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, to właśnie pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, pod warunkiem, że wynik badań okulistycznych jasno wskazuje na potrzebę stosowania ich podczas pracy przy komputerze.
Zgodnie z zasadami, każdy pracownik zatrudniony na stanowisku, które będzie wymagało pracy z komputerem przez co najmniej 4 godziny, musi przejść badania okulistyczne w ramach wstępnych badań lekarskich. Gdy orzeczenie lekarza okulisty wskaże na konieczność używania okularów korekcyjnych, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu je. W jaki sposób firmy realizują ten obowiązek? Poprzez refundację zakupu okularów przez pracownika.
Jak często pracownik może wnioskować o refundację zakupu okularów?
Jak często pracodawca ma obowiązek zrealizowania refundacji zakupu nowych okularów? To kwestia, która nie jest ściśle sprecyzowana w kodeksie pracy. Z tego względu też wielu pracodawców tworzy regulaminy i zasady korzystania z możliwości refundacji zakupu okularów raz na określony czas. Z reguły są to okresy dwu lub trzyletnie, jednak równie częstym sposobem na załatwienie kwestii refundacji jest realizowanie jej zawsze po wysłaniu pracownika na badania okresowe, które mogą wykazać pogorszenie się wzroku pracownika.
Jeśli pracownik samodzielnie odczuwa objawy pogarszającego się wzroku, może samodzielnie zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o skierowanie na badania lekarskie, które mogą potwierdzić jego obawy, a które w następstwie zobowiązują pracodawcę do pokrycia kosztów zakupu nowych okularów.
Kwota refundacji okularów
Jak kwota refundacji przysługuje pracownikowi, który zgodnie z orzeczeniem lekarza ma obowiązek nosić okulary do pracy przy komputerze? Ta kwestia również nie została uregulowana w przepisach Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.
Podobnie jak w przypadku częstotliwości refundowania, to pracodawca ustala wewnętrzne zasady związane z wysokością finansowania okularów dla pracownika. Bazując na rynku polskim, z powodzeniem możemy jednak uznać, że wysokość refundacji to najczęściej kwota od 200 do 300 złotych. Ważne jednak, by w regulaminie refundacji okularów działającym na terenie przedsiębiorstwa znalazły się również zapisy szczegółowe na temat tego, czy sama refundacja obejmuje jedynie szkła, czy szkła z oprawkami. To znacznie usprawni proces analizowania wniosków o refundacji i zminimalizuje ryzyko niespodziewanych sytuacji, w których pracownik regularnie zmienia oprawki, za które pracodawca musi płacić.
Czy refundacja zakupu okularów dotyczy tylko pracowników wykorzystujących monitory?
Zasady związane z refundacją okularów dla pracowników spędzających przynajmniej połowę czasu pracy przy komputerze jest bardzo dobrze uregulowana. Co jednak z pracownikami, którzy ze względu na specyfikę pracy swoje obowiązki pełnią przy innych urządzeniach, takich jak tablet, laptop czy smartfon? Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu pracy z grudnia 2012 roku, tacy pracownicy również powinni rościć sobie prawo do refundacji zakupu okularów.
Jeśli w trakcie badań medycyny pracy lekarz stwierdzi potrzebę korzystania z okularów przy wykonywaniu obowiązków służbowych, możemy uznać, że w takich sytuacjach to pracodawca jest zobowiązany do poniesienia częściowych kosztów tego zakupu.
Formalności związane z refundacją zakupu okularów korygujących wzrok
Jak wyglądają formalne kwestie związane z refundacją zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika? Po zrealizowaniu badań lekarskich to pracownik na własną rękę powinien udać się do okulisty w celu zakupu odpowiedniej pary okularów. Do zakupu powinna być oczywiście dołączona faktura imienna lub faktura na firmę.
Pracownik powinien przekazać fakturę osobie lub działowi odpowiedzialnemu za rozliczanie tego typu wydatków w firmie. Tam następuje weryfikacja badań lekarskich pod kątem potwierdzenia potrzeby używania okularów. Gdy wszystko się zgadza, pracodawca jest zobowiązany do przekazania w określonym terminie środków będących refundacją zakupu okularów.
