W przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pojawia się konieczność ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. Równocześnie podatnik będący przedsiębiorcą musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów w celu ustalenia prawidłowej wysokości podatku dochodowego. Z tych też względów w naszym artykule zastanowimy się, jak ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej w KPiR.
Zapisy w KPiR dotyczące przychodów podatkowych
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Wartość dokonanej sprzedaży (bez kwoty podatku VAT) stanowi przychód podatkowy w rozumieniu ustawy PIT. Podlega on zewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, na podstawie której ustalana jest podstawa opodatkowania i w konsekwencji podatek dochodowy.
Księga podatkowa musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, co oznacza, że ujęte tam zdarzenia muszą wynikać z konkretnych dowodów księgowych, z których treści w sposób jasny i wyraźny wynika określone zdarzenie gospodarcze.
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów ujęciu podlegają zarówno przychody, jak i koszty podatkowe. W obu przypadkach przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR określają zarówno rodzaje dowodów księgowych, jak i częstotliwość ich zapisu.
Zgodnie z § 18 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zapisów dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem § 19 ust. 2 oraz § 27.
Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego dalej zestawieniem sprzedaży. Zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od–do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
Sprzedaż na kasie fiskalnej w KPiR - szczególne zasady ewidencjonowania
Przedsiębiorcy, którzy są zobligowani do prowadzenia sprzedaży na rzecz konsumentów przy pomocy kasy fiskalnej, muszą również taki przychód ewidencjonować w KPiR. Pojawia się jednak pytanie, czy także w takim przypadku należy dokonywać ewidencji na koniec każdego dnia.
W tym zakresie trzeba sięgnąć do treści § 19 rozporządzenia, gdzie czytamy, że podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Dodatkowo przepis podaje, że podatnicy mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 27 ust. 1, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Jeżeli chodzi o raporty fiskalne (zarówno dobowe, jak i miesięczne), to należy zaznaczyć, że rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.
Poza tym rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wprost określa, że podatnicy prowadzący kasy fiskalne:
- wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
- wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
Elementy składowe raportu fiskalnego dobowego zostały wyszczególnione w § 28 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Faktura wystawiona po wydaniu paragonu
Podstawą zapisów w KPiR po stronie przychodów jest faktura lub raport fiskalny. Tymczasem możliwe jest, że do paragonu zostanie wystawiona faktura.
W świetle art. 106b ust. 3 ustawy VAT na żądanie nabywcy podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Możliwe jest także wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy. O takim przypadku stanowi art. 106b ust. 5 ustawy VAT, gdzie czytamy, że w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
W związku z powyższym pojawia się pytanie, co jest dowodem księgowym, gdy do paragonu zostanie wystawiona faktura.
W przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR możemy przeczytać, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.
Powyższy przepis wskazuje zatem, że takie faktury nie podlegają ujęciu w ewidencji, ponieważ przychód został już zewidencjonowany na podstawie raportu fiskalnego.
Faktury do paragonu mogą być alternatywnie ujęte w kolumnie nr 17 KPiR „Uwagi”. Takie ujęcie faktury nie będzie jednakże zwiększało przychodów podatkowych podatnika.
Konkludując, możemy zatem wskazać, że w KPiR należy ewidencjonować kwoty uzyskanego przychodu, który podlega zapisowi na kasie fiskalnej. Podstawą zapisu będzie w tym przypadku raport fiskalny wygenerowany z kasy rejestrującej.
Jak zaksięgować sprzedaż na kasie fiskalnej w KPiR?
W celu zaksięgowania raportu z kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W danych nabywcy należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA a w podzakładce ZAAWANSOWANE należy jako Rodzaj sprzedaży JPK V7 wybrać kod RO.
Tak zaksięgowana sprzedaż zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży VAT z kodem RO na potrzeby części ewidencyjnej pliku JPK_V7 (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz w kolumnie 7 KPiR - Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtowców).
