Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Błędne paragony z kasy a księgowanie w KPiR

Kasy fiskalne są niezbędne w wielu przedsiębiorstwach, które swoją ofertę kierują także (lub przede wszystkim) do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednakże ewidencjonowanie przychodów na kasie to jedno, natomiast należy pamiętać, że ich wartość powinna zostać ujęta także w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy. Również ewentualne błędne paragony czy też zwroty muszą znaleźć w tej ewidencji swoje miejsce. W jaki sposób należy je zatem wprowadzać?

Paragony fiskalne a podatkowa księga przychodów i rozchodów

Liczba paragonów fiskalnych w dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwie osiągać może naprawdę imponujące rozmiary. Księgowanie każdego z nich z osobna w podatkowej księdze przychodów i rozchodów byłoby zatem mocno uciążliwe.

Na szczęście, konstruując przepisy, uwzględniono czas i nerwy przedsiębiorców, proponując im nieco inne rozwiązanie. Zasady ewidencjonowania przychodów w KPiR zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 20013 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasady księgowania wpływów z kasy fiskalnej opisane są w par 20. Zgodnie z ust. 1 przedsiębiorca zapisów w księdze dokonuje na podstawie dobowych albo miesięcznych raportów z kasy. W tym drugim przypadku należy pamiętać o trzymaniu się terminów – zaksięgowania przychodu należy dokonać najpóźniej do 20 dnia następnego miesiąca.

Błędy na paragonach

Zarówno sprzedawcy, jak i ich klienci mają prawo do pomyłek – także podczas zakupów. Dlatego też zdarzyć się mogą sytuacje, kiedy na paragon zostaną wbite błędne dane albo kiedy klient zdecyduje się zwrócić towar, do którego otrzymał paragon. Jednakże skoro do księgi przychodów i rozchodów nie są wprowadzane poszczególne paragony, to czy powinny się tam znaleźć pojedyncze korekty?

Ustawodawca uregulował także tę kwestię – zasady korygowania błędów na paragonach zostały wskazane w ust. 5 wymienionego wcześniej par. 20. Zgodnie z nim korygowanie danych, które zostały zawarte w raportach dobowych czy miesięcznych, powinno odbywać się także zbiorczo, na podstawie odrębnych ewidencji.

Tworząc wspomniane wyżej ewidencje, podatnik powinien oprzeć się na przepisach zawartych w Rozporządzeniu Ministra finansów w sprawie kas rejestrujących z 14 marca 2013 r. Zgodnie z jego par. 3 ust. 3-6 w swojej ewidencji przedsiębiorca powinien ujmować przede wszystkim:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę

Dodatkowo ewidencja taka powinna zostać uzupełniona o wpięty paragon, na którym znalazły się błędy, albo na podstawie którego klient dokonuje zwrotu towaru.

Tak jak przychód zewidencjonowany na kasie ujmowany jest w jednej kwocie na zakończenie doby bądź miesiąca, tak zwroty i pomyłki powinny zostać zsumowane i także wprowadzone do KPiR jednym, zbiorczym wpisem. Nie należy też zapominać, aby wartość takiego wpisu poprzedzić znakiem “minus”