Poradnik Przedsiębiorcy

Telepraca, home office i praca zdalna – podobieństwa i różnice

Telepraca, home office i praca zdalna to terminy, które są często utożsamiane ze sobą nawzajem. Czy jednak słusznie? Jakie możemy wyróżnić podobieństwa i różnice między nimi? Wyjaśniamy w artykule.

Telepraca

Definicję telepracy zawarto w art. 675 Kodeksu pracy, wskazując, że jest to rodzaj pracy:

  • wykonywanej regularnie poza zakładem pracy,
  • z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej,
  • której wyniki przekazywane są pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 2 pkt 5 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony w zakładzie pracy znajdującym się w Krakowie wykonuje w Poznaniu pracę, która polega na codziennej obsłudze zamówień w zakresie sprzedaży internetowej produktów wspomnianego zakładu. Obsługa odbywa się z wykorzystaniem systemu komputerowego, umożliwiającego komunikację zarówno z klientami, jak i z pracodawcą, dla którego, w ramach tego systemu, generowane są codzienne raporty o obsłużonych zamówieniach. W opisanych okolicznościach mamy do czynienia z telepracą.

Sprzęt do pracy 

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania telepracy, ubezpieczyć ten sprzęt, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. Pracodawca i telepracownik mogą też postanowić w odrębnej umowie, że do wykonywania telepracy wykorzystywany będzie sprzęt będący własnością pracownika, w zamian za otrzymywanie przez niego stosownego ekwiwalentu pieniężnego, w wysokości uwzględniającej normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 Kodeksu pracy).

Kiedy można stosować telepracę?

W związku z tym, że omawiany sposób świadczenia pracy odbiega od standardu polegającego na jej wykonywaniu w zakładzie pracy, Kodeks pracy określa szereg wymagań, jakie musi spełnić pracodawca, aby móc stosować telepracę.

Należy wśród nich wymienić obowiązek określenia warunków stosowania telepracy w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy pracodawca określa w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 676 § 1–4 Kodeksu pracy).

Dla zapewnienia niezakłóconej kooperacji pracodawcy i telepracownika w porozumieniu/regulaminie warto określić:
- sposób dostarczania, wymiany i zwrotu sprzętu;
- sposób pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu;
- zasady korzystania z pomocy technicznej i szkoleń dotyczących obsługi sprzętu;
- zakres ubezpieczenia sprzętu;
- zasady kontaktowania się pracodawcy i telepracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
- sposób kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.
Niezależnie od zawarcia porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie, wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na indywidualny wniosek pracownika (art. 676 § 5 Kodeksu pracy).
Jeżeli pracodawca wychodzi z inicjatywą wprowadzenia telepracy w odniesieniu do pracownika już u niego zatrudnionego i niewykonującego dotychczas pracy w tej formie, to brak zgody pracownika na tę zmianę nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę (art. 679 Kodeksu pracy).

Home office

Praca w trybie home office nie jest uregulowana w polskim systemie prawnym. W praktyce różni się ona od telepracy tym, że w przypadku home office mamy do czynienia z większą elastycznością w zakresie sposobu świadczenia pracy, szczególnie co do miejsca jej wykonywania. W odróżnieniu od telepracy, która jest regularnie realizowana poza zakładem, w przypadku home office pracownik ustala zazwyczaj ustnie z pracodawcą, że w danym dniu nie przyjdzie do zakładu pracy i swoje zadania będzie wykonywać w domu.

Jeżeli pracownik wykonuje pracę w niektóre dni w domu, a w inne w siedzibie pracodawcy (w zakładzie pracy), to tak zorganizowana praca nie mieści się w definicji telepracy, gdyż nie jest spełniona przesłanka regularnego wykonywania pracy poza zakładem.

Nie oznacza to jednak, że telepracownik musi wszelkie swoje czynności realizowane w ramach stosunku pracy wykonywać poza zakładem pracy, a każde nawet incydentalne pojawienie się w zakładzie pracy oznacza złamanie warunków telepracy. W art. 6716 Kodeksu pracy zapisano bowiem wprost, że pracodawca jest obowiązany umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Praca zdalna

Instytucję prawną pracy zdalnej uregulowano w art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, czyli tzw. Tarczy Antykryzysowej. Zgodnie z tym przepisem w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

Przepisy nie określają bliżej, na czym ma polegać praca świadczona w warunkach zdalnych. Jednak biorąc pod uwagę generalny cel wprowadzenia Tarczy Antykryzysowej, jakim jest ochrona przed negatywnymi skutkami epidemii COVID-19 dla zdrowia i życia ludzi oraz dla gospodarki, należy przyjąć, że forma pracy zdalnej ma służyć zapewnieniu ciągłości wykonywania pracy przy jednoczesnym ograniczeniu szerzenia się zakażeń.

Pracę zdalną odróżnia od telepracy i pracy home office to, że może być ona wykonywana na polecenie pracodawcy, któremu pracownik musi się podporządkować (pracodawca nie ma obowiązku uzyskania zgody pracownika).

Wyjaśnienia PIP

Wobec lakonicznych unormowań prawnych dotyczących pracy zdalnej wyjaśnienia co do warunków jej stosowania przedstawiła Państwowa Inspekcja Pracy, wskazując w szczególności, że:

  • odmowa wykonania polecenia świadczenia pracy w formie zdalnej może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej;
  • przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej; jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej;
  • nie ma obowiązku uzasadniania polecenia pracy zdalnej, przy czym polecenie to może być wydane tylko w celu przeciwdziałania COVID-19;
  • przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną;
  • pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika.

Telepraca, home office i praca zdalna – podsumowanie

Telepraca, home office i praca zdalna to trzy formy wykonywania obowiązków pracowniczych poza zakładem pracy. Przy wszystkich różnicach między wspomnianymi formami użytecznym wydaje się pomocnicze posługiwanie się, przy organizowaniu pracy w trybie home office i pracy zdalnej, rozwiązaniami dotyczącymi telepracy – formy scharakteryzowanej w przepisach prawa pracy najbardziej szczegółowo – pamiętając o istniejących odmiennościach.