Poradnik Przedsiębiorcy

Praca zdalna a podwyższone koszty uzyskania przychodu

Zatrudniam na podstawie umowy o pracę programistę, który wykonuje swoją pracę z domu – praca zdalna. Mieszka w innej miejscowości niż siedziba mojej firmy – czy w takiej sytuacji mogę zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu przy obliczaniu podatku od wynagrodzenia pracownika?

Martyna, Szczecin

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. W przypadku, kiedy siedziba pracodawcy znajduje się poza miejscem zamieszkania pracownika, można zastosować wyższe koszty uzyskania przychodów. Co jednak w przypadku pracy zdalnej? Wyjaśniamy w artykule.

Koszty uzyskania przychodu – jakie kwoty?

Od 2019 roku uległy zmianie kwoty pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Koszty uzyskania przychodów po zmianach kształtują się następująco: 

  • 250 zł miesięcznie (jednoetatowcy),
  • 300 zł miesięcznie (jednoetatowcy, dojeżdżający). 

Jak już wspomniano, pracownik, który mieszka poza miejscowością, gdzie znajduje się jego zakład pracy, ponosi koszty związane z dojazdem. W związku z tym przy wyliczaniu zaliczki na podatek płatnik może zastosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że to pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie. Wysokość kosztów uzyskania przychodu zależy od miejsca jego zamieszkania i nie ma znaczenia, czy pracownik jest w danym miejscu zameldowany, czy tylko czasowo tam zamieszkuje.

Praca zdalna, czyli jaka? 

Praca zdalna to praca, która nie jest świadczona w siedzibie pracodawcy. Najczęściej odbywa się w domu pracownika. Jest to coraz powszechniejsza forma współpracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, pozwala bowiem na dużą swobodę, a dla samego pracodawcy stanowi oszczędność (brak konieczności zapewnienia miejsca pracy). Choć pracownik wykonuje pracę na odległość, to zawarta umowa powinna ściśle określać warunki współpracy. Pracodawca powinien określić zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi oraz wykonać instruktaż w tym zakresie. Co ciekawe, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika, który świadczy pracę zdalnie. Jeśli wyrazi on zgodę, to pracodawca może dokonać kontroli dotyczącej wykonywania pracy, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli dotyczącej inwentaryzacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu. 

Pracownik zatrudniony w domu nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansów oraz dostępu do szkoleń niż inni  pracownicy.

Telepraca a praca zdalna – czy to jest to samo?

Praca zdalna często nazywana jest też telepracą. Czy to pojęcia tożsame? Otóż nie. Kodeks pracy jasno reguluje, czym jest telepraca. Możemy tam znaleźć informację, że jest to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do świadczenia pracy w formie telepracy, a także pokryć koszty związane z jego instalacją, ubezpieczeniem, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Powinien także zapewnić pracownikowi pomoc techniczną oraz szkolenia w zakresie obsługi udostępnionego sprzętu. Zapisów dotyczących pracy zdalnej w kodeksie nie znajdziemy. Tak naprawdę dopiero Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadziła pojęcie pracy zdalnej. Jak reguluje ustawa, pracodawcy mają możliwość zlecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej. Wydaje się, że praca zdalna jest mniej sformalizowana od telepracy. 

Zgodnie z art. 3 ustawy w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Polecenie może być wydane zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Ustawa nie określa także maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Co do zasady pracownik nie może odmówić pracodawcy pracy zdalnej. Zgodnie z art. 100 § 1 kp obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Tak więc odmowa pracy zdalnej może skutkować w określonych sytuacjach nałożeniem kary upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Telepraca i praca zdalna nie są to pojęcia tożsame. Telepraca ma bardziej sformalizowaną formę, brak jest uregulowań kodeksowych dotyczących pracy zdalnej. Z pewnością praca zdalna daje im większą swobodę w organizacji pracy w zależności od bieżących potrzeb pracodawcy lub pracownika.

Praca zdalna

Praca zdalna a KUP

Przypomnijmy, że przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy stosuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł, jeżeli pracownik:

  • mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
  • nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
  • złoży oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Warto nadmienić, że jeśli pracownik nie złożył oświadczenia, to pracodawca nie ma obowiązku stosowania wyższej kwoty kosztów. Podwyższone koszty uzyskania przychodu można zastosować, jeśli pracownik dojeżdża z domu do miejsca pracy. W przypadku pracy zdalnej pracownik nie dojeżdża do siedziby Pani firmy, a jego miejsce pracy to dom. W związku z powyższym zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w tej sytuacji jest bezzasadne, nie będzie to również przejawem dyskryminacji wobec takiego pracownika. 

Praca zdalna bywa coraz powszechniejszą formą kreowania stosunku pracy. Epidemia koronawirusa spowodowała, że wiele firm zostało niejako zmuszonych do jej wprowadzenia. Choć pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być w żaden sposób dyskryminowany, to niezastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nie będzie przejawem takiej dyskryminacji.