Poradnik Przedsiębiorcy

Błędne paragony z kasy fiskalnej - jak należy je zaksięgować w KPiR?

Kasy fiskalne są niezbędne w wielu przedsiębiorstwach, które w dużej mierze swoją ofertę kierują do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Podatnicy muszą jednak pamiętać, że oprócz ewidencjonowania przychodów na kasie rejestrującej, mają oni obowiązek ująć ich wartość w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Błędne paragony z kasy oraz zwroty również muszą znaleźć w tej ewidencji swoje miejsce. Jak zatem należy ująć błędne paragony z kasy w KPiR? Odpowiadamy!

Jak księgować błędne paragony z kasy fiskalnej w KPiR?

Stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, obowiązani są prowadzić ewidencję obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót z zastosowaniem kas, muszą dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z wygenerowanych raportów. Zasady ewidencjonowania przychodów w KPiR zostały określone w § 20 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nim przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kasy fiskalnej, obowiązani są dokonywać zapisów w KPiR na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów z kasy skorygowanych o wartości mające wpływ na wysokość przychodu, np.:

  • reklamacja,
  • zwroty ze sprzedaży,
  • błędne paragony z kasy w związku z nabiciem złej stawki VAT lub
  • wymiana towaru na inny.

Zgodnie z § 30 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, księgowania przychodu na podstawie miesięcznego raportu z kasy należy dokonać najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.Niezależnie od przyjętej częstotliwości wpisów do ewidencji, zapis przychodów ze sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej zostanie ujęty w księdze w kolumnie 7 KPiR – Sprzedaż towarów i usług.

Błędne paragony z kasy – jak je ewidencjonować?

Niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których transakcje sprzedaży zostają błędnie ujęte na kasie rejestrującej. Błędne paragony z kasy zdarzają się na przykład wtedy, kiedy zostanie wbita błędna stawka podatku albo, kiedy klient zdecyduje się zwrócić towar, do którego otrzymał paragon.

Zasady korygowania błędów na paragonach zostały wskazane w § 20 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z nim korygowanie danych, które zostały zawarte w raportach dobowych czy miesięcznych, powinno odbywać się zbiorczo na podstawie odrębnej ewidencji.
Tworząc wspomniane wyżej ewidencje, podatnik powinien oprzeć się na § 3 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do przepisów, podatnicy zobowiązani są prowadzić dwie odrębne ewidencje:

Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług przedsiębiorca powinien ujmować w ewidencji zwrotów i reklamacji, zawierającej przede wszystkim:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru, lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Dodatkowo ewidencja taka powinna zostać uzupełniona o wpięty paragon, na którym znalazły się błędy, albo na podstawie którego klient dokonuje zwrotu towaru.

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący sklep z artykułami papierniczymi, 15 lutego 2019 roku dokonał sprzedaży towarów na rzecz osoby fizycznej. Klientowi został wydany paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż. 20 lutego 2019 roku klient dokonał reklamacji zakupionego towaru i zażądał zwrotu pieniędzy. Jak przedsiębiorca powinien zewidencjonować zwrot towaru?

W przypadku uznania reklamacji przedsiębiorca musi uwzględnić reklamację towarów w ewidencji zwrotów i reklamacji, a następnie pomniejszyć miesięczny raport z kasy fiskalnej o kwotę reklamacji.

Ponadto zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia kas rejestrujących, podatnicy zobowiązani są wprowadzać do ewidencji oczywistych pomyłek informacje o błędnie zewidencjonowanej sprzedaży – wartości sprzedaży brutto i wartości podatku należnego wraz z dokonaniem krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki. Dodatkowo muszą dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Przykład 2.

Przedsiębiorca omyłkowo wystawił na kasie rejestrującej paragon o wartości brutto 600 zł zamiast 60 zł – pomyłkę tę od razu zauważył. Jak powinien ująć błędne paragony z kasy w księdze podatkowej?

Przedsiębiorca zobowiązany jest ująć błędny paragon o wartości 600 zł w ewidencji oczywistych pomyłek, a następnie wartość ewidencji wprowadzić na ostatni dzień miesiąca ze znakiem minus do KPiR. Ponadto musi nabić na kasę rejestrującą prawidłową już sprzedaż z poprawną kwotą.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 lutego 2017 roku (sygn. akt 1061-IPTPP3.4512.712.2016.1.OS): 

"Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku." należnego.

Jak ująć w systemie wFirma.pl błędne paragony z kasy?

Błędne paragony z kasy w systemie wFirma.pl należy ująć poprzez zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W polu NABYWCA należy wybrać BRAK KONTRAHENTA, następnie uzupełnić podstawowe informacje zgodnie z prowadzoną ewidencją i zaznaczyć opcję ZAPŁACONO, gdzie jako datę płatności należy podać ostatni dzień miesiąca. Następnie należy wybrać odpowiednią stawkę VAT, a w wartości netto podać kwotę netto z ewidencji ze znakiem minus. System automatycznie przeliczy kwotę podatku VAT i brutto.

Błędne paragony z kasy - jak je ująć w systemie

Po zapisaniu przychód w KPiR zostanie pomniejszony w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług oraz w rejestrze VAT sprzedaży.