Poradnik Przedsiębiorcy

Co się stanie jeśli nie zaksięgujemy faktury?

W praktyce gospodarczej często zdarza się, że podatnik celowo bądź w zupełnej nieświadomości nie ujmie w ewidencji księgowej faktury sprzedażowej lub kosztowej. W zależności od rodzaju i przedmiotu transakcji takie postępowanie niesie za sobą określone konsekwencje. Sprawdź, co się stanie jeśli nie zaksięgujemy faktury!

Co się stanie jeśli nie zaksięgujemy faktury zakupu?

Przedsiębiorcy do kosztów firmowych mogą zaliczyć tylko te wydatki, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (czyli katalogu wydatków bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych).

Moment zaksięgowania faktury w KPiR

Co do zasady ujmowanie wydatków w KPiR możliwe jest zgodnie z metodą kasową lub memoriałową, przy czym dokonany wybór metody rozliczania kosztów należy konsekwentnie stosować w danym roku podatkowym.

Rozliczanie kosztów metodą kasową

Metoda kasowa zakłada ujmowanie wydatków pod datą ich poniesienia, którą jest:

  • data obciążenia fakturą, notą lub rachunkiem

bądź

  • data faktycznego dokonania wydatku.

W dniu faktycznego dokonania wydatku księguje się między innymi wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, odsetki.

Przykład 1.

Pani Bożena w listopadzie wykupiła polisę ubezpieczeniową samochodu firmowego na 12 miesięcy. W jakim okresie powinna ująć wydatek w KPiR przy założeniu, że rozlicza koszty metoda kasową?

Ponieważ koszty rozliczane są metodą kasową, polisę należy ująć w miesiącu jej wystawienia, czyli w listopadzie. Nie ma w tym momencie znaczenia, że ubezpieczenie obejmuje dłuższy okres przekraczający dany rok podatkowy.

Ewidencjonując koszty metodą kasową, należy ująć je w KPiR w roku podatkowym, w którym one powstały. W przypadku metody memoriałowej koszty pośrednie należy podzielić w sposób proporcjonalny do długości okresów, których dotyczą.

Rozliczanie kosztów metodą memoriałową

Według zasady memoriałowej podatnik dzieli koszty uzyskania przychodów na dwie grupy – na koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (zakup towarów, materiałów), i koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (inne wydatki, takie jak media), gdzie:

  • koszty bezpośrednie zalicza do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu;
  • koszty pośrednie zalicza do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia.

Przychody ze sprzedaży towarów i usług księgowane są natomiast do KPiR w dacie ich sprzedaży, która zwykle tożsama jest z dniem wystawienia faktury.

Przykład 2.

Pan Łukasz rozlicza koszty metodą memoriałową i we wrześniu 2020 roku wykupił polisę ubezpieczeniową swojej firmy na kwotę 1500 zł. Okres ubezpieczenia wynosi 10 miesięcy. W jaki sposób poniesiony wydatek powinien zostać zaksięgowany w KPiR?

Ujęcia polisy w kosztach należy dokonać proporcjonalnie do danego roku podatkowego:

dla 2020: 4/10 * 1500 zł = 600 zł – za wrzesień – grudzień 2020

dla 2021: 6/10 * 1500 = 900 zł – za styczeń – czerwiec 2021.

Niezaksięgowanie faktury za zakup towarów i materiałów a rzetelność KPiR

W przypadku pozostałych wydatków związanych z prowadzeniem działalności faktury na zakup towarów i materiałów muszą zostać ujęte w KPiR w dacie ich otrzymania, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W przeciwnym razie można uznać księgę za nierzetelną, ponieważ zapisy w niej zawarte nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Jeżeli przedsiębiorca nie ujmie w kosztach podatkowych faktur dokumentujących pozostałe wydatki, innych niż związane z zakupem towarów handlowych i materiałów oraz robocizną, nie ma podstaw do uznania księgi za nierzetelną.
Jak można przeczytać w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 19 października 2016 roku, I SA/Sz 911/16:

„[...] w sytuacji gdy zostanie stwierdzona nierzetelność ksiąg (tj. dowiedzione zostanie ich prowadzenie w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistości gospodarczej) bądź istotna ich wadliwość (tj. stwierdzone zostanie ich prowadzenie w sposób wysoce odbiegający od obowiązujących zasad) – to wówczas takie księgi tracą zakładany walor domniemania ich zgodności z prawdą. Organ podatkowy nie może bowiem uznać za dowód [...] ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy”.

Potwierdza to również wyrok NSA z 17 października 2018 roku, II FSK 847/18:

„Szczególną moc dowodową ksiąg podatkowych [...] interpretować należy jako zakaz określania w postępowaniu podatkowym elementów mających wpływ na wysokość podatku, bez uprzedniego odniesienia się w sposób uregulowany prawem do prowadzenia ksiąg w sposób nierzetelny lub wadliwy. Możliwość przyjęcia za podstawę rozstrzygnięcia innego stanu, niż ten wynikający z ksiąg podatkowych, zachodzi dopiero wówczas, gdy domniemanie rzetelności ksiąg zostanie obalone w sposób przewidziany prawem. [...] W protokole z badania ksiąg, które okazały się nierzetelne lub wadliwe, należy wskazać, na czym polegają ewentualne uchybienia formalne świadczące o jej wadliwości lub też na czym polega nierzetelność, oraz określić, za jaki okres i w jakiej części odmawia się im szczególnej mocy dowodowej. Dla oceny, czy księga jest rzetelna, decydujące znaczenie ma to, czy w oparciu o zapisy z niej wynikające można ustalić prawidłową podstawę opodatkowania, a więc czy zawiera prawidłowe zapisy dotyczące wszystkich zdarzeń mających wpływ na jej ustalenie”.

Warto dodać, że ujmowanie pozostałych wydatków w KPiR jest przywilejem przedsiębiorcy, a nie jego obowiązkiem. Niewykazanie pozostałych wydatków w kosztach podatkowych skutkować będzie zawyżeniem podstawy opodatkowania i zapłaceniem wyższego podatku, jednak ustawodawca nie wymienił ich ujęcia w KPiR za obowiązkowe.

Co do zasady warunkiem rzetelności KPiR jest ujmowanie w ewidencji wszystkich wydatków związanych z zakupem towarów handlowych i materiałów oraz faktur dokumentujących koszty robocizny. Jeżeli księgi podatkowe będą prowadzone w sposób nierzetelny, podatnik popełnia czyn zabroniony i podlega karze grzywny.

Prawo do odliczenia VAT z faktury zakupu – kiedy przysługuje?

Jeśli chodzi o podatek VAT, podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie otrzymania faktury lub jednym z:

  • dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych),
  • trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych),

pod warunkiem że zakupione towary i usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeśli jednak podatnik nie odliczy VAT w tym terminie, to zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT wdrożoną przez SLIM VAT 2 może tego dokonać w drodze korekty pliku JPK_V7 za miesiąc/kwartał, gdy takie prawo jeszcze posiadał.

Przykład 3.

Pani Julia rozlicza koszty metodą kasową, a podatek VAT w okresach miesięcznych. W lipcu otrzymała fakturę za wydatek firmowy, jednak ujęła go w ewidencjach podatkowych dopiero we wrześniu. Czy od tej faktury pani Julia może odliczyć podatek VAT?

Tak, w przypadku otrzymania faktury w lipcu ostatnim miesiącem, w którym można odliczyć VAT, jest wrzesień.

Przykład 4.

Przedsiębiorca Adrian rozlicza się z VAT w okresach kwartalnych. W lutym otrzymał fakturę kosztową. Czy podatek VAT będzie mógł odliczyć w październiku?

Nie, ponieważ gdy otrzyma się fakturę w lutym (I kwartał), termin odliczenia VAT mija w III kwartale (lipiec, sierpień lub wrzesień). Chcąc odliczyć VAT od tej faktury, przedsiębiorca powinien ująć ją w korekcie JPK_V7K za I kwartał lub II kwartał lub III kwartał.

Odliczenie podatku VAT od faktur kosztowych jest prawem przedsiębiorcy, a nie jego obowiązkiem. Natomiast jeśli dobrowolnie nie zdecyduje się na jego odliczenie to nieodliczony podatek VAT w tej sytuacji nie stanowi kosztu podatkowego.

Przykład 5.

Pan Adam rozlicza się z VAT miesięcznie. Przez niedopatrzenie nie zaksięgował faktury otrzymanej w czerwcu, dotyczyła ona pozostałych wydatków. Czy można ująć fakturę w kosztach pomimo upływu terminu odliczenia VAT bez konieczności sporządzania korekty?

Ponieważ termin odliczenia VAT minął w sierpniu, chcąc ująć fakturę w kosztach firmowych, księgowania należy dokonać w kwocie netto, z ograniczeniem ujęcia wydatku w roku podatkowym, w którym ten koszt powstał.

Co się stanie jeśli nie zaksięgujemy faktury sprzedaży?

Odmiennie wygląda sprawa w przypadku niezaewidencjonowania faktur sprzedażowych, bowiem niesie ona inne skutki na gruncie podatku VAT i PIT.

Obowiązek podatkowy w VAT

Przedsiębiorca ma obowiązek ujęcia każdej sprzedaży w dacie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi obowiązek podatkowy VAT powstanie z chwilą otrzymania płatności.

Przykład 6.

Pan Bartek dokonał sprzedaży towarów handlowych i dostarczył je 26 listopada. Zapłatę za dostawę otrzymał 10 grudnia. W opisanej sytuacji obowiązek podatkowy w VAT u przedsiębiorcy powstanie w dacie dostawy – 26 listopada, ponieważ miała ona miejsce przed otrzymaniem płatności.

Przykład 7.

Pan Mariusz otrzymał zapłatę za towar 29 listopada, jednak dostawy dokonał dopiero 9 grudnia. W tym przypadku obowiązek podatkowy w VAT powstanie w dniu otrzymania zapłaty – 29 listopada, ponieważ miała ona miejsce przed dokonaniem dostawy.

Obowiązek podatkowy w PIT

Co do zasady za datę powstania przychodu na gruncie podatku dochodowego uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień:

  • wystawienia faktury

albo 

  • uregulowania należności.

W przypadku niezaksięgowania faktury z minionego okresu rodzaj dokonywanej korekty zależy od czasu, gdy wykryto błąd, a także od częstotliwości rozliczania podatku VAT i PIT.

Przykład 8.

Przedsiębiorca rozliczający się w okresach miesięcznych w listopadzie znalazł niezaksięgowaną fakturę przychodową z września. Nierozliczoną wcześniej fakturę należy wprowadzić do KPiR we wrześniu, a ponadto dokonać przeliczenia zaliczki na podatek dochodowy za wrzesień.

Przykład 9.

Podatnik rozliczający się w okresach kwartalnych w listopadzie zorientował się, że pominął w ewidencji fakturę sprzedaży z października. Przedsiębiorca ma obowiązek ująć fakturę w drodze korekty części ewidencyjnej struktury JPK_V7K. Podatek VAT z zapomnianej faktury zostanie rozliczony w części deklaracyjnej składanej po zakończeniu kwartału. Natomiast doksięgowanie faktury w październiku nie będzie powodowało konsekwencji na gruncie podatku dochodowego.

W przypadku ewentualnej dopłaty podatku VAT i PIT należy liczyć się z możliwymi odsetkami od nieterminowej zapłaty, których do kwoty 8,70 zł nie płaci się. Ich wyliczenia można dokonać w kalkulatorze odsetek podatkowych.

Natomiast w przypadku wykrycia niezaksięgowanej faktury z poprzedniego roku trzeba skorygować błąd w księdze przychodów i rozchodów (lub ewidencji przychodów – u ryczałtowców). W przeciwnym wypadku KPiR będzie odzwierciedlać nieprawdziwą sytuację firmy, która może zostać później zweryfikowana podczas kontroli urzędu. Wtedy też urząd skarbowy upomni się o należny podatek wraz z naliczonymi odsetkami poprzez nałożenie na przedsiębiorcę dodatkowej kary.

Księgowanie zapomnianej faktury kosztowej w systemie wFirma.pl

W celu zaksięgowania zapomnianej faktury kosztowej w systemie wFirma.pl należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, gdzie po uzupełnieniu danych kontrahenta i wyborze odpowiedniego rodzaju wydatku trzeba przyjąć daty:

  • DATĘ WYSTAWIENIA FAKTURY – zgodnie z datą wystawienia;
  • DATĘ KSIĘGOWANIA DO KPiR – datę bieżącą, z ograniczeniem do roku podatkowego, w którym koszt powstał;
  • DATĘ KSIĘGOWANIA DO VAT – pierwszy dzień miesiąca zgodnie z uwzględnieniem możliwego terminu odliczenia VAT;
  • TERMIN PŁATNOŚCI – zgodnie z datą wystawienia. Jeżeli miała miejsce przedpłata, dla celów technicznych należy przyjąć datę wystawienia.

co się stanie jeśli nie zaksięgujemy faktury

Dzięki temu koszt trafi do odpowiedniej kolumny KPiR w możliwej do ujęcia dacie, natomiast do rejestru VAT zakupów – z uwzględnieniem możliwości terminu odliczenia VAT.