Poradnik Przedsiębiorcy

Co się stanie jeśli nie zaksięguje faktury?

W praktyce często zdarzają się sytuacje, kiedy podatnik celowo bądź w zupełnej nieświadomości nie zaksięguje faktury sprzedażowej czy też kosztowej. Postępowanie takie niesie ze sobą określone konsekwencje. Sprawdź, co się w praktyce stanie gdy podatnik nie zaksięguje faktury?

Moment zaksięgowania faktury

Podatnicy, którzy prowadzą KPiR zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z metodą kasową lub memoriałową. Wybór metody należy do podatnika, z tym, że jeżeli wybiorą metodę memoriałową – koniecznym warunkiem jest ciągłe, w każdym roku podatkowym prowadzenie KPiR w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego.

Metoda kasowa zakłada ujmowanie wydatków pod datą ich poniesienia, którą jest:

  • data obciążenia fakturą, notą lub rachunkiem, bądź
  • data faktycznego dokonania wydatku.

W dniu faktycznego dokonania wydatku księguje się między innymi wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, odsetki.

Według zasady memoriałowej podatnik dzieli koszty uzyskania przychodów na dwie grupy - na koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (zakup towarów, materiałów) i koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (inne wydatki jak media), gdzie

  • koszty bezpośrednie zalicza do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu,
  • koszty pośrednie zalicza do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia.

Przychody ze sprzedaży towarów i usług księgowane są natomiast do KPiR w dacie ich sprzedaży, która zwykle tożsama jest z dniem wystawienia faktury.

Skutki nie zaksięgowania faktury

Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę fakturę. Jeśli jednak podatnik nie odliczy VAT w tym terminie, może tego dokonać w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Faktury zakupowe można więc rozliczyć nie później niż dwa miesiące od ich otrzymania.

Faktury na zakup towarów i materiałów muszą zostać właściwie ujęte w PKPiR, ponieważ w przeciwnym wypadku można uznać księgę za nierzetelną. Niezaewidencjonowanie kosztów zakupu towarów skutkuje zaniżeniem kosztów uzyskania przychodów, co prowadzi do zawyżenia podstawy opodatkowania. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik narusza w takim przypadku rzetelność księgi, ponieważ zapisy w księdze nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych. Podatnicy powinni przestrzegać na bieżącego właściwego ujmowania zakupu towarów. Zgodnie z art. 17 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR,  zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (w przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe - najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca).

W przypadku starszych niż 2 miesiące, niezaewidencjonowanych faktur, związanych z pozostałymi wydatkami, można je zaliczyć do bieżącego okresu rozliczeniowego (w przypadku metody memoriałowej należy przestrzegać okresu tego samego roku podatkowego). Deklarację podatkową VAT należy skorygować za okres, w którym otrzymano dokument potwierdzający zakup (bądź dwóch następnych). Możliwe jest również tylko ujęcie kosztu netto w bieżącym okresie, bez korekty deklaracji VAT. Dzieje się tak, ponieważ odliczenie VAT jest prawem podatnika a nie obowiązkiem. Dokonanie korekty daje jednak możliwość dokonania odliczenia VAT, co działa na korzyść podatnika. Warto jest dlatego regularnie ujmować wszystkie faktury wydatkowe, dzięki czemu podatnik nie będzie tracić czasu na przygotowywanie korekt z wyjaśnieniami.

Inaczej jest w przypadku niezaewidencjonowania faktur sprzedażowych. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania każdej sprzedaży w okresie, w którym faktycznie miała ona miejsce. W przypadku niezaksięgowania faktury z zeszłego miesiąca, należy dokonać korekty wartości przychodu oraz deklaracji VAT, której dana sprzedaż dotyczy.

W przypadku wykrycia niezaksięgowanej faktury z zeszłego roku, należy skorygować odpowiednio powstałe błędy w Księdze Przychodów i Rozchodów (lub Ewidencji Przychodów u ryczałtowców) oraz deklaracjach VAT za zeszłe okresy. W przeciwnym wypadku KPiR będzie odzwierciedlać nieprawdziwą sytuację firmy, która może zostać później zweryfikowana. Wtedy też urząd skarbowy upomni się o należny podatek wraz z naliczonymi odsetkami.