Plan kont stanowi kluczowy element systemu rachunkowości jednostki gospodarczej. Dobrze skonstruowany wspiera właściwą ewidencję operacji gospodarczych oraz sprawowanie kontroli nad finansami jednostki. W niniejszym opracowaniu zostanie omówiona zmiana zakładowego planu kont jednostki, zasady jej przeprowadzania oraz obowiązki jednostki związane z aktualizacją polityki rachunkowości.
Plan kont jednostki
Zakładowy plan kont jest elementem dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. Jest to wykaz kont (ich nazw i symboli) opracowany dla konkretnej jednostki, uwzględniający specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej, organizację oraz potrzeby informacyjne użytkowników sprawozdań finansowych. Zakładowy plan kont powinien umożliwiać ewidencję wszystkich operacji gospodarczych występujących w jednostce, a także zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych czy prawidłowego rozliczenia podatków.
Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont.
Plan kont powinien zawierać co najmniej:
- wykaz kont księgi głównej,
- przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
- zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Plan kont ustala w formie pisemnej kierownik jednostki. Zajmuje się też jego aktualizacją. Należy pamiętać, że za ustalenie planu kont i jego ewentualne aktualizacje każdorazowo odpowiada kierownik jednostki, nawet wówczas, gdy jednostka powierzyła prowadzenie ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu.
Zmiana zakładowego planu kont jednostki
W praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw może wystąpić potrzeba zmiany planu kont, wynikająca zarówno ze zmian organizacyjnych, dostosowania do nowych przepisów prawa, rozwoju działalności, jak i chęci poprawy przejrzystości sprawozdań finansowych. W razie wystąpienia zmian powodujących konieczność zmiany planu kont należy dokonać stosownych aktualizacji. Zmiana planu kont to proces wymagający starannego przygotowania, aby zapewnić ciągłość i rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych, a także prawidłowość sporządzanych sprawozdań. Wprowadzenie nowych rozwiązań musi uwzględniać zasadę porównywalności danych finansowych oraz wymogi formalne wynikające z ustawy o rachunkowości.
Nie każda zmiana planu kont wymaga aktualizacji zasad (polityki) rachunkowości. Najczęściej przeprowadzane zmiany w jednostkach obejmują jedynie utworzenie nowych czy likwidację niepotrzebnych kont. Tego typu aktualizacja planu kont obejmująca utworzenie nowych i likwidację niepotrzebnych kont nie stanowi zmiany polityki rachunkowości. W punkcie 37 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazano, że zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:
- odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
- opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości zakładowy plan kont stanowi integralną część polityki rachunkowości jednostki. Jego każda aktualizacja powinna być zatem odpowiednio udokumentowana. W przypadku jego zmiany polegającej na utworzeniu nowych i likwidacji niepotrzebnych kont, aktualizacji zakładowego planu kont dokonuje się wówczas poprzez sporządzenie aneksu lub wydanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia nowego jednolitego tekstu zakładowego planu kont. W sytuacji natomiast, gdy przyjęte w danej jednostce zasady (polityka) rachunkowości wskazują, że bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia kierownika jednostki, to wystarczające jest wówczas sporządzenie wydruku aktualnego wykazu kont syntetycznych stosowanych przez jednostkę.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działająca w branży usług IT podjęła decyzję o rozszerzeniu swojej działalności o sprzedaż produktów cyfrowych, takich jak licencje oprogramowania oraz kursy online. W związku z tym pojawiła się potrzeba bardziej szczegółowej ewidencji przychodów oraz kosztów związanych z nowym obszarem działalności. Dotychczasowy plan kont nie przewidywał takiej szczegółowości, dlatego spółka zdecydowała się na dodanie nowych kont analitycznych. Równocześnie w wyniku przeglądu wykazu kont stwierdzono, że część dotychczasowych kont nie jest już wykorzystywana przez jednostkę. Zarząd postanowił je zlikwidować, aby uprościć strukturę planu kont i zwiększyć jego przejrzystość. W wyniku planowanej aktualizacji zakładowego planu kont bez zmian pozostaną zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Czy w opisanej sytuacji konieczna jest aktualizacja polityki rachunkowości spółki?
W opisanej sytuacji spółka z o.o. planuje dodanie nowych i likwidację nieużywanych kont. O ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych, to tego typu aktualizacja planu kont nie pociąga za sobą konieczności zmian zasad (polityki) rachunkowości. Spółka z o.o. nie ma więc obowiązku aktualizacji polityki rachunkowości, wystarczające będzie odpowiednie udokumentowanie zmiany planu kont. Może to nastąpić poprzez sporządzenie aneksu lub wydanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia nowego jednolitego tekstu zakładowego planu kont. Jeżeli natomiast w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości określono, że bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia kierownika jednostki, to aktualizacji planu kont można dokonać wyłącznie poprzez udokumentowanie zmian w formie wydruku zaktualizowanego wykazu kont syntetycznych.
Zmiana zakładowego planu kont jednostki – kiedy stanowi zmianę polityki rachunkowości?
Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Politykę rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.
O zmianach w polityce rachunkowości mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Skutki zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.
W sytuacji, gdy zmiany w zakładowym planie kont: wpływają na porównywalność ujętych na kontach danych finansowych za okres przed zmianą i po zmianie, to stanowią zmiany polityki rachunkowości w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Jeśli zmiany w zakładowym planie kont:
- nie wpływają na zakres sald wykazywanych w sprawozdaniu finansowym,
- nie przyczyniają się do zmiany zasad wyceny
- nie mają wpływu na zmiany sposobu przedstawienia wyniku finansowego jednostki,
- nie zakłócają porównywalności ujętych na kontach danych,
- nie powodują naruszenia zasady ciągłości.
– to nie są traktowane jako zmiana zasad (polityki) rachunkowości w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jeżeli zmiana planu kont nie stanowi zmian polityki rachunkowości, to może być dokonana w trakcie roku obrotowego.
Polecamy:
