Pracodawcy, którzy obliczają, pobierają i przekazują wpłaty na PPK, mają także dodatkowe obowiązki. Czy comiesięczne formalności związane z PPK zajmują przedsiębiorcom dużo czasu? Czy co miesiąc informacje o wpłatach przekazują do instytucji finansowej oraz do ZUS-u? W jaki sposób powinni to zrobić? Czy wpłaty, jakich dokonują, stanowią koszt przedsiębiorcy?
Termin przekazywania wpłat do PPK
Ustawa o PPK wskazuje maksymalny termin na przekazanie wpłat instytucji finansowej. Należy to uczynić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone i pobrane. Co ważne, ustawa nie określa, kiedy najwcześniej można dokonać wpłat do PPK po ich obliczaniu i pobieraniu. Jedynie w przypadku pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wpłat należy dokonać w okresie 1.–15. dnia kolejnego miesiąca, w którym zostały one obliczone i pobrane. Jeżeli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone:
- jeszcze w tym samym miesiącu – wpłat należy dokonać w okresie 1.–15. dnia kolejnego miesiąca;
- w kolejnym miesiącu (wynagrodzenie z przesunięciem) – wpłat należy dokonać w okresie od dnia ich obliczenia i pobrania do 15. dnia miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu.
Przykład 1.
Umowa o prowadzenie PPK zawarta jest 2 lutego, pracownik wynagrodzenie otrzymuje 28 lutego. Do kiedy należy dokonać wpłat na PPK?
Wpłaty do PPK naliczone od wynagrodzenia za luty powinny zostać przekazane do instytucji finansowej między 1 a 15 marca. Natomiast nie ma przeszkód, żeby wpłaty naliczone i pobrane od kolejnego wynagrodzenia wypłaconego w marcu przekazać jeszcze w marcu.
Przykład 2.
Umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta 11 lutego, pierwsze wynagrodzenie po zawarciu tej umowy zostanie wypłacone 10 marca. Do kiedy należy dokonać wpłat na PPK?
Wpłaty do PPK mogą zostać przekazane do instytucji finansowej już w terminie naliczenia i pobrania tych wpłat, czyli w marcu, ale nie później niż do 15 kwietnia.
Formalności związane z PPK – informacje przekazywane instytucjom
Poza przekazywaniem środków na rachunek bankowy instytucji finansowej pracodawca ma obowiązek przesyłania dodatkowych informacji o wpłatach. W zależności od wybranej instytucji finansowej informacje potrzebne do przyporządkowania wpłat mogą być przekazywane w różny sposób. Dlatego aplikacja do obsługi PPK powinna umożliwiać generowanie raportów dotyczących wpłat do PPK. Raport ten przekazuje się w celu prawidłowego przyporządkowania wpłat do poszczególnych pracowników oraz do miesięcy. System wFirma.pl umożliwia generowanie takich raportów. W celu wytworzenia deklaracji rozliczeniowej do PPK należy przejść do zakładki START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJE. Większość instytucji finansowych pozwala na import specjalnie przygotowanych plików w formacie XML. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi przepisywać danych do systemu instytucji finansowej, a może je bez problemu zaimportować. System wFirma.pl pozwala na dokonanie właśnie takiego importu, jest to możliwe poprzez: START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknięcie na deklaracje. W otwartym oknie należy kliknąć na Pobierz XML.
Dzięki temu zostanie utworzony plik, który można zaimportować do programu instytucji finansowej.
Czy wpłaty na PPK to koszt przedsiębiorcy?
Co miesiąc pracodawca, u którego pracownicy nie zrezygnowali z PPK, ponosi koszty związane z opłacaniem składek za swojego pracownika. Natomiast całkowity koszt wpłat dokonywanych przez pracodawcę zależy od:
- wpłat podstawowych (1,5%);
- wpłat dodatkowych (2,5%) – są one dobrowolne, więc zależą od decyzji przedsiębiorcy;
- liczby pracowników, którzy przystąpili do PPK;
- wysokości wynagrodzeń tych pracowników.
Wpłaty dokonywane do Pracowniczych Planów Kapitałowych w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne, jednak pod warunkiem, że zostaną odprowadzone w terminie (do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone). Natomiast jeśli nie opłaci się ich na czas, wówczas stanowią koszt uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu, w którym zostanie dokonana wpłata środków na PPK do instytucji finansowej.
System wFirma.pl w prosty sposób pozwala na poprawne księgowanie wpłat do PPK. Odbywa się to w zależności od tego, jak zostanie wybrane rozliczenie podatku podczas generowania listy płac. Natomiast aby oznaczyć jako opłacaną utworzoną deklarację rozliczeniową PPK, wystarczy w zakładce START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » zaznaczyć deklaracje i kliknąć na ROZLICZ.
Co ważne, system pozwala na szybką weryfikację zaksięgowania wpłat na PPK – jest to możliwe poprzez: START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknięcie na deklaracje » PŁATNOŚCI. Po kliknięciu na datę rozliczenia otworzy się okno ze szczegółami rozliczenia.
Poza wskazaniem wpłat dokonywanych do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający ustawa o PPK nie wprowadza katalogu wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z powyższego tytułu. Należy jednak przyjąć, że kosztami takimi mogą być koszty i opłaty związane z prawidłową realizacją obowiązków wynikających z ustawy, np. koszty przelewów bankowych dotyczących wpłat do PPK.
Comiesięczne formalności związane z PPK a ZUS
Wpłaty finansowane ze środków podmiotu zatrudniającego (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) płatnik ma obowiązek wykazywać w miesięcznych raportach imiennych ZUS RCA. Informację tę przekazuje się w bloku IV B. (Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne) w pozycji 28. Jednak wykazywanie wpłat na PPK w raportach RCA także może przysporzyć wielu problemów. W związku z tym, że wpłata do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający jest przychodem uczestnika dopiero w terminie przekazania tej wpłaty do instytucji finansowej, powinna ona zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło jej przekazanie.
Przykład 3.
Pan Adam wynagrodzenie za styczeń otrzymał 9 lutego, tego samego dnia przekazano wpłatę na PPK. W raporcie za który miesiąc będą wykazane te wpłaty?
Wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę będzie wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za luty. W tym samym raporcie wskazane będzie wynagrodzenie pracownika za październik.
Przykład 4.
Pani Anna otrzyma wynagrodzenie za styczeń w lutym. Wpłata na PPK przekazana została do funduszu 15 marca. W raporcie za który miesiąc będą wykazane te wpłaty?
Wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę zostanie wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za marzec. Wynagrodzenie pracownika za styczeń, od którego wpłata została obliczona, zostanie wykazane w imiennym raporcie miesięcznym za luty.
Poprawne wykonywanie wpłat na PKK w raportach do ZUS-u może być dla przedsiębiorcy wyzwaniem, jednak system wFirma.pl ułatwi cały proces – podczas generowania deklaracji rozliczeniowej należy kliknąć: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ.
Dzięki temu w raportach imiennych RCA w odpowiednim miesiącu zostanie wykazana kwota wpłat finansowanych przez pracodawcę.
Comiesięczne formalności związane z PPK znacznie zwiększają liczbę obowiązków pracodawcy. Dokonywanie wpłat jest podstawą do przekazania informacji o ich wysokości do instytucji finansowej oraz do ZUS-u.
