Poradnik Przedsiębiorcy

Zalety kwartalnego rozliczania podatków w przedsiębiorstwie

Rozliczenia podatkowe należą do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. W przeciętnej firmie do podsumowania są zazwyczaj tylko dwa rodzaje podatku – dochodowy (PIT) oraz od towarów i usług (VAT). Wydaje się niewiele, jednak z biegiem czasu i zwiększaniem się liczby obowiązków może okazać się, że comiesięczne rozliczenia zaczynają być uciążliwe. W takim momencie warto zastanowić się nad alternatywą, czyli opłacaniem podatków w okresach kwartalnych. Sprawdź, jakie są zalety kwartalnego rozliczania podatków!

Zalety kwartalnego rozliczania podatków

Dlaczego czasem warto jest zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatku dochodowego i VAT? Pierwszy powód został już wskazany – taka forma oznacza rzadsze kontakty z urzędem skarbowym oraz mniej obciążeń formalnych. Deklaracje VAT oraz zaliczki na podatek dochodowy są bowiem regulowane nie dwanaście, ale cztery razy w ciągu roku (przy dobrej organizacji zaliczkę można regulować nawet trzy razy na rok).

Zatem podatek VAT należy rozliczyć do:
- 25 kwietnia – za kwartał I,
- 25 lipca – za kwartał II,
- 25 października – za kwartał III,
- 25 stycznia kolejnego roku podatkowego – za kwartał IV.
Jeśli chodzi o podatek dochodowy, to zaliczkę powinno się zapłacić do:
- 20 kwietnia – za kwartał I,
- 20 lipca – za kwartał II,
- 20 października – za kwartał III,
- 20 stycznia kolejnego roku podatkowego – za kwartał IV,
przy czym jeśli przed tą datą zostanie złożone zeznanie roczne, nie ma już konieczności dodatkowego opłacania czwartej zaliczki.
Rzadsze rozliczenia mogą okazać się także dużym plusem w sytuacji popełnienia błędu i konieczności dokonania korekty, szczególnie w przypadku podatku VAT. Warto pamiętać, że jeśli np. we wrześniu okaże się, że w lutym został popełniony błąd zaburzający rozliczenie VAT, koniecznym może okazać się złożenie korekty od lutego począwszy. Rozliczając się miesięcznie, podatnik będzie zobowiązany do wystawienia siedmiu korekt (od lutego do sierpnia). Jeśli jednak wybrał on metodę kwartalną, to do skorygowania będzie miał jedynie dwie deklaracje – za pierwszy i drugi kwartał.

Pozostając w temacie podatku VAT, warto także zauważyć, że kwartalne rozliczanie podatku daje przedsiębiorcy znacznie dłuższy okres na potrącanie podatku naliczonego. Zgodnie z przepisami prawo do tego podatnik ma w okresie, w którym u kontrahenta-sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w tym, w którym otrzymał on fakturę, lub w jednym z dwóch kolejnych. Rozliczenia miesięczne dają zatem margines trzech miesięcy – gdy otrzymujemy fakturę w styczniu, VAT możemy potrącić w styczniu, lutym oraz marcu. Rozliczenie kwartalne to czasem aż dziewięć miesięcy na odliczenia – faktura otrzymana w styczniu może być rozliczona w kontekście VAT w kwartale pierwszym, drugim i trzecim, czyli aż do września.

Kolejną zaletą rozliczeń z urzędem w formie kwartalnej jest większa płynność finansowa, szczególnie istotna dla niewielkich firm. Zobowiązania podatkowe są płacone co trzy, a nie co jeden miesiąc, co daje większą elastyczność w zakresie planowania wydatków. Co więcej, przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na rozliczanie kwartalne podatku VAT i posiadają status małego podatnika, mogą wybrać często korzystniejszą metodę kasową. Taka forma pozwala na odprowadzanie podatku należnego do urzędu dopiero w tym okresie, w którym przychód został opłacony przez kontrahenta. Także kontrahenci nie mają w tej sytuacji prawa do potrącania podatku do chwili, kiedy nie opłacą zobowiązania, co może być dodatkowym motywem do terminowego rozliczania się.

Kto, jak i kiedy może wybrać rozliczenia kwartalne?

W okresach kwartalnych podatek VAT mogą rozliczać tylko mali podatnicy, w przypadku których od momentu rejestracji do VAT upłynął co najmniej rok. Status małego podatnika mają wszyscy ci, u których sprzedaż w ciągu jednego roku podatkowego nie przekracza wartości 1,2 mln euro, w odniesieniu do podatku dochodowego. Kwartalnie zaliczki na podatek dochodowy może opłacać każdy przedsiębiorca, który wybrał taką formę rozliczania.

Na mocy nowelizacji ustawy o VAT, która weszła w życie 1 stycznia 2017 roku, część podatników został pozbawiona prawa do kwartalnego rozliczania VAT. Dotyczy to podatników:
- którzy rejestrują się do VAT - nie mogą oni przez 12 pierwszych miesięcy rozliczać się kwartalnie, nawet jeżeli korzystają z metody kasowej VAT;
- którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów z odwrotnym obciążeniem, chyba że łączna wartość tych dostaw nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.
Należy podkreślić, że pierwszy przypadek dotyczy już tych podatników, którzy dokonali rejestracji dla celów VAT po 30 września 2016 roku.
Decyzję o zmianie formy rozliczania się z miesięcznej na kwartalną przedsiębiorca powinien zgłosić naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w formie pisemnego powiadomienia. Ważne, aby pamiętać o terminach – zgłoszenie nie może być bowiem złożone w dowolnym momencie roku podatkowego, przy czym podatek dochodowy jest tu mniej elastyczny niż podatek VAT.

Decyzję o przejściu na kwartalne rozliczanie się z podatku dochodowego przedsiębiorca musi podjąć do 20 lutego nowego roku podatkowego, czyli do dnia, w którym zobowiązany jest zapłacić pierwszą miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Jeśli do tego dnia zgłoszenie nie zostanie złożone, to następna szansa pojawi się dopiero w kolejnym roku podatkowym. Do zmiany formy opłacania zaliczki na podatek dochodowy właściwy jest formularz CEIDG-1.

Jeśli natomiast chodzi o podatek VAT, to informację o przejściu na kwartalne rozliczenie - za pomocą formularza VAT-R - należy złożyć do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który ma zostać złożona deklaracja kwartalna. Zatem decyzję należy podjąć do:

  • 25 lutego, aby rozliczyć się za kwartał I,

  • 25 maja, aby rozliczyć się za kwartał II,

  • 25 sierpnia, aby rozliczyć się za kwartał III,

  • 25 listopada, aby rozliczyć się za kwartał IV.

Zmiana formy rozliczania podatków na kwartalną nie jest procedurą skomplikowaną – najważniejsze, aby dopilnować ustawowych terminów. Może się natomiast okazać, że taka metoda przyniesie sporo korzyści przedsiębiorcy zarządzającemu niewielką firmą.