Kasy fiskalne są niezbędne w wielu przedsiębiorstwach, które w dużej mierze swoją ofertę kierują do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Podatnicy muszą jednak pamiętać, że oprócz ewidencjonowania przychodów na kasie rejestrującej, mają oni obowiązek ująć ich wartość w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Błędne paragony z kasy oraz zwroty również muszą znaleźć w tej ewidencji swoje miejsce. Jak zatem należy ująć błędne paragony z kasy w KPiR? Odpowiadamy!
Jak księgować błędne paragony z kasy fiskalnej w KPiR?
Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, obowiązani są prowadzić ewidencję obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót z zastosowaniem kas, muszą dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z wygenerowanych raportów. Zasady ewidencjonowania przychodów w KPiR zostały określone w § 18 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kasy fiskalnej, obowiązani są dokonywać zapisów w KPiR na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów z kasy skorygowanych o wartości mające wpływ na wysokość przychodu, np.:
- reklamacja,
- zwroty ze sprzedaży,
- błędne paragony z kasy w związku z nabiciem złej stawki VAT lub
- wymiana towaru na inny.
Jak ewidencjonować błędne paragony z kasy?
Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których transakcje sprzedaży zostają błędnie ujęte na kasie rejestrującej. Błędne paragony z kasy zdarzają się na przykład wtedy, kiedy zostanie nabita błędna stawka podatku albo, kiedy klient zdecyduje się zwrócić towar, do którego otrzymał paragon.
Zasady korygowania błędów na paragonach zostały wskazane w § 19 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z nim korygowanie danych, które zostały zawarte w raportach dobowych czy miesięcznych, powinno odbywać się zbiorczo na podstawie odrębnej ewidencji.
Tworząc wspomniane wyżej ewidencje, podatnik powinien oprzeć się na § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do przepisów, podatnicy zobowiązani są prowadzić dwie odrębne ewidencje:
- ewidencję zwrotów i reklamacji,
- ewidencję oczywistych pomyłek.
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług przedsiębiorca powinien ujmować w ewidencji zwrotów i reklamacji, zawierającej przede wszystkim:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Dodatkowo ewidencja taka powinna zostać uzupełniona o wpięty paragon, na którym znalazły się błędy, albo na podstawie którego klient dokonuje zwrotu towaru.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzący sklep z artykułami papierniczymi, 15 sierpnia dokonał sprzedaży towarów na rzecz osoby fizycznej. Klientowi został wydany paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż. 20 sierpnia roku klient dokonał reklamacji zakupionego towaru i zażądał zwrotu pieniędzy. Jak przedsiębiorca powinien zewidencjonować zwrot towaru?
W przypadku uznania reklamacji przedsiębiorca musi uwzględnić reklamację towarów w ewidencji zwrotów i reklamacji, a następnie pomniejszyć miesięczny raport z kasy fiskalnej o kwotę reklamacji.
Ponadto podatnicy zobowiązani są wprowadzać do ewidencji oczywistych pomyłek informacje o błędnie zewidencjonowanej sprzedaży – wartości sprzedaży brutto i wartości podatku należnego wraz z dokonaniem krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki. Dodatkowo muszą dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
Przykład 2.
Przedsiębiorca omyłkowo wystawił na kasie rejestrującej paragon o wartości brutto 600 zł zamiast 60 zł – pomyłkę tę od razu zauważył. Jak powinien ująć błędne paragony z kasy w księdze podatkowej?
Przedsiębiorca zobowiązany jest ująć błędny paragon o wartości 600 zł w ewidencji oczywistych pomyłek, a następnie wartość ewidencji wprowadzić na ostatni dzień miesiąca ze znakiem minus do KPiR. Ponadto musi nabić na kasę rejestrującą prawidłową już sprzedaż z poprawną kwotą.
Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 lutego 2017 roku (sygn. akt 1061-IPTPP3.4512.712.2016.1.OS):
"Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego."
W pliku JPK V7 ujęcie przychodu na podstawie ŁRO oraz zmniejszenie na podstawie ewidencji zwrotów lub pomyłek powinno być oznaczone w strukturze pliku symbolem RO. Szczegółowe informacje na temat nowej struktury JPK V7 zostały opisane w artykule: JPK V7 - co zawiera nowa struktura jednolitego pliku kontrolnego?
Jak ująć w systemie wFirma.pl błędne paragony z kasy?
Błędne paragony z kasy w systemie wFirma.pl należy ująć poprzez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W polu NABYWCA należy wybrać BRAK KONTRAHENTA, następnie uzupełnić podstawowe informacje zgodnie z prowadzoną ewidencją i zaznaczyć opcję ZAPŁACONO, gdzie jako datę płatności należy podać ostatni dzień miesiąca. Następnie należy wybrać odpowiednią stawkę VAT, a w wartości netto podać kwotę netto z ewidencji ze znakiem minus oraz w podzakładce ZAAWANSOWANE w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK wybrać symbol RO. System automatycznie przeliczy kwotę podatku VAT i brutto.
Po zapisaniu przychód w KPiR zostanie pomniejszony w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług oraz w rejestrze VAT sprzedaży. Dodatkowo w pliku JPK_V7 zostanie ujęte oznaczenie RO.
