Poradnik Przedsiębiorcy

Zalety kwartalnego rozliczania podatków w przedsiębiorstwie

Rozliczenia podatkowe należą do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. W przeciętnej firmie do podsumowania są zazwyczaj tylko dwa rodzaje podatku – dochodowy (PIT) oraz od towarów i usług (VAT). Wydaje się niewiele, jednak z biegiem czasu i zwiększaniem się liczby obowiązków może okazać się, że comiesięczne rozliczenia zaczynają być uciążliwe. W takim momencie warto zastanowić się nad alternatywą, czyli opłacaniem podatków w okresach kwartalnych. Sprawdź, jakie są zalety kwartalnego rozliczania podatków!

Zalety kwartalnego rozliczania podatków

Dlaczego czasem warto jest zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatku dochodowego i VAT? Pierwszy powód został już wskazany – taka forma oznacza rzadsze kontakty z urzędem skarbowym oraz mniej obciążeń formalnych. Plik JPK_V7 oraz zaliczki na podatek dochodowy są bowiem regulowane nie dwanaście, ale cztery razy w ciągu roku.

Podatek VAT należy rozliczyć do:
- 25 kwietnia – za kwartał I,
- 25 lipca – za kwartał II,
- 25 października – za kwartał III,
- 25 stycznia kolejnego roku podatkowego – za kwartał IV.
Jeśli chodzi o podatek dochodowy, to zaliczkę powinno się zapłacić do:
- 20 kwietnia – za kwartał I,
- 20 lipca – za kwartał II,
- 20 października – za kwartał III,
- 20 stycznia kolejnego roku podatkowego – za kwartał IV,

Rzadsze rozliczenia mogą okazać się także dużym plusem w sytuacji popełnienia błędu i konieczności dokonania korekty, szczególnie w przypadku podatku VAT. Warto pamiętać, że jeśli np. we wrześniu okaże się, że w lutym został popełniony błąd zaburzający rozliczenie VAT, koniecznym może okazać się złożenie korekty od lutego począwszy. Rozliczając się miesięcznie, podatnik będzie zobowiązany do wystawienia siedmiu korekt (od lutego do sierpnia). Jeśli jednak wybrał on metodę kwartalną, to do skorygowania będzie miał jedynie dwie deklaracje – za luty (część ewidencyjna) i pierwszy kwartał i każdy kolejny (jeśli zmieniona została wartość podatku VAT do przeniesienia).

Czynni podatnicy VAT, pomimo rozliczania VAT za okresy kwartalne są zobowiązani do comiesięcznej wysyłki pliku JPK_V7K zawierającej część ewidencyjną z której jednak nie wynika podatek VAT do zapłaty.

Pozostając w temacie podatku VAT, warto także zauważyć, że kwartalne rozliczanie podatku daje przedsiębiorcy znacznie dłuższy okres na potrącanie podatku naliczonego. Zgodnie z przepisami prawo do tego podatnik ma w okresie, w którym u kontrahenta-sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w tym, w którym otrzymał on fakturę, lub w jednym z dwóch kolejnych. Rozliczenia miesięczne dają zatem margines trzech miesięcy – gdy otrzymujemy fakturę w styczniu, VAT możemy potrącić w styczniu, lutym oraz marcu. Rozliczenie kwartalne to czasem aż dziewięć miesięcy na odliczenia – faktura otrzymana w styczniu może być rozliczona w kontekście VAT w kwartale pierwszym, drugim i trzecim, czyli aż do września.

Kolejną zaletą rozliczeń z urzędem w formie kwartalnej jest większa płynność finansowa, szczególnie istotna dla niewielkich firm. Zobowiązania podatkowe są płacone co trzy, a nie co jeden miesiąc, co daje większą elastyczność w zakresie planowania wydatków. Co więcej, przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na rozliczanie kwartalne podatku VAT i posiadają status małego podatnika, mogą wybrać często korzystniejszą metodę kasową. Taka forma pozwala na odprowadzanie podatku należnego do urzędu dopiero w tym okresie, w którym przychód został opłacony przez kontrahenta. Także kontrahenci nie mają w tej sytuacji prawa do potrącania podatku do chwili, kiedy nie opłacą zobowiązania, co może być dodatkowym motywem do terminowego rozliczania się.

Kto, jak i kiedy może wybrać rozliczenia kwartalne?

W okresach kwartalnych podatek VAT mogą rozliczać tylko mali podatnicy, w przypadku których od momentu rejestracji do VAT upłynął co najmniej rok. Status małego podatnika mają wszyscy ci, u których sprzedaż w ciągu jednego roku podatkowego nie przekracza wartości 1,2 mln euro (5 513 000 na PLN), w odniesieniu do podatku dochodowego. Kwartalnie zaliczki na podatek dochodowy może opłacać każdy przedsiębiorca, który wybrał taką formę rozliczania.

Z prawa kwartalnego rozliczania VAT w 2022 roku nie mogą skorzystać podatnicy którzy:

  • dokonali dopiero co rejestracji do VAT - przez pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT nie mogą oni rozliczać VAT kwartalnie, nawet jeśli korzystają z metody kasowej do rozliczeń VAT;
  • w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy, chyba że łączna wartość tych dostaw nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.
  • w 2022 roku
  • w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1;
  • w przypadku których w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Zalety kwartalnego rozliczania podatków dotyczą podatników którzy w odpowiednim terminie powiadomią o swoim wyborze urząd skarbowy. O decyzji dotyczącej przejścia na kwartalne rozliczanie się z podatku dochodowego przedsiębiorca informuje po zakończonym roku podatkowym w składanej deklaracji rocznej PIT-36 lub PIT-36L.

Jeśli natomiast chodzi o podatek VAT, to informację o przejściu na kwartalne rozliczenie - za pomocą formularza VAT-R - należy złożyć do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który ma zostać złożona deklaracja kwartalna. Zatem decyzję należy podjąć do:

  • 25 lutego, aby rozliczyć się za kwartał I,

  • 25 maja, aby rozliczyć się za kwartał II,

  • 25 sierpnia, aby rozliczyć się za kwartał III,

  • 25 listopada, aby rozliczyć się za kwartał IV.

Zmiana formy rozliczania podatków na kwartalną nie jest procedurą skomplikowaną – najważniejsze, aby dopilnować ustawowych terminów. Może się natomiast okazać, że taka metoda przyniesie sporo korzyści przedsiębiorcy zarządzającemu niewielką firmą.