Poradnik Przedsiębiorcy

Comiesięczne formalności związane z PPK

Pracodawcy, którzy obliczają, pobierają i przekazują wpłaty na PPK, mają także dodatkowe obowiązki. Czy comiesięczne formalności związane z PPK będą zajmować przedsiębiorcom dużo czasu? Czy co miesiąc informacje o wpłatach przekazują do instytucji finansowej oraz do ZUS-u? W jaki sposób powinni to zrobić? Czy wpłaty, jakich dokonują, stanowią koszt przedsiębiorcy?

Termin przekazywania wpłat do PPK

Ustawa o PPK wskazuje maksymalny termin na przekazanie wpłat instytucji finansowej. Należy to uczynić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone i pobrane. Co ważne, ustawa nie określa, kiedy najwcześniej można dokonać wpłat do PPK po ich obliczaniu i pobieraniu. Jedynie w przypadku pierwszej wpłaty po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wpłat należy dokonać w okresie 1.–15. dnia kolejnego miesiąca, w którym zostały one obliczone i pobrane. Jeżeli pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone:

Przykład 1.

Umowa o prowadzenie PPK zawarta jest 2 lutego 2021 roku, pracownik wynagrodzenie otrzymuje 28 lutego. Wpłaty do PPK naliczone od wynagrodzenia za luty powinny zostać przekazane do instytucji finansowej między 1 a 15 marca. Natomiast nie ma przeszkód, żeby wpłaty naliczone i pobrane od kolejnego wynagrodzenia wypłaconego w marcu przekazać jeszcze w marcu.

Przykład 2.

Umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta 11 lutego 2021 roku, pierwsze wynagrodzenie po zawarciu tej umowy zostanie wypłacone 10 marca. Wpłaty do PPK mogą zostać przekazane do instytucji finansowej już w terminie naliczenia i pobrania tych wpłat, czyli w marcu, ale nie później niż do 15 kwietnia.

Wpłaty należy przekazać instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone i pobrane.

Formalności związane z PPK – informacje przekazywane instytucjom

Poza przekazywaniem środków na rachunek bankowy instytucji finansowej pracodawca ma obowiązek przesyłania dodatkowych informacji o wpłatach. W zależności od wybranej instytucji finansowej informacje potrzebne do przyporządkowania wpłat mogą być przekazywane w różny sposób. Dlatego aplikacja do obsługi PPK powinna umożliwiać generowanie raportów dotyczących wpłat do PPK. Raport ten przekazuje się w celu prawidłowego przyporządkowania wpłat do poszczególnych pracowników oraz do miesięcy. System wFirma.pl umożliwia generowanie takich raportów. W celu wytworzenia deklaracji rozliczeniowej do PPK należy przejść do zakładki START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJE. Większość instytucji finansowych pozwala na import specjalnie przygotowanych plików w formacie XML. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi przepisywać danych do systemu instytucji finansowej, a może je bez problemu zaimportować. System wFirma.pl pozwala na dokonanie właśnie takiego importu, jest to możliwe poprzez: START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknięcie na deklaracje. W otwartym oknie należy kliknąć na Pobierz XML.

Comiesięczne formalności związane z PPK - XML

Dzięki temu zostanie utworzony plik, który można zaimportować do programu instytucji finansowej.

Czy wpłaty na PPK to koszt przedsiębiorcy?

Co miesiąc pracodawca, u którego pracownicy nie zrezygnowali z PPK, ponosi koszty związane z opłacaniem składek za swojego pracownika. Natomiast całkowity koszt wpłat dokonywanych przez pracodawcę zależy od:

  • wpłat podstawowych (1,5%);
  • wpłat dodatkowych (2,5%) – są one dobrowolne, więc zależą od decyzji przedsiębiorcy;
  • liczby pracowników, którzy przystąpili do PPK;
  • wysokości wynagrodzeń tych pracowników.

Wpłaty dokonywane do Pracowniczych Planów Kapitałowych w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne, jednak pod warunkiem, że zostaną odprowadzone w terminie (do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone). Natomiast jeśli nie opłaci się ich na czas, wówczas stanowią koszt uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu, w którym zostanie dokonana wpłata środków na PPK do instytucji finansowej.

System wFirma.pl w prosty sposób pozwala na poprawne księgowanie wpłat do PPK. Odbywa się to w zależności od tego, jak zostanie wybrane rozliczenie podatku podczas generowania listy płac. Natomiast aby oznaczyć jako opłacaną utworzoną deklarację rozliczeniową PPK, wystarczy w zakładce START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » zaznaczyć deklaracje i kliknąć na ROZLICZ.

Comiesięczne formalności związane z PPK - płatność

Co ważne, system pozwala na szybką weryfikację zaksięgowania wpłat na PPK – jest to możliwe poprzez: START » PPK » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » kliknięcie na deklaracje »  PŁATNOŚCI. Po kliknięciu na datę rozliczenia otworzy się okno ze szczegółami rozliczenia.

Comiesięczne formalności związane z PPK - księgowanie

Poza wskazaniem wpłat dokonywanych do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający ustawa o PPK nie wprowadza katalogu wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z powyższego tytułu. Należy jednak przyjąć, że kosztami takimi mogą być koszty i opłaty związane z prawidłową realizacją obowiązków wynikających z ustawy, np. koszty przelewów bankowych dotyczących wpłat do PPK.

Comiesięczne formalności związane z PPK a ZUS

Wpłaty finansowane ze środków podmiotu zatrudniającego (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) płatnik ma obowiązek wykazywać w miesięcznych raportach imiennych ZUS RCA. Informację tę przekazuje się w bloku IV B. (Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne) w pozycji 28. Jednak wykazywanie wpłat na PPK w raportach RCA także może przysporzyć wielu problemów. W związku z tym, że wpłata do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający jest przychodem uczestnika dopiero w terminie przekazania tej wpłaty do instytucji finansowej, powinna ona zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło jej przekazanie.

Przykład 3.

Pan Adam wynagrodzenie za wrzesień otrzymał 9 października, tego samego dnia przekazano wpłatę na PPK. Wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę jest wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za październik. W tym samym raporcie wskazane jest wynagrodzenie pracownika za październik.

Przykład 4.

Pani Anna otrzyma wynagrodzenie za wrzesień w październiku 2020 roku. Wpłata na PPK przekazana została do funduszu 15 listopada 2020 roku. Wpłata na PPK finansowana przez pracodawcę zostanie wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za listopad 2020 roku. Wynagrodzenie pracownika za wrzesień, od którego wpłata została obliczona, zostanie wykazane w imiennym raporcie miesięcznym za październik.

Poprawne wykonywanie wpłat na PKK w raportach do ZUS-u może być dla przedsiębiorcy wyzwaniem, jednak system wFirma.pl ułatwi cały proces – podczas generowania deklaracji rozliczeniowej należy kliknąć: START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ.

Comiesięczne formalności związane z PPK - RCA

Dzięki temu w raportach imiennych RCA w odpowiednim miesiącu zostanie wykazana kwota wpłat finansowanych przez pracodawcę.

Comiesięczne formalności związane z PPK znacznie zwiększają liczbę obowiązków pracodawcy. Dokonywanie wpłat jest podstawą do przekazania informacji o ich wysokości do instytucji finansowej oraz do ZUS-u.